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personalmagazin 03 / 12
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PERSONALAKTEN
von Informationen über Kostenstellen,
Buchungs- und Mitarbeiterkreise ein-
deutig regelt. Insgesamt ergeben sich
rund 190 verschiedene Konstellationen.
Damit ist beispielsweise gesichert, dass
Führungskräfte nicht auf krankheitsbe-
zogene Daten ihrer Mitarbeiter zugreifen
können oder auf Diagnosen im Zuge von
Wiedereingliederungsmaßnahmen.
Die Anfänge der digitalen Akte
Das Unternehmen beabsichtigte bereits
seit längerer Zeit, die elektronische Per-
sonalakte einzuführen. Der Umzug in
die neue Zentrale mit deutlich weniger
Ablagekapaziät gab 2010 den Ausschlag
für eine zügige Realisierung des Vorha-
bens. „Viel Platz für Ordner gibt es dort
Gestufter Zugriff für Vorgesetzte
PRAXIS. Die Firma Kaefer Isoliertechnik hat die elektronische Personalakte ein-
geführt. Trotz des komplexen Rechtesystems ist die Handhabung flexibel.
D
ezentral arbeiten, zentral ver-
walten – nach diesem Motto
bündelt Kaefer Isoliertechnik
die Personalakten deutscher
Mitarbeiter an einem Ort, nämlich in
der neuen Zentrale in der Nähe der Bre-
mer Stadtmusikanten. Mit dem Umzug
ins Stadtzentrum Bremens führte der
Spezialist für Isolierung gegen Wärme,
Kälte und Schall die elektronische Perso-
nalakte ein. Damit sind Dokumente für
berechtigte Nutzer jederzeit und überall
zugänglich – und zwar für einen Anwen-
derkreis, der über die Personalabteilung
hinausgeht. Insgesamt sind es 95 User.
Schneller Datenabruf
„Der Datenabruf muss universell, schnell
und einfach laufen“, sagt Ralf König,
Prokurist und Leiter Service-Center und
Personal Deutschland. „Mal kurz in die
Personalabteilung gehen, um die Akte
eines Mitarbeiters einzusehen, geht bei
uns wegen der vielen Standorte schlicht
und ergreifend nicht“, erklärt er. Der bis-
lang praktizierteWeg per Hauspost sollte
abgelöst werden. Deshalb realisierte das
Unternehmen mit dem Dienstleister Al-
pha Com ein komplexes Berechtigungs-
konzept für die digitale Personalakte.
Ziel war es, den Abteilungsleitern und
Geschäftsführern einen leichten Zugriff
auf die Akten ihrer Mitarbeiter zu er-
möglichen.
Hierfür entwickelte der weltweit
größte Anbieter für Isolierungen eine
Matrix, die den Zugriff über sechs Be-
rechtigungsrollen und die Zuordnung
einfach nicht“, sagt Anneke Fritsche. Die
Personalreferentin hat den Umstieg als
Teilprojektleiterin für die Massendigita-
lisierung betreute und arbeitet nun täg-
lich mit der Anwendung.
Die Massenverarbeitung
Die Migration der Bestandsakten über-
ließ das Unternehmen demDienstleister:
„Selbst sortieren, scannen und indexie-
ren hätte zu viel Zeit erfordert und das
Projekt erheblich verzögert“, erinnert
sich Personalleiter Ralf König. Zudem
schlugderDienstleister einDokumenten-
Management-System (DMS) vor, das sich
flexibel konfigurieren lässt.
Den Papierbestand mit mehr als
220.000 Seiten verarbeitete der externe
Von
Corinna Scholz
Personalreferentin Anneke Fritsche arbeitet täglich mit der elektronischen Personalakte.
© CORINNA SCHOLZ