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SPEZIAL
EFFIZIENTE VERWALTUNG
PERSONALAKTEN
teln die Scans an die Personaler. Nach
Import und Synchronisation stehen die
Dokumente dann in einem speziellen
Ordner bereit, den Dienstleister mit ih-
ren persönlichen Zugangsdaten abrufen
können.
Die gewählte Form der Ablage bietet
den Vorteil, dass sich der Nutzerkreis oh-
ne weitere SAP-Lizenzen erweitern lässt.
Denn der Abruf von Inhalten der elektro-
nischen Personalakte läuft über das DMS
„Docuware“ und nicht über das von den
Personalern genutzte SAP HCM. Die Be-
dienung erfolgt per Browser, sodass kein
Aufwand für Installation entstand.
Hohe Akzeptanz der Nutzer
Heute funktioniert die Handhabung der
digitalen Personalakte schnell und kom-
fortabel. „Immer ran an den Schrank
– diese Zeiten sind vorbei“, freut sich
Personalreferentin Anneke Fritsche. Als
wichtigste Vorteile der digitalen Akte
nennt sie die parallele Einsichtsmöglich-
keit und den geringeren Aufwandmit der
Ablage wiederkehrender Meldungen an
Sozial-, Renten- und Krankenversiche-
rungen. Allein die Soka-Bau-Meldungen
für die gewerblichen Monteure summie-
ren sich auf 1.500 Stück im Jahr. „Die-
se auszudrucken und in die jeweiligen
Aktenordner abzulegen, hat Stunden
gedauert“, erinnert sie sich. Auch redu-
ziere die neue einheitliche Struktur po-
tenzielle Falschablagen, weil es weniger
Freiraum gäbe.
Nach der Erfahrung von Personallei-
ter Ralf König ist die Akzeptanz der
Nutzer durchweg hoch – insbesonde-
re wegen der intuitiven Bedienung.
So fänden sich auch sporadische An-
wender schnell und ohne Schulung
zurecht. Damit ging der Plan auf, die
Personalakten einem breiteren Kreis
berechtigter Personen zugänglich zu
machen. „Und ich bin fest davon über-
zeugt“, so der Diplom-Psychologe,
„dass der Datenschutz jetzt besser ist
als früher.“
die gewünschten Dokumente zeitnah
per E-Mail oder Fax. Diesen Auskunfts-
service konnte der Partner leisten, weil
er den aktuellen Bearbeitungsstatus des
Vorgangs im eigenen Produktionssteue-
rungssystem namens „Jobmanager“ auf
Knopfdruck ermitteln kann.
Nach einem finalen Soll-Ist-Abgleich
mit der Packliste erhielt der Kunde den
Datenbestand im Format TIFF G4 mit In-
dexdaten imHeader sowie Importdateien
auf CD. Zudem übergab der Partner
Handakten mit gültigen Vertragsdoku-
menten. Die restlichen Dokumente ließ
er nach Ablauf einer vereinbarten Frist
qualifiziert vernichten.
Flexible Berechtigungsmatrix
Nachdem sämtliche Anforderungen an
die Software definiert und die Hinweise
des Betriebsrats in eine Betriebsverein-
barung eingearbeitet waren, startete die
Testphase. Danach wurde die Anwen-
dung für alle Führungskräfte und Per-
sonaler implementiert. „So ein System
lebt natürlich und muss permanent
optimiert werden“, erklärt Ralf König.
„Dabei hat sich die Rollenaufteilung
zwischen unserer Administratorin und
dem Anwendungsentwickler bei Alpha
Com bewährt.“ Als Beispiel nennt er die
aktuelle Anpassung bei Neubesetzungen
von Chefpositionen. Eine besondere Zu-
griffskonstellation vermeidet, dass die
neue Führungskraft Zugriff auf die Da-
ten des Vorgängers erhält.
Die Berechtigungsmatrix ist flexibel
im Falle neuer Anforderungen. So er-
halten externe Berater einen selektiven
Zugriff auf ihre Personalakte, wenn sie
die Altersvorsorge selbst abwickeln. Die
jährliche Vereinbarung zur Entgeltum-
wandlung scannen sie ein und übermit-
Partner am nahe gelegenen Standort in
Bremen innerhalb von sechs Wochen.
Zwei Mitarbeiter packten die rund 1.600
Personalakten vor Ort ein und transpor-
tierten sie in verschließbaren Contai-
nern in die Produktion. Das Team dort
bereitete die Belege zwischen DIN-A6
und DIN-A3 vor und legte Trennblätter
mit Barcodes ein. Sie dienten später der
automatischen Separation und Klassifi-
kation der Dokumente. Die Digitalisie-
rung erfolgte in schwarz-weiß mit einer
Auflösung von 300 dpi mit Einzelbild-
kontrolle und Bildkorrektur.
Jeder Scan wurde der jeweiligen Perso-
nalnummer zugeordnet sowie inhaltlich
klassifiziert und dann nach 84 Dokumen-
tarten sowie nach sechs Ober- und 25 Un-
terkategorien rubriziert. Mehrdeutige Fälle
ließen sichnochwährend der Verarbeitung
klären: Über eine Web-Anwendung konn-
ten die Personaler auf den Server des
Dienstleisters zugreifenund die offenen In-
dexdaten bearbeiten. „Das sparte doppelte
Wege und Zeit“, resümiert Ralf König.
In einigen Fällen benötigten die Perso-
naler Akten, die sich gerade beim Dienst-
leister befanden. Dann übermittelte er
Corinna Scholz
ist Journalistin in Hamburg.
Mal kurz in die Personalabteilung gehen, um die
Akte eines Mitarbeiters einzusehen: Das geht bei
Kaefer wegen der vielen Standorte nicht.
DATEN UND FAKTEN
Kaefer Isoliertechnik
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17.200 Mitarbeiter (2010)
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global tätiger Anbieter von
Isolierungen
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Beispiel zur elektronischen
Personalakte
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