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ORGANISATION
DIGITALE PERSONALAKTE
mit der besprochenen Konfiguration auf
den Rechnern aller Sachbearbeiter, un-
terstützte die IT-Abteilung bei der Ein-
bindung des Servers ins Netzwerk und
schulte die Sachbearbeiter. Innerhalb
von drei Tagen war die Einführung der
digitalen Personalakte abgeschlossen.
Handrup zeigt sich von der Vorgehens-
weise beeindruckt: „Die Einführung der
Softwarewar schnell erledigt. Und alswir
nach einiger Zeit die eingestellte Ordner-
struktur doch noch verändern wollten,
konnten wir das telefonisch in kürzester
Zeit erledigen.“ Trotzdem schaute sein
Ansprechpartner im Vertrieb ab und zu
persönlich vorbei, um sich vom Fortgang
des Projekts zu überzeugen.
Stück für Stück verabschiedete sich
die Personalabteilung von der Papierak-
te, indem sie diese in kleinen Schritten
neben dem Tagesgeschäft digitalisierten.
„Natürlich hätten wir auch einen Dienst-
leister mit der kompletten Digitalisie-
rung beauftragen können, aber für uns
ist das eine gute Gelegenheit, unseren
Dokumentenbestand durchzusehen“, so
Bach. Jeder Sachbearbeiter pflegt seit-
dem die Dokumente jener Mitarbeiter
ein, mit denen er aktuell zu tun hat, und
legt diese in sieben digitalen Registern
ab. Für eine Übergangsphase bleiben
die Papierakten noch komplett erhalten,
später sollen dann lediglich noch die
Vertragsdokumente im Aktenschrank
verbleiben.
Bach rechnet damit, dass es ein bis
zwei Jahre dauern wird, bis die letzte
Papierakte gesichtet und eingescannt
ist. Aber schon heute ist das Packen der
Transportkiste passé. Die Sachbearbei-
ter blättern stattdessen auf dem Rech-
ner vor Ort schnell und flexibel durch
die Dokumente. In Zukunft soll auch die
E-Mail-Korrespondenz dem jeweiligen
Mitarbeiter zugeordnet werden. Um
komplexere Suchvorgänge in den Akten
als bisher zu ermöglichen, hat sich Bach
zudem vorgenommen, die Dokumente
per OCR erfassen zu lassen, um noch ge-
nauere Ergebnisse bei der Suche in den
Dateien zu erzielen. So wird die „IQAkte
Personal“ Stück für Stück zur Anlaufstel-
le für das Verwalten von Korrespondenz,
Terminen und den unterschiedlichsten
Dokumenten.
Der Personalverantwortliche ist zu-
frieden, dass die Einführung der digi-
talen Personalakte so gut geklappt hat.
„Ich glaube, dass mein Traum, mehr Zeit
für andere Aufgaben zu haben, nun in
Erfüllung gehen kann.“
Leiter des Geschäfts-
felds IQ Akten, IQDoQ
GmbH
Frank Rüttger
„Digitalisieren ist eine gute Gelegenheit,
den Dokumentenbestand durchzusehen.“
Volker Bach, Personalleiter, Vestische Caritas-Kliniken
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Bildung, Lernen und IT
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2. Februar 2012
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