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SPEZIAL
EFFIZIENTE VERWALTUNG
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DOKUMENTENPROZESSE OPTIMIEREN
sonal-relevanten Unternehmenswissens,
begleitet Software heute jeden einzelnen
Arbeitsschritt mit Durchführungsvorga-
ben und Ablaufregeln. Sie bestimmt, wer
auf welche Daten zugreifen darf, steuert
Genehmigungsprozesse, indem sie An-
träge automatisiert an die nächste Instanz
weiterleitet, prüft Abweichungen und Pro-
zesslogik, eliminiert Redundanzen, sorgt
für fehlerfreies Arbeiten und für Zielerrei-
chungsoptimierung. Resultat: Schlankere
Prozesse, weniger Fehleingaben, erheb-
liche Zeitersparnis und damit Senkung
der Prozess- und Personalkosten.
Optimierungspotenziale nutzen
Für alle Bereiche im Personalwesen, wo
wiederkehrende Prozesse ablaufen, wel-
che die Erstellung, die Ablage und die
Optimierung personalrelevanter Doku-
mente zum Ziel haben, stellt der Markt
entsprechende IT-gestützte Werkzeuge
zur Verfügung. Beim Antragswesen,
beim Ideenmanagement, bei der auto-
matisierten Dokumentenerzeugung oder
bem Management von Dokumenten,
beispielsweise bei der digitalen Perso-
nalakte, verfügen mittlerweile fast alle
Lösungen über Workflow-Steuerungen,
die ausschließlich über die Software und
somit papierlos erfolgen.
Die größten Optimierungspotenzi-
ale im HR-Umfeld bietet, wie anfangs
erwähnt, die automatische Dokumen-
tenerstellung, weil diese, konventionell
durchgeführt, die meisten Ressourcen
bindet. Vom einfachen Produkt von
der Stange mit vorgefertigten Doku-
mentenvorlagen bis zur hochflexiblen
Technologieplattform mit individuellen
Konfigurations- und Steuerungsmög-
lichkeiten stehen bisher vergleichsweise
wenige Alternativen zur Verfügung, die
überdies meist einen unterschiedlichen
Aufgabenfokus besitzen (siehe Kasten).
Im Dokumentenmanagement und Enter-
prise-Content-Management ist der Wett-
bewerb erheblich ausgeprägter.
verschiedene Genehmigungsschleifen
durchläuft.
Die immer komplexeren Abläufe, die
inflationäre Zunahme mobiler Arbeits-
plätze und die zunehmende Digitalisie-
rung der Arbeitswelt verlangen deshalb
nach einer stärkeren Standardisierung
der Arbeitsabläufe. Knappe Personalde-
cken und Kostensenkungsdruck erhö-
hen zusätzlich die Anforderungen an die
Personalabteilungen.
Software begleitet die Arbeitsschritte
Auch in zwei weiteren Bereichen des
HR-Umfelds bieten sich ähnliche Opti-
mierungsmöglichkeiten wie die bereits
beschriebenen: im Dokumentenmanage-
ment und imEnterprise-Content-Manage-
ment. Hierbei geht es um das Verwalten
großer Mengen unterschiedlichen Wis-
sens im Unternehmen. Bei allen Arbeits-
schritten in diesen Bereichen, ob bei der
Generierung von Dokumenten, bei der
Ablage, dem Zugriff und der Verände-
rung von ehemals papiernen Akten bis
hin zum Auffinden und Verknüpfen per-
Zeugnissen, Bescheinigungen und ande-
ren HR-Dokumenten. Auch Änderungen
bei den Unternehmensdaten, beispiels-
weise wenn die Bankverbindung, Adres-
se oder Rufnummern wechseln, müssen
manuell oder automatisiert in die jewei-
ligen Dokumente eingefügt werden.
Je höher die Anzahl der Verträge, Be-
scheinigungen, Zeugnisse und jener Per-
sonen ist, die auf die Vorlagen Zugriff
haben, desto größer ist der Aufwand für
deren Pflege. Mit nicht aktualisierten
Textbausteinen generieren Personaler
nur noch ungültige Dokumente.
Nadelöhre in den Prozessen vermeiden
Ein weiteres Nadelöhr betrieblicher Ab-
läufe: In vielen vornehmlich kleineren
und mittelständischen Unternehmen
werden Genehmigungs- und Freigabe-
prozesse immer noch auf dem „Land-
weg“ erledigt, also per Papierformular,
welches die beteiligten Instanzen wei-
terreichen – vom Antragsteller über den
Fachvorgesetzten und den Abteilungslei-
ter bis zum Controlling – und das dabei
Ulli Pesch
ist Journalist in Heimstetten bei
München.
Dokumente automatisiert erstellen
Die größten Optimierungspotenziale bei Prozessen im Personalbereich bieten leistungs-
fähige Softwarelösungen zur automatischen Erstellung von Dokumenten. Hier finden Sie
eine Kurzübersicht zu Anbietern und ihren Produkten.
Quel le: Ul li Pesch, eigene Recherche
Hersteller
Produktbezeichnung Kurzbeschreibung
Cominform
HRdoc
speziell für rechtssichere Arbeitsverträge
E&E Information
Consultants
Escriba
Document-Automation-Suite (DAS), Technologieplattform
zur Dokumentenautomatisierung in unterschiedlichen
Unternehmensbereichen
HP
Exstream
Dynamic-Enterprise-Publishing (DEP)
IBM
Lotus Forms
Generierung und prozessgesteuertes Ausfüllen von Formu-
laren
Pitney Bowes
Doc1 Suite
Entwurf, Formatierung, Verteilung und Archivierung indivi-
dualisierter Dokumente
SAP
Interactive Forms by
Adobe
Optimierung papiergebundener Geschäftsprozesse mithilfe
interaktiver Formulare (im PDF-Format)
Seidel Consulting aimdoc
regelbasierte, automatisierte und integrierte Erstellung
sowie Ablage und Versand von Dokumenten