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DOKUMENTENPROZESSE OPTIMIEREN
Wer ein Formular von Hand ausfüllt, benötigt relativ viel Zeit und kann sich leicht vertun.
© GOODLUZ / SHUTTERSTOCK .COM
Die Fülle an Richtlinien, nationaler
und internationaler Rechtsprechung
macht die Dokumentenerzeugung in
Personalabteilungen zu einer hochkom-
plexen Arbeit, die ein hohes Fehlerrisiko
birgt. Versehentliches Überschreiben be-
stehender Vorlagen, uneinheitliche For-
mulierungen sowie Rechtschreib- und
Layoutfehler mindern die Qualität der
Arbeit und binden unnötig Ressourcen.
Gefahrenpotenzial verkannt
Ein typisches Beispiel aus der Arbeits-
vertragsgestaltung: Personaler, die
in einem Unternehmen mit hoher
Personalfluktuation tätig sind und die
mit der Erstellung von Arbeitsverträgen
beschäftigt sind, benötigen zum einen
Komplexe Arbeit mit Fehlerrisiko
TREND. Personalabteilungen verwenden nahezu die Hälfte ihrer Kapazitäten, um
Dokumente zu erstellen und zu pflegen – ein Ansatzpunkt für hilfreiche Software.
E
twa 80 Prozent aller Prozesse in
Personalabteilungen beschäfti-
gen sich mit der Erstellung von
Dokumenten. Das ergab eine
Befragung der Unternehmensberatung
E&E Information Consultants unter
Dax-100-Unternehmen. Und rund 45
Prozent der Arbeitszeit in zentralen Un-
ternehmensbereichen wird laut dieser
Untersuchung für die Erzeugung, Pflege
und Qualitätssicherung von Verträgen,
Mitteilungen, Bescheinigungen, Zeug-
nissen, Zertifikaten und allgemeiner
Korrespondenz aufgewendet. Fachab-
teilungen arbeiten durchschnittlich mit
100 bis 400 verschiedenen Vorlagen.
erhebliches Fachwissen im Sozialver-
sicherungs-, Steuer- und Arbeitsrecht,
um Verträge rechtssicher zu gestalten.
Zum anderen ist der Arbeitsaufwand
zur Erstellung der Dokumente immens:
Word-Dateien mit Textbausteinen und
vielleicht noch Makros in Kombination
mit Excel, über die die Dokumente mit
Textbausteinen gefüttert werden, sind
höchstens für einfache Standardkorre-
spondenz zu gebrauchen. Für alle ande-
ren Fälle existieren Formulare, die, wenn
sie bereits digital vorhanden sind, am
Bildschirm manuell befüllt oder ausge-
druckt und händisch bearbeitet werden.
Diese werden dann per Hauspost an die
jeweiligen Adressaten verteilt, die ihre
Angaben im Dokument handschriftlich
ergänzen oder die Daten manuell ins Sy-
stem eingeben.
Den Überblick behalten
Die meisten Personalabteilungen verfü-
gen über einen Fundus anWord-Textbau-
steinen für die Vertragsgestaltung oder
zur Ausstellung von Arbeitszeugnissen
und anderen Dokumenten, der verschie-
den Personen zur Verfügung steht und
von diesen bei Bedarf „angepasst“ wird:
Passagen werden gelöscht, verändert
oder hinzugefügt. Dabei verlieren die
Personaler schnell den Überblick und
wissen nicht mehr, welche die aktuelle
und gültige Version ist. Diese Situation
verschärft sich von Jahr zu Jahr, wenn
Gesetzgeber, Tarifvertragsparteien oder
Sozialversicherer Änderungen durchfüh-
ren, die auch in Verträge, Vorlagen und
Textbausteine eingepflegt werden müs-
sen. Gleiches gilt für die Erstellung von
Von
Ulli Pesch