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PRAXISBEISPIEL
SPEZIAL
OUTSOURCING
Der „Meldeservice zuVedaHREntgelt“
im Business Prozess Outsourcing (BPO)
entlastet seitdem die Personalabteilung
von Gaffel. Im Vordergrund der Dienst-
leistung steht der Bearbeitungskomfort
für Gaffel sowie natürlich die Beachtung
aller gesetzlichen sowie betriebs- und
tarifrechtlichen Abrechnungsvorgaben.
Gaffel kann sich nun auf die rein fach-
liche Pflege der Personaldaten und den
Monatsabschluss konzentrieren, der
Dienstleister übernimmt den Versand
aller notwendigen Meldungen und Nach-
weise. Welche Meldungen im Einzelnen
übernommen wurden, ist im Kasten auf
Seite 64 nachzulesen.
Nach dem Monatsabschluss erteilt
Gaffel die Freigabe zur Versendung aller
meldepflichtigen Daten mit einer form-
losen E-Mail. Die Übermittlung der Da-
ten – pro Firma eine E-Mail – erfolgt an
die freiwerdenden personellen Ressour-
cen in Personalabteilung und IT-Sup-
port erzielte Gaffel mit der Umstellung
auf ASP effektiv eine Kostensenkung.
Gleichzeitig konnten die Risiken der ge-
setzlichen Änderungen komplett ausge-
lagert werden.
Schritt zwei: Prozessauslagerung im
Bereich der Entgeltabrechnung
Risiken auslagern und auf die Expertise
von HR-Experten setzen war auch die
Motivation beim nächsten Schritt, den
Gaffel im Jahr 2010 vollzogen hat. Mit
der Auslagerung der Anwendungen an
das externe Rechenzentrum war sozu-
sagen die Pflicht erfüllt, den Systemen
eine neue Heimat zu geben. Nach der po-
sitiven Erfahrung mit den reibungslosen
Abläufen des ASP erfolgte jetzt mit einer
Erweiterung der Servicetiefe die Kür.
vergeben. Daher war die Lösung, die HR-
Anwendungen per ASP auszulagern, ein
nächster logischer Schritt, um bei Hard-
und Software noch schlanker zu werden.
Für ASP sprachen nicht nur systemische
Vorteile, auch die organisatorische Berei-
cherung überzeugte speziell die betrof-
fenen Mitarbeiter der Personalabteilung:
Die gerade im Entgeltbereich aufwen-
digen halbjährlichen Release-Wechsel
sowie die Updates, die mehrmals im
Jahr eingespielt werden mussten, sind
für die Anwender kein Thema mehr. Im
Rechenzentrum des Dienstleisters läuft
immer die aktuellste Version. So gab es
für Gaffel auch das moderne grafische
Benutzer-Frontend quasi obendrauf.
„Gerade im Dschungel der gesetz-
lichen und tariflichen Verordnungen ist
die Auslagerung der Anwendungen für
Entgelt und Zeit eine enorme Erleichte-
rung. Wir haben die Sicherheit, mit un-
seren Systemen stets allen gesetzlichen
Änderungen zeitnah zu entsprechen“,
erklärt Ralf Walter, Mitarbeiter IT und
Controlling bei Gaffel. Auch die Kosten-
seite überzeugt. Durch die wegfallenden
Kosten für Lizenzen und Hardware sowie
„Durch Auslagerung haben wir die Sicherheit, den
gesetzlichen Änderungen zeitnah zu entsprechen.“
Ralf Walter, Mitarbeiter IT und Controlling, Gaffel
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