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RECHT
05 / 11 personalmagazin
GESCHÄFTSREISEN
des Arbeitszeitgesetzes, weil der Arbeit-
nehmer sich nicht für den Arbeitgeber
bereithalten muss, sondern frei über
seine Zeit verfügen kann und der Grad
der Belastung gering ist.
Hinsichtlich der Vergütung hat das
BAG entschieden, dass die Dienstreise
jedenfalls dann, wenn sie zur Haupt-
pflicht des Arbeitnehmers gehört (zum
Beispiel Außendienstmitarbeiter), auch
vergütungspflichtige Arbeitszeit dar-
stellt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitneh-
mer während der Dienstreise Tätigkeiten
für den Arbeitgeber entfaltet – und sei es
wieder nur das Lenken eines Pkw. Un-
klar ist die Vergütung von Reisezeiten, in
denen der Arbeitnehmer nur reist, zum
Beispiel im Zug. Erfolgt das während der
Arbeitszeit, erfüllt der Arbeitnehmer sei-
ne Arbeitspflichten, auch wenn er kon-
kret gerade nichts zu tun hat. Reist der
Arbeitnehmer in seiner Freizeit oder au-
ßerhalb der üblichen Arbeitszeit, hängt
die zusätzliche Vergütung davon ab,
ob das für eine solche Dienstreise „üb-
lich“ ist – was das BAG bei einem gut
verdienenden Angestellten verneint hat.
Ansonsten liegt die Parallele zum Bereit-
schaftsdienst oder zur Rufbereitschaft
nahe, die mit einer geringeren Vergü-
tung oder einer Pauschale abgegolten
werden können.
Wegen dieser Unsicherheiten emp-
fiehlt es sich, klar zu vereinbaren, ob
und in welchem Umfang die Mitarbeiter
zu Dienstreisen verpflichtet sind. Dabei
sollte auch zugleich die Vergütung für
zusätzliche Reisezeiten geregelt wer-
den – oder der Hinweis gegeben werden,
dass sie nicht gesondert vergütet werden,
wenn der Arbeitnehmer keine Arbeitsleis-
tung zu erbringen hat. Um insbesondere
ungeliebte Dienstreisen schmackhaft zu
machen, kann es auch sinnvoll sein, dem
Mitarbeiter dafür eine Zulage zu zahlen.
Dienstreise oder neue Arbeitsstätte?
Wer oftmals an denselben Ort geschickt
wird, läuft Gefahr, dass steuerlich keine
Dienstreise vorliegt, sondern eine wei-
tere regelmäßige Arbeitsstätte aufge-
sucht wird. Was sind die Folgen und wie
ist der aktuelle Stand bei der lohnsteuer-
rechtlichen Abgrenzung?
LOHNSTEUERRECHT:
Das Lohnsteuerrecht
kennt eine eigenständige Definition der
Dienstreise (beruflich veranlasste Aus-
wärtstätigkeit). Es handelt sich dabei
stest um eine vorübergehende berufliche
Tätigkeit außerhalb einer regelmäßigen
Arbeitsstätte des Mitarbeiters. Nur wenn
diese Voraussetzungen erfüllt sind, kön-
nen steuerfrei Fahrtkosten, Übernach-
tungskosten und pauschale Tagesspesen
erstattet werden. Das Praxisproblem:
Eine „dienstreiseschädliche“, regelmäßi-
ge Arbeitsstätte entsteht bereits dann,
wenn eine Einrichtung des Arbeitgebers
regelmäßig einmal pro Arbeitswoche
aufgesucht wird. Die Finanzverwaltung
prüft dieses „regelmäßig einmal pro Ar-
beitswoche“ über die Faustformel „46
Mal pro Kalenderjahr“. In welchem Um-
fang Arbeiten verrichtet werden, spielt
keine Rolle.
Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter häu-
figer als 45 Mal pro Jahr in eine andere
Einrichtung des Arbeitgebers schicken,
zum Beispiel ein Zweigwerk, Lager, Be-
triebshof, erzeugen dort steuerlich eine
weitere regelmäßige Arbeitsstätte. Damit
erfüllen diese Auswärtstätigkeiten nicht
mehr die Voraussetzungen einer steu-
erlichen Dienstreise. Folge: Keine steu-
erfreie Reisekostenerstattungen mehr.
Lediglich die Fahrtkosten für Fahrten
zwischen den regelmäßigen Arbeitsstät-
ten können noch steuerfrei ersetzt wer-
den. Fährt der Mitarbeiter jedoch direkt
von seiner Wohnung zur Auswärtstätig-
keit oder zurück, muss eventueller Fahrt-
kostenersatz als Arbeitslohn versteuert
werden. Tagesspesen können nicht mehr
steuerfrei gewährt werden.
Steuerlich lässt sich dieser uner-
wünschteEffekt durchzwei Gestaltungen
vermeiden. Als erste Möglichkeit sollte
der Arbeitnehmer weniger als 46 Mal in
der jeweiligen Einrichtung des Arbeitge-
bers erscheinen. In der Praxis wird man
durch richtige Einsatzplanung darauf
achten, dass nicht mehr als 40 Einsätze
vor Ort und pro Jahr erreicht werden. Al-
lerdings birgt die Überschreitung dieser
Einsatzzahl ein erhebliches steuerliches
Haftungsrisiko für den Arbeitgeber
(steuerpflichtig gewährte Reisekosten
beziehungsweise Nutzung des Dienst-
wagens für diese Fahrten). Aber auch
durch eine vorübergehende Abordnung
lässt sich die 46-Tage-Falle umgehen (R
9.4 Abs. 3 LStR 2011). Durch einen von
vorneherein zeitlich begrenzten auswär-
tigen Einsatz des Mitarbeiters, kann am
Einsatzort eine regelmäßige Arbeitsstät-
te ausgeschlossen werden. Nach Auffas-
sung der Finanzverwaltung muss der
Arbeitsvertrag bezüglich der bisherigen
Arbeitsstätte beibehalten werden, um
das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Wie sieht der Vertrag dazu aus?
Wie kann man diese steuerliche Risiko-
vermeidung arbeitsrechtlich flankieren?
ARBEITSRECHT:
Arbeitsrechtlich ist eine
klare vertragliche Regelung, zum Bei-
spiel 40 Tage nicht zu überschreiten, zu
empfehlen. Da für die lohnsteuerrecht-
liche Bewertung die tatsächliche Praxis
maßgeblich ist, können so die steuer-
rechtlichen Folgen des Überschreitens
Der Diplom-Finanzwirt nimmt zu den
lohnsteuerrechtlichen Details Stellung.
Andreas Sprenger