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DIGITALE PERSONALAKTE
Der Aktenschrank rückts ins Abseits
PRAXIS. In den Vestischen Caritas-Kliniken sorgt nun Software dafür, dass die
Unterlagen der 1.700 Mitarbeiter standortübergreifend verfügbar sind.
Die digitale Personalverwaltung hilft dabei, die Patienten bestens zu betreuen.
hatten, mussten diese immer wieder zwi-
schen dem Kinder- und Jugendkranken-
haus inDatteln sowie derKinderheilstätte
im 20 Kilometer entfernten Nordkirchen
herumgefahren werden.
Dass man sich umständliche Arbeits-
abläufe im straff organisierten Gesund-
heitsbetrieb nicht mehr leisten kann,
bekam die Personalabteilung immer
wieder zu spüren. Die Vestischen Cari-
tas-Kliniken versorgen im Kinder- und
Jugendkrankenhaus laufend rund 250
Patienten, in der Kinderheilstätte in
Nordkirchen werden zirka 230 Kinder
und Jugendliche mit Behinderung ganz-
tägig betreut. Neben regulärem Perso-
nal wie Ärzte, Pfleger und Erzieher sind
zahlreiche Auszubildende, Studenten
und Freiwillige in den Einrichtungen
tätig. „Mit der hohen Fluktuation, dem
Schichtbetrieb und unterschiedlichen
Arbeitsmodellen ist viel Aufwand ver-
bunden“, so Bach, der zur Abwicklung
der Personalangelegenheiten von rund
1.700 Mitarbeitern mit drei Vollzeit- und
fünf Teilzeitkräften auskommen muss.
Personalakte mit Mehrwert gesucht
Ausschlaggebend für die Einführung der
digitalen Personalakte war, dass sich so
auch das Wissen der Mitarbeiter besser
organisieren lassen würde. Dan
k der ver-
besserten Suchmöglichkeiten in den Un-
terlagen sollte etwa für Patienten, deren
Betreuung besondere Sprachkenntnisse
erfordert, schneller passendes Personal
ausfindig gemacht werden können.
Auf der Suche nach der idealen Lösung
wurde die Personalleitung schließlich
bei IQDoQ fündig. Die Materna-Tochter
mit Sitz in Hamburg und im hessischen
Bad Vilbel stellte den Kliniken daraufhin
einen Server mit Testdaten sowie einen
passenden Scanner zur Verfügung, so-
dass Bach und sein Stellvertreter Günter
Handrup, der Administrator der „IQAkte
Personal“, sich mit dem Programm und
der Konfiguration vertraut machen und
erste eigene Akten digitalisieren konn-
ten. Dabei legten sie auch gleich die
Stammdaten aller erfassten Mitarbeiter
an, die sie aus einem Programm zur Ent-
geltabrechnung übertrugen. Ein Mitar-
beiter von IQDoQ installierte die Software
Von
Frank Rüttger
P
ersonalleiter Volker Bach
schmunzelt, wenn er berichtet,
wie er und seine Kollegen der
Vestischen Caritas-Kliniken bis
vor wenigen Monaten gearbeitet haben.
„Aktenordner aussuchen, in eine Kiste
packen und im Auto nach Datteln fahren
– schon beimBeladen auf demHof haben
wir mitleidige Blicke des Pflegepersonals
geerntet.“ Damit Personalsachbearbeiter
und Geschäftsführung bei ihren Bespre-
chungen die passenden Akten zur Hand
© VESTISCHE CARITAS KLINIKEN