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personalmagazin 03 / 12
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EFFIZIENTE VERWALTUNG
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SPEZIAL
NEWS
NACHRICHTEN
Personalakten in der „Wolke“
Eine webbasierte Workflow-Anwendung
mit integrierter digitaler Personalakte
haben die Scalaris AG und die APM
Group auf den Markt gebracht. Unter
dem Namen myFiles@APM wird die
digitale Personalakte als Cloud-Service
angeboten. Zudem gibt es die webba-
sierte Workflow-Anwendung myPermit,
die HR-spezifische Dokumentenprozesse
von der Erstellung über die Be- und
Verarbeitung von Dokumenten bis zur
Archivierung durchgängig abbildet.
Komplettservice für Dokumente
Circle Unlimited und Cocq Datendienst
arbeiten künftig in Sachen Dokumen-
tenmanagement zusammen. Ziel ist es,
den Kunden als Full-Service-Partner zur
Seite zu stehen – von der Digitalisierung
über das Verwalten der Dokumente bis
hin zur Archivierung und ordnungsge-
mäßen Vernichtung. Circle Unlimited
bringt die Dokumentenmanagement-
lösung cuSmarText und cuSmarText HR
ein, Cocq Datendienst die Digitalisie-
rungs-, Archivierungs- und Hosting-
Dienstleistungen. Cocq bietet zudem
eine Aufbewahrung von Dokumenten in
Hochregallagern an.
Saperion setzt auf die Cloud
Auch Saperion, Anbieter von Enterprise-
Content-Management, setzt verstärkt
auf Cloud-Technologien. Beim Modul
Saperion ECM as-a-Service werden
den Kunden Archiv- und Dokumenten-
managementfunktionen über einen
Infrastruktur-Provider zur Verfügung
gestellt. Die Datenhaltung erfolgt im
jeweiligen Land des Kunden. Die Lösung
ist in drei Varianten verfügbar: als
Managed-Service, als Platform-as-a-
Service und als Software-as-a-Service.
Mehr Effizienz für die Papierablage
A
uch eine Papierablage kann
im Rahmen effizienter Ver-
waltung ein Rolle spielen. Ein
papierbasiertesDokumentenmanage-
mentsystem ist die Mappei-Methode.
Die Grundidee dabei ist, Akten zu ver-
einzeln, um somit gezielt auf kleine
organisatorische Einheiten zugreifen
zu können. Die Mappei-Methode ar-
beitet also weder mit Aktenordnern,
noch mit einer Hängeregistratur.
Stattdessen werden die Unterlagen
in Mappen aufbewahrt, die wie Kar-
teikarten in Boxen abgestellt werden.
Dokumente werden dann einfach in
die Ordnungsmappen eingelegt, ohne
Lochen und ohne das Entnehmen und
Öffnen von Aktenordnern. Geordnet
werden die Mappen durch eine alpha-
betische Positionierung von Reitern
und ein spezielles Farbcodierungs-
system. Dadurch sollen sich laut An-
bieter die Zugriffs- und Ablagezeiten
um 50 Prozent im Vergleich zur her-
kömmlichen Papierablage reduzieren
lassen. Die Platzersparnis betrage
rund 40 Prozent. Auch eine Nach-
verfolgung der Akten per Computer
ist möglich. Dazu werden wichtige
Unterlagen mit Funketiketten (RFID)
beklebt. Über Lesestationen wird der
Aufenthaltsort der markierten Doku-
mente an eine zentrale Datenbank
übermittelt.
Datenverluste als größte Gefahr
I
n Datenverlusten und -diebstählen aus Fahrlässigkeit sehen europäische
Unternehmen die größten Gefahr für die Informationssicherheit. Sie stufen
dieses Risiko damit sogar höher ein als jenes von Datenverlusten durch
IT-Ausfälle, Cyber-Kriminalität und Naturkatastrophen. Das ergab eine Stu-
die von Iron Mountain, einem Anbieter von Dokumentenmanagement-Dienst-
leistungen. Dieses Ergebnis wird durch eine Studie des Netzwerkanbieters
Verizon bestätigt: Bei 17 Prozent der Datenschutzverletzungen seien eigene
Mitarbeiter beteiligt, ergab die weltweite Befragung. Florian Kastl, Internati-
onal Director of Security, Safety and Business Continuity bei Iron Mountain,
empfiehlt folgende Schritte, um das Risiko von internen Datenverlusten zu
senken: Erstens sollte man für verbindliche Prozesse sorgen. Kontrollmecha-
nismen für sensible Informationen reduzieren die Gefahr von Datenverlusten
deutlich. Zweitens sollte man klare HR-Richtlinien formulieren: Die Vertrau-
enswürdigkeit neuer Mitarbeiter ist zu prüfen. Außerdem sind Guidelines
für jene Mitarbeiter festzulegen, die das Unternehmen verlassen. Denn diese
nehmen häufig – in vielen Fällen unbeabsichtigt – Informationen mit. Drittens
sollte man stets Veränderungen im Blick behalten. Richtlinien müssen auch
geschäftlichen Umbrüchen wie etwa Fusionen standhalten und zudem die
immer strengeren gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Ordnung ohne Aktenordner spart Platz.
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