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Raum für Verbesserungen. Dazu ge-
hören etwa das Personal-Controlling
sowie die Personalbeschaffung und
Wissensvermittlung. Fällt ein Lohn-
buchhalter aus, wird oft von einer
Zeitarbeitskraft verlangt, sich –meist
ohne Schulung – jeweils auf die ein-
gesetzte Software und die innerbe-
trieblichen Abläufe neu einzustellen.
Eine Schulung der vorübergehend
eingesetzten Fachkraft kann hier da-
zu beitragen, dass die Prozesse sich
wesentlich schneller einspielen und
auch der komplette Funktionsumfang
der Software besser genutzt wird.
Wie Unternehmen von „Business-
Process-Assessments“ profitieren
Dies sind nur zwei von vielen Beispie-
len, wie innerbetriebliche Prozesse
in der Personalverwaltung und der
Lohnbuchhaltung verschlankt wer-
den können. Dadurch reduziert sich
der damit verursachte Aufwand in
Zeit und Kosten. In vielen Unterneh-
men lassen sich jedoch im Rahmen
eines „Business-Process-Assess-
ments“ zahlreiche weitere Verbes-
serungen realisieren. Diese können
zum einen die eingesetzte Software
betreffen, bei der notwendige Modu-
le und Schnittstellen ergänzt oder
durch eine moderne Lösung voll-
ständig ersetzt werden, um inner-
betriebliche Abläufe und Reportings
bestmöglich zu unterstützen.
Zum anderen greifen die Verbes-
serungen auch bei externen, mit
Kunden und Partnern verbundenen
Abläufen wie Zahlungsprozes-
sen und vereinfachen diese. Dabei
werden auch immer die geltenden
gesetzlichen Bestimmungen und
Tarifverträge bei der Anpassung be-
rücksichtigt.
Fazit: Manuelle Tätigkeiten sind
die gefährlichsten Zeitfresser
Eine Optimierung der HR- und Ent-
geltprozesse lohnt sich in jedem
Fall. Zeitfresser und Kostentreiber
sind vor allem manuelle Tätigkeiten.
Diese können deutlich verringert
werden, wenn das volle Potenzial der
eingesetzten Software ausgeschöpft
wird. Geschäftsprozesse im Bereich
HR und Entgeltabrechnung erweisen
sich oft als sehr komplex. Hier geht
es nicht nur um eine reine IT-Lösung,
denn zahlreiche Prozesse werden
von einer Vielzahl eingebundener
Personen beeinflusst und gestaltet.
Die Wechselwirkungen dieser kom-
plexen Einflussfaktoren und das oft
mangelnde Wissen um die Möglich-
keiten der eingesetzten Software bei
den Mitarbeitern verhindern meist,
dass diese optimal genutzt wird. Um
Kosten und Aufwand für die Tätig-
keiten im Bereich HR zu reduzie-
ren, ist es speziell hier sinnvoll, die
eingespielten Abläufe mittles eines
externen Beraters zu überprüfen. Da-
bei ist eine umfassende Analyse der
Unternehmensstrukturen, Prozesse
und Anforderungen notwendig. Nur
so gelingt es, Prozesse optimal zu
gestalten und das volle Potenzial im
HR-Bereich auszuschöpfen.
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Pfälzer-Wald-Straße 36 · 81539 München
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GEHALTSABRECHNUNG
10 / 11 personalmagazin
„Eine Kostensenkung von 1,50 Euro pro Ab-
rechnung kann einem mittelständischen Be-
trieb 18.525 Euro pro Jahr sparen.“
Prokurist bei der Exact
Software Deutschland
GmbH
Stefan Kozole