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personalmagazin 10 / 11
Kosten einer Lohnabrechnung
ANALYSE. Eine Gehaltsabrechnung schlägt mit knapp acht Euro zu Buche – oder
mit mehr als 24. Wer Kostentreiber identifiziert, kann bares Geld sparen.
Unwissenheit verteuert oft die Gehaltsabrechnung auf unnötige Weise.
Oder sie arbeiten mit umständlichen
Behelfslösungen, um ein gewünschtes
Ergebnis zu erzielen – ohne zu wissen,
dass dies auch dies auch deutlich schnel-
ler gehen könnte.
Eine umfassende Expertenanalyse
im Rahmen eines „Business-Process-
Assessments“ kann solche Behelfs-
lösungen genau identifizieren und
praktische Tipps liefern, um überflüssi-
ge Arbeitsschritte zu vermeiden. Abläufe
können dadurch effizienter gestaltet,
Arbeitszeit und damit auch Kosten ein-
gespart werden. Benchmarks haben er-
geben, dass Gehaltsabrechnungen ein
Unternehmen pro Mitarbeiter monatlich
zwischen 7,90 und 23,70 Euro kosten.
Nimmt man eine typische Firma aus
dem gehobenen Mittelstand mit 950
Mitarbeitern und 13 Abrechnungsläufen
pro Jahr, macht das 12.350 Lohn- und
Gehaltsbelege. Für diese Firma ergibt
sich unter Berücksichtigung aller Fak-
toren ein Kostenwert von 21,73 Euro pro
Lohn- und Gehaltsbeleg und eine jähr-
liche Gesamtsumme von 268.366 Euro
für die komplette Erstellung der Löhne
und Gehälter. Allein eine Einsparung
von 1,50 Euro pro Abrechnung bedeutet
eine Ersparnis von 18.525 Euro im Jahr.
Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung
Speziell rund um die Gehaltsabrechnung
gibt es oft veraltete oder umständliche
Prozesse, die zahlreiche Möglichkeiten
der Optimierung bieten, beispielsweise
durch Sammelerfassungen. Oft wer-
den die Arbeitszeiten von Mitarbeitern
heute noch über das Stempeln erfasst.
Diese Zeiterfassungsübersicht erhält
die Lohnbuchhaltung als Ausdruck und
erfasst diese Daten erneut manuell.
Aktuelle Lohn- und Gehalts- sowie HR-
Software bietet jedoch Schnittstellen zur
Zeiterfassung, über die Daten einfach
ausgetauscht werden können. Viele Mit-
arbeiter in der Lohnbuchhaltung nutzen
aber den kompletten Funktionsumfang
ihrer Software nicht. Die Sammelerfas-
sung und automatisierte Übertragung
von Daten aus der Zeiterfassung in die
Lohn- und Gehalts-Software spart ge-
genüber der manuellen und der Einze-
lerfassung enorm viel Zeit und reduziert
gleichzeitig mögliche Fehlerquellen in
der Abrechnung.
Neben der Entgeltabrechnung lassen
aber auch weitere Personalprozesse
Von
Stefan Kozole
D
ie Effizienz bestehender Ge-
schäftsprozesse zu prüfen, ist
heutzutage ein unerlässlicher
Bestandteil der Betriebsfüh-
rung. Während in Logistik, Vertrieb
oder allgemeiner Administration in den
vergangenen Jahren die Einsparungspo-
tenziale meist vollkommen ausgeschöpft
wurden, gibt es in der Entgeltabrech-
nung noch wesentliche Verbesserungs-
möglichkeiten – sei es bei der Nutzung
der eingesetzten Software oder bei der
Kommunikation und Zusammenarbeit
der Mitarbeiter. Oft kennen diese nicht
alle Funktionen und Möglichkeiten, die
ihnen ihre Software zur Verfügung stellt.
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GEHALTSABRECHNUNG
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