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personalmagazin 01 / 12
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
ADMIN-PROFIS
Was Admin-Profis wirklich leisten
SERIE. Sie tragen maßgeblich zur Wertschöpfung, zur Mitarbeiterzufriedenheit
sowie zur Prozess- und Rechtssicherheit bei – ohne „Verwalter“ geht in HR nichts.
ihrer Alltagsarbeit (etwa Abrechnung
pauschaler Kirchensteuer oder Anwen-
dung § 37 b) erledigen zu können.
Änderungen ohne Unterlass
Obwohl inzwischen unübersehbar ist,
dass in keinem anderen Bereich in den
letzten Jahren so viele gesetzlichen Än-
derungen umzusetzen gewesen sind,
werden die Admin-Experten regelmäßig
unterschätzt.
Die gesetzlichen Änderungen, die im
Personalbereich eingeführt werden mus-
sten, waren erheblich. Kostproben aus
den vergangenen zehn Jahren gefällig?
Bitte sehr: Insolvenzgeldumlage, Elena,
Umlageverfahren U1/U2, EEL, Pfän-
dungstabelle, Gesundheitsfonds, neues
Kurzarbeitergeld, KV-Beitragabzugs-
fähigkeit, Faktorverfahren, Elterngeld,
Pflegeversicherung, Riester-Rente, Ent-
geltumwandlung, Tätigkeitsschlüssel,
Berufsgenossenschaft, Flexi II, Steuer-
ID-Nummer, Elster, SV-Net, Elstam,
regelmäßige Arbeitsstätte, Zahlstellen-
verfahren. Dass ganz nebenbei jedes Jahr
die Werte für JAE, BBG, Steuerprogressi-
on, Sachbezugswerte und Beitragssätze
geändert werden, ist da kaum noch der
Rede wert. Zudem werden die Beschei-
nigungen für Behörden nicht weniger –
und auch nicht leichter zu erstellen.
Was aber macht gerade diesen Job
besonders wichtig? Noch vor wenigen
Jahren waren viele der Meinung, dass
bei dieser Funktion nur Daten erfasst
würden – was ja jeder könne. Den Rest
würde die Software automatisch erledi-
gen. Weit gefehlt! Bei fast jedem zweiten
Beschäftigungsverhältnis muss eine um-
fassende Prüfung und Einschätzung der
lohnsteuer- und sozialversicherungs-
rechtlichen Sachverhalte vorgenommen
werden – unter Berücksichtigung etwa
aller Arten von Aushilfs-, Entsendungs-
und Grenzgängersachverhalten. Außer-
dem ist immer wieder zu entscheiden,
wie besondere Faktoren lohnsteuer- und
sozialversicherungsrechtlich zu bewer-
ten sind, beispielsweise Betriebsfeste,
Geschenke, eine Gruppenunfallversi-
cherung, Sachbezüge und geldwerte
Vorteile. Die Komplexität hat stark zuge-
nommen – und manchmal hat sich schon
nach wenigen Monaten der Sachverhalt
komplett geändert, etwa bei dualen Stu-
diengängen, Gutscheinen und bei der
regelmäßigen Arbeitsstätte. Permanent
müssen Admin-Experten darauf achten,
ob nicht inzwischen ein Gerichtsurteil
bei einem Sachverhalt zu einer anderen
Bewertung führt. Wenn dazu vom Mini-
sterium ein Nichtanwendungserlass aus-
gesprochen wird, ist das Chaos perfekt.
Von
Robert Knemeyer
W
as sind Admin-Experten
im Modell Dave Ulrichs
wirklich? Da
Unternehmen
ihren Personalbereich un-
terschiedlich strukturieren und orga-
nisieren, wird diese Funktion überall
anders bezeichnet. Mal ist dann vom
HR-Service-Center, mal von der Perso-
nalverwaltung, der Entgeltabrechnung
oder der HR-Administration die Rede.
Zwei Kernaufgaben aber trifft man da-
bei überall an: Die Abwicklung der mo-
natlichen Gehaltsabrechnung sowie die
Pflege und Betreuung des HR-Informati-
onssystems. Je nach Organisation kom-
men noch weitere Themen dazu, etwa
die Verwaltung der Arbeitsverträge und
Personalakten, die Bewerberadministra-
tion, das Handling von Bescheinigungen
und Arbeitszeugnissen. Diese können
aber auch an andere HR-Teilbereiche
angegliedert sein. Im Folgenden geht es
darum ausschließlich um die beiden zu-
erst genannten Kernaufgaben.
Den laufenden Betrieb gewährleisten
Im Unterschied zu den anderen HR-Rol-
len ist Kreativität keine hervorstechende
Anforderung an Admin-Experten. Ob-
wohl man die Fantasie nicht unterschät-
zen sollte, die nötig ist, um gesetzliche
Vorgaben oder ein HR-Konzept im Infor-
mationssystem umzusetzen. Admin-Ex-
perten sorgen in der Hauptsache dafür,
den laufenden Betrieb zu gewährleisten.
Hierzu ist eine umfangreiche und breite
Fachkompetenz notwendig. Viele brau-
chen Jahre, um auch die Sonderfälle
SERIE: HR-ROLLENPROFILE
Administrationsexperten werden regelmäßig
unterschätzt. In keinem anderen Bereich sind so
viele gesetzlichen Änderungen umzusetzen.