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personalmagazin 05 / 11
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
GESCHÄFTSREISEN
zwar nicht beseitigt werden. Der Mitar-
beiter erhält aber den Hinweis, dass er
bei einem Verstoß damit rechnen muss,
in erheblichem Umfang Lohnsteuer und
unter Umständen auch Schadensersatz
entrichten zu müssen.
Bei einer vorübergehenden Abord-
nung muss die entsprechende An-
weisung deutlich machen, dass die
Maßnahme nur vorübergehend ist – am
besten schriftlich. In der Regel ist auch
der Betriebsrat, gegebenenfalls beider
Betriebsstätten, zu beteiligen. Auch die
Dauer, das Recht oder die Pflicht zur vor-
zeitigen Rückkehr an den eigentlichen
Dienstsitz und die Erstattung etwaiger
zusätzlicher Kostenmüssen geklärt sein.
Außer Spesen nichts gewesen
Müssen die Kosten für Verpflegung er-
setzt werden? Und wie lässt sich das vor-
teilhaft gestalten?
LOHNSTEUER:
Das Lohnsteuerrecht sieht
für „echte“ steuerliche Dienstreisen
nicht nur den steuerfreien Ersatz von
Fahrtkosten, Übernachtungskosten und
Nebenkosten vor, sondern es lässt auch
einen Ausgleich für den Mehraufwand
für Verpflegung zu. Umgangssprachlich
handelt es sich dabei um pauschale Ta-
gesspesen, die je nach Abwesenheits-
dauer unterschiedlich hoch sind: Sechs
Euro bei mindestens achtstündiger Ab-
wesenheit, zwölf Euro bei mindestens
vierzehnstündiger Abwesenheit, und 24
Euro, sollte die Abwesenheit 24 Stunden
oder länger dauern. Für Reisetage im
Ausland gelten gesonderte Sätze. Dieser
Mehraufwand kann vom Arbeitgeber
steuerfrei erstattet werden. Möglich ist
auch eine Verrechnung mit eigentlich
steuerpflichtigen Sachzuwendungen
(zum Beispiel vom Arbeitgeber gestellte
Verpflegung). Gewährt der Arbeitgeber
nichts dergleichen, kann der Mitar-
beiter im Rahmen seiner persönlichen
Steuererklärung diese Tagessätze als
Werbungskosten steuermindernd an-
setzen. Die Steuerersparnis aus diesen
Werbungskosten ist jedoch immer gerin-
ger als eine entsprechende steuerfreie
Auszahlung durch den Arbeitgeber.
ARBEITSRECHT:
Ein Anspruch auf eine Zu-
satzvergütung besteht nur dann, wenn er
im Individualvertrag oder in einem Tarif-
vertrag geregelt ist oder der Arbeitneh-
mer über seine vertragliche Hauptpflicht
hinaus Leistungen erbringt, beispiels-
weise Überstunden leistet.
Eine andere Frage ist, in welchem
Umfang der Arbeitnehmer den Ersatz
von Aufwendungen, die ihm durch die
Dienstreise entstanden sind, geltend
machen kann. Aufwendungsersatz steht
ihm zu, wenn er eigenes Vermögen im In-
teresse des Arbeitgebers einsetzt und da-
zu angewiesen wurde oder die Ausgaben
für notwendig halten durfte. Darunter
können Fahrtkosten fallen, Beschaffung
von aufgrund der Reise erforderlichem
Arbeitsmaterial oder Bewirtungsaufwen-
dungen. Grundsätzlich gilt hier – sofern
vorhanden – die betriebliche Reisekos-
tenregelung. Übernachtungskosten und
Fahrtkosten sind immer zu ersetzen. Sie
können aber im Rahmen der steuerfreien
Aufwendungserstattungen pauschaliert
werden, soweit das vorher (wenigstens
stillschweigend) vereinbart wurde.
Andernfalls sind Fahrtkosten für die
Nutzung des eigenen Pkw „spitz“ abzu-
rechnen, das heißt, tatsächlicher Kraft-
stoffverbrauch plus einem Betrag für
Verschleiß und Anteil an den Gemein-
kosten. Verpflegungskosten sind dage-
gen ohne gesonderte Regelung nicht zu
erstatten, weil der Mitarbeiter sich auch
an seinem Dienstsitz verpflegen müsste.
Anders die Verpflegungsmehrauf-
wendungen, also die Kosten, die gerade
durch die Dienstreise entstanden sind.
Hier besteht ein Erstattungsanspruch.
Verpflegung wird gestellt
Wie werden aktuell Mahlzeiten bewertet,
die vom Arbeitgeber bezahlt werden?
LOHNSTEUER:
Mit den Lohnsteuerricht-
linien 2011 hat sich die Rechtslage ver-
einfacht: VomArbeitgeber übernommene
Verpflegung auf Dienstreisen kann mit
dem Sachbezugswert (1,57 Euro/Früh-
stück beziehungsweise 2,83 Euro/Mit-
tag- oder Abendessen) angesetzt werden,
wenn der Arbeitgeber die Übernahme
der Verpflegung zugesagt hat und die
Verpflegungsrechnung auf den Arbeitge-
ber lautet. Insbesondere beim Frühstück
nach Übernachtungen ist zwar Kosten-
übernahme durch den Arbeitgeber üb-
lich, mehr Sicherheit schafft aber eine
arbeitsrechtliche Zusage in der Betriebs-
vereinbarung oder der Reisekostenord-
nung. Auch der Zusatz „Verpflegung von
Amts wegen“ oder „Verpflegung wird ge-
währt“ in einer Reisegenehmigung wird
steuerlich ausreichen. Damit ist jedoch
nur der Wert der Verpflegung definiert.
Verpflegung auf Kosten des Arbeitgebers
auf einer Dienstreise gilt als steuerlicher
geldwerter Vorteil, der entweder in der
Lohnabrechnung des Mitarbeiters erfasst
werden muss oder vom Mitarbeiter über
eine entsprechende Zuzahlung ausge-
glichen wird. Die Praxis erzeugt diesen
„Eigenanteil“ des Mitarbeiters dadurch,
dass der – steuerliche – Wert der Ver-
pflegung von der eigentlich zu zahlenden
Reisekostenerstattung abgezogen wird.
Das führt dazu, dass der Arbeitnehmer
seine erhaltene Verpflegung zum steuer-
lichen Wert selbst bezahlt hat – und da-
her nichts mehr versteuert werden muss.
Von welcher Erstattungsposition in der
Reisekostenabrechnung – Fahrtkosten,
Übernachtung, pauschale Tagesspesen
– der geldwerte Vorteil abgezogen wird,
spielt keine Rolle.
Beim Frühstück ist zwar die Kostenübernahme üb-
lich, mehr Sicherheit schafft aber eine Zusage in der
Betriebsvereinbarung oder Reisekostenordnung.