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personalmagazin 03 / 12
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INTERNE KOMMUNIKATION
MANAGEMENT
gelinge, könne das Unternehmen vielfäl-
tig davon profitieren, dass es Menschen
über regionale und hierarchische Gren-
zen hinweg in Kontakt bringe.
Auch für den Mittelstand geeignet
Dass sich interne Netzwerktools nicht
nur für Großkonzerne wie die Deutsche
Post eignen, sondern auch für kleinere
Firmen, zeigt das Beispiel des Schwei-
zer IT-Unternehmens Umantis. Dieses
führte im Juni 2011 ein Netzwerktool
ein, das heute von 100 Menschen ge-
nutzt wird. Die Besonderheit: Umantis
erprobte so im Alphatest ein Modul, das
seit Kurzem auch innerhalb seiner Ta-
lentmanagement-Suite externen Kunden
angeboten wird.
Die Funktionalitäten des Netzwerk-
Moduls ähneln denen von Facebook und
Xing: Mitarbeiter können News posten,
kommentieren und „liken“. Sie können
Gruppen eröffnen und Kollegen dazu
einladen. Sie können entscheiden, ob
nur die Gruppenmitglieder die Inhalte
sehen können oder ob sie für alle ein-
sehbar sein sollen. „Beispielsweise kann
ein Sales-Kernteam dort Präsentationen
erarbeiten, die dann alle Mitarbeiter
nutzen können“, erklärt Umantis-Pro-
duktmanager Romeo Arpagaus. „Ein
weiterer zentraler Aspekt des Netzwerks
ist das Nutzerprofil. Es zeigt die Kom-
petenzen, die jeder über seine eigene
Person deklariert, setzt sich aber auch
aus den Beiträgen zusammen, die er ver-
öffentlicht hat, und zeigt, womit er sich
beschäftigt“, erklärt Arpagaus.
Umantis bindet externe Nutzer ein
Der größte Unterschied zum Collabora-
tion-Tool der Deutschen Post ist, dass
sich unter den Nutzern nicht nur eigene
Mitarbeiter finden, sondern auch rund
20 externe Nutzer. „Wir haben einige
externe Beratungspartner, mit denen
es viel Austausch gibt“, erläutert Romeo
Arpagaus. Diese haben ebenfalls ein
Netzwerkprofil und in der Gruppe „Be-
ratungspartner“ Zugriff auf dieselben
Funktionen wie alle anderen, können al-
so News veröffentlichen oder Unterlagen
nutzen, die andere hochgeladen haben.
„Aber sie sehen nur die Inhalte dieser
Gruppe“, so Arpagaus.
„E-Mails, die früher mit per Verteiler
an alle versandt wurden, entfallen jetzt,
da die Inhalte nun über das Netzwerk
verbreitet werden“, sagt Arpagaus mit
Blick auf die Vorteile des Tools. Bei der
Einführung sei es aber weniger darum
gegangen, die E-Mail-Flut einzudämmen,
sonderneherdarum, dieKollegenzumehr
Austausch zu animieren. „Ich muss nicht
wie bei den E-Mails alles durchschauen,
sondern sehe mir nur die Themen an, die
mich interessieren. Und ich kann interes-
santen Themen und Personen folgen“,
nennt er weitere Pluspunkte. Auch für
diejenigen, die Mitteilungen verfassen,
sei diese Kommunikationsform positiv,
denn sie müssten nicht befürchten, dass
sie jemanden belästigen. Erreichen sie
doch gezielt jene Personen, die das The-
ma tatsächlich interessiert.
Arpagaus‘ Fazit nach sieben Monaten
Livebetrieb: „Natürlich kostet es Zeit,
wenn die Kollegen im Netzwerk nach
Neuem schauen. Aber so bekommen sie
mit, was im Unternehmen läuft.“ Über
das Netzwerk erfahre etwa auch der
Mitarbeiter in der Buchhaltung, wie die
neue Präsentation des Vertriebs beim
Kunden angekommen ist. „Dieses Miter-
leben hat zur Folge, dass die Leute moti-
vierter und involvierter sind – über ihre
eigentliche Aufgabe hinaus“, sagt Arpag-
aus. „Sie können in ihrem Bereich besse-
re Entscheidungen treffen, da sie besser
informiert sind.“ Einschränkungen oder
„Guidelines“ für die Nutzung gibt es bei
Umantis nicht. Man vertraut darauf,
dass die Transparenz die Nutzung regelt
– ähnlich wie sich auch bei Facebook
und Xing gewisse Regeln herausgebil-
det haben.
Direkter Draht zum Chef
Das IT-Unternehmen ist bislang einer der
wenigen Mittelständler, die bei der inter-
nen Kommunikation solchermaßen neue
Wege beschreiten. Beispiele für Großun-
ternehmen indes gibt es mehrere, etwa
SAP, Bayer und ING-Diba. Ein weiteres
Beispiel ist die Telekom, die bereits seit
2007 eine interne Blog-Plattform für den
Austausch unter den Mitarbeitern und
dem Management hat. Zudem ermögli-
cht ein Tool namens „Direkt zu …“ Mit-
arbeitern, Fragen an Vorstandschef René
Obermann zu stellen. Die Fragen werden
zunächst von den Kollegen bewertet. Die
drei am besten bewerteten Fragen wer-
den dann von Obermann beantwortet.
Der Vorteil für die Beschäftigten: Sie
können sowohl Themen platzieren als
auch unterstützen, indem sie am Voting
teilnehmen. Der Vorteil für das Manage-
ment: Es erhält einen Überblick darüber,
was die Mitarbeiter bewegt.
Alternativen zur E-Mail
Es gibt vielfältige Möglichkeiten, die in-
terne Kommunikation neu zu gestalten.
Dass immer mehr Unternehmen dazu
übergehen werden, gilt als wahrschein-
lich. Denn der Bedarf an Alternativen
zur klassischen E-Mail mit ausufernden
CC-Verteilern ist gegeben. So setzte
Volkswagen kürzlich – wenn auch auf
anderem Weg – ein Zeichen: E-Mails
werden nach Feierabend nicht mehr an
die Blackberrys der Mitarbeiter weiter-
geleitet, um sie vor der totalen Erreich-
barkeit zu schützen. Erst 30 Minuten vor
Beginn des nächsten Arbeitstags läuft
der Server-Betrieb wieder an.
Dass immer mehr Firmen zu neuen Kommunika-
tionsformen übergehen, gilt als wahrscheinlich.
Die Möglichkeiten hierfür sind zahlreich.