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Bei Fragen wenden Sie sich bit te an kathar ina.schmit t@personalmagazin.de
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PRAXISBEISPIEL
ein geschütztes E-Mail-Postfach des Ve-
da-Payrollservice. Bereits am nächsten
Tag erhält Gaffel die Versandbestätigung
und die Datei mit denMitarbeiterausdru-
cken und Nachweisen. Die Übermittlung
der Daten erfolgt mittels verschlüsselter
E-Mails an vorab definierte Ansprech-
partner.
Die Überwachung aller Rückmeldun-
gen sowie eventuell daraus resultieren-
de Korrekturen der Entgeltabrechnung,
auch für Vormonate, gehören zum
Service des Dienstleisters in Zusam-
menarbeit mit Gaffel. Gerade aktuelle
Problemstellungen wie fehlerhafte
Rückmeldungen der Krankenkassen im
Entgeltersatzleistungsverfahren werden
vom Dienstleister behoben. Die Personal-
verantwortlichen bei Gaffel erhalten das
„fertige Paket“ zur Ablage und können
alle Meldungen lückenlos nachweisen
– der Aufwand dahinter entfällt für sie.
Gibt es doch einmal eine Rückfrage, steht
beim Dienstleister ein vertrauter An-
sprechpartner mit direkter Durchwahl
zur Verfügung – keine Hotline. Außer
den Nerven schont dies auch messbar
das Zeitbudget. Gaffel veranschlagt min-
destens drei Arbeitstage im Jahr, die
durch die Auslagerung nun für andere
Aufgaben genutzt werden können.
„Die Anforderungen im Personal-
bereich steigen weiter, daher müssen
wir uns stärker um die Betreuung un-
serer Mitarbeiter kümmern“, sagt Ralf
Walter und betont, dass gerade auch die
sehr persönliche Arbeitsweise und die
Qualität des BPO Zweifel am Outsour-
cing gar nicht erst aufkommen ließ.
„Anfängliche Unsicherheiten der Perso-
nalabteilung gerade in puncto Qualität
der Meldedaten und Datenschutz konn-
ten vom HR-Partner bestens entkräftet
werden“, so Walter.
Gerade das Thema Datenschutz wird
von den meisten Unternehmen im Out-
sourcing, egal in welcher Servicetiefe,
kritisch betrachtet. Dabei muss man
sich allerdings eines klarmachen: Für
Outsourcing-Dienstleister ist Daten-
schutz Kerngeschäft, für das Gros der
mittelständischen Unternehmen nicht.
Ein deutliches Mehr an Datensicherheit
ist also mit fast jedem Outsouring-Pro-
zess verbunden, denn zertifizierte Re-
chenzentren, gesicherte Übertragungen
und redundante Datenhaltung geben
Dienstleistern und Kunden Sicherheit,
die zumeist über das gesetzlich vorge-
schriebene Maß hinaus geht.
Schritt drei: Anpassung der Zeitwirt-
schaft an die Prozesse von Gaffel
Auch für die Zeitwirtschaft, die Gaffel
weiter per ASP nutzen wird, erarbeiten
Dienstleister und Gaffel gerade opti-
mierte Prozesse, die für mehr Transpa-
renz und genau passende Arbeitsabläufe
sorgen.
„Die Nutzung der Anwendung ist seit
1995 historisch gewachsen und wur-
de nicht dokumentiert“, erklärt Nelly
Dreidt, Projektleiterin bei Veda, die
bekannte Problematik gewachsener
Systeme. Sie rät: „Bevor man selbst wei-
terwurschtelt und dadurch Potenzial
ungenutzt lässt, ist es besser, zunächst
mit einer Prozessanalyse Transparenz
zu schaffen.“ Die Ergebnisse der Analy-
se sind bisher eine effektivere Nutzung
der Schnittstelle zum Entgeltsystem, die
zum Beispiel Kranktage direkt über-
mittelt. Insgesamt wurde der Automa-
tisierungsgrad deutlich erhöht, um die
Mitarbeiter zu entlasten. Ganz neu ist
die stärkere Einbeziehung der Meister
in die Zeitwirtschaft. Mit einer neuen
Berechtigungsstufe können sie viele ab-
teilungsbezogene Aufgaben jetzt selbst
erfüllen und vor allem auch ihre Mitar-
beiter auch gleich informieren.
„Am Beispiel Gaffel kann man sehr
schön sehen, dass heutzutage kein Un-
ternehmen mehr seine Geschäftspro-
zesse an Software oder Dienstleister
anpassen will und muss“, erklärt Dr.
Ralf Gräßler, Geschäftsführer der Veda
GmbH. „Wir als HR-Partner sind in der
Pflicht, die Prozesse des Kunden abzu-
bilden und unsere Anwendungen und
Dienstleistungen darauf abzustimmen.“
Die Belohnung sieht man bei Veda in
der langjährigen und vertrauensvollen
Zusammenarbeit – und in einem kühlen
Gaffel vom Fass, natürlich.
Udo Meyer
ist Mitarbeiterin im
Personalbüro bei Gaffel.
Gabriele Neubert
ist Manager Consulting bei
der VEDA GmbH.
SPEZIAL
OUTSOURCING
ÜBERSICHT
Folgende Meldungen
wurden ausgelagert
●
Beitragsnachweise an
unterschiedliche Empfänger
●
Meldungen an berufsständische
Versorgungswerke
(BV-Meldungen)
●
Zahlstellenmeldungen
●
Erstattungsanträge zum Auf-
wendungsausgleichsgesetz
●
DEÜV-Meldungen inklusive
DEÜV-Mitarbeiterausdrucke
(PDF)
●
Übermittlung der Verdienst-
bescheinigungen nach dem
elektronischen Meldeverfahren
Entgeltersatzleistungen maximal
vier Mal pro Monat
●
Übermittlung der Lohnsteuer-
anmeldung inklusive Ausdrucke
(PDF)
●
Versand der Lohnsteuerbeschei-
nigungen
●
Abholung der Protokolle und Er-
stellung der Lohnsteuerbeschei-
nigungsmitarbeiterausdrucke
●
Übermittlung der Lohnsteuer-
anmeldung inklusive Ausdrucke
(PDF)