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E-AKTE
SPEZIAL
ADMIN EXCELLENCE
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es, bis die letzte Mitarbeiterakte in das
System eingepflegt war. Aus heutiger
Sicht würde man daher auch für den er-
folgskritischen Arbeitsschritt der Doku-
mentenindizierung einen qualifizierten
Dienstleister in Anspruch nehmen.
Alles in einem System
Dennoch hat sich die Fleißarbeit gelohnt.
Im Ergebnis steht ein gepflegtes elektro-
nisches Archiv, das mit kurzen Recher-
che- und Ablagezeiten eine wesentliche
Arbeitserleichterung für die Personalab-
teilung bedeutet. Die durch die E-Akten-
lösung erzielten Prozessverbesserungen
zeigen sich in der täglichen Praxis: Heute
genügen wenige Mausklicks, um eine an-
geforderte Bescheinigung auszustellen.
Dank einer themenübergreifenden Su-
che sind auch komplexere Anfragen, wie
zum Beispiel die Überprüfung, ob von
allen Mitarbeitern einer Abteilung die
Verpflichtungserklärung zum Bankge-
heimnis vorliegt, schnell erledigt. Ebenso
leicht gestaltet sich die Dokumentenabla-
ge, selbst Serienbriefe finden im Hand-
umdrehen ihren Platz in den digitalen
Akten der betreffenden Mitarbeiter. Und
das alles direkt ohne Mehrfachanmelden
aus dem gewohnten Personalmanage-
mentsystem heraus.
Voraussetzung eines komfortabel nutz-
baren elektronischen Archivs ist eine
stringente Ablagestruktur. Besonderes
Augenmerk wurde daher der Erarbeitung
einer sinnvollenGliederung gewidmet. Die
Kasseler Bank ist 1997 aus dem Zusam-
menschluss der Raiffeisenbank Kurhes-
sen mit der Volksbank Kassel entstanden,
durch eine weitere Fusion kam 2001 die
Raiffeisenbank Hofgeismar hinzu. Dem-
entsprechend war der vorhandene Ak-
tenbestand nach den unterschiedlichsten
Prinzipien strukturiert. Nun galt es, für
die neue Gliederung das richtige Maß zwi-
schen ausreichender Differenzierung und
guter Übersichtlichkeit zu finden.
Anfangsaufwand nicht unterschätzen
Die Aufbereitung der Papierdokumente
für die Übernahme ins System bedeu-
tet einen immensen Aufwand. Eine Be-
standsaufnahme zu Projektbeginn ergab
eine Gesamtmenge von über 2.000 zu di-
gitalisierenden Personalakten, bei einem
geschätzten durchschnittlichen Umfang
von 90 Blättern pro Akte also mehr als
180.000 Dokumentseiten! Da auf die im
Langzeitarchiv verbleibenden Altakten
nicht so häufig zugegriffen werdenmuss,
beschloss man, sich hier auf eine bloße
Verscannung und Speicherung nach Per-
sonalnummern zu beschränken. Damit
wurde ein Rechenzentrum beauftragt.
Die komplette Verarbeitung der Perso-
nalakten aller aktiven Mitarbeiter führte
man hingegen im eigenen Hause durch,
um eine hohe Qualität der Aktenhaltung
sicherzustellen. Im Zuge einer detail-
lierten inhaltlichen Erschließung wurde
zugleich überflüssiger Ballast aus dem
Aktenmaterial aussortiert. Allerdings
überschätzte man die verfügbaren Kapa-
zitäten. Annähernd zwei Jahre brauchte
Dank der langjährigen Zusammenar-
beit zwischen dem IT-Bereich der Kas-
seler Bank und dem Anbieter waren die
nötigen technischen Systemvorausset-
zungen gegeben. Nachdem die Schnitt-
stellen definiert waren, erfolgte die
eigentliche Implementierung innerhalb
weniger Tage. Doch bevor die neue E-Ak-
tenlösung Anfang 2008 in Live-Betrieb
ging, galt es zunächst, eine Reihe um-
fangreicher Vorarbeiten zu erledigen.
Intensive Vorbereitung unabdingbar
So wurde unter Beteiligung aller Mitar-
beiterinnenundMitarbeiterderPersonal-
abteilung einWorkshop durchgeführt, in
dem die Vorstellungen in Bezug auf die
elektronische Personalakte ausführlich
diskutiert und auf ihre Durchführbarkeit
hin abgeklopft wurden.
Kopfzerbrechenbereitete beispielswei-
se die Frage, wie nach dem Einscannen
mit den nicht mehr benötigten Original-
dokumenten verfahren werden sollte.
Statt diese dauerhaft zu vernichten, ent-
schied man, dass jeder Mitarbeiter seine
persönlichen Unterlagen zurückerhalten
sollte. Ebenso behutsam handhabte man
das Löschen der Altakten ausgeschie-
dener Mitarbeiter. Oft werden noch lange
nach demAusscheiden Unterlagen ange-
fragt, etwa zum Nachweis der Beschäfti-
gungszeiten für die Rentenversicherung.
Auch Anlässe wie Jubiläen oder das Er-
stellen eines Nachrufs machen immer
wieder eine Recherche in den Akten der
Ehemaligen erforderlich. Nur ein gerin-
ger Anteil von circa zehn Prozent nicht
mehr aufbewahrungswürdiger Akten
wurde letztlich vernichtet.
Nach wie vor im Papieroriginal aufbe-
wahrt werden sollten sämtliche Doku-
mente, für die gesetzlich die Schriftform
vorgeschrieben ist. Denn im Falle eines
Rechtsstreits wird die digitale Kopie nicht
ohne weiteres als Beweisstück anerkannt.
In fachlicher Abstimmung mit demDaten-
schutzbeauftragtenwurde darüber hinaus
ein Rollen- und Berechtigungskonzept für
den Zugriff auf die E-Akte definiert, der
auch weiterhin restriktiv ausgelegt ist.
ist Personalleiter der
Kasseler Bank eG.
Hans-Joachim Schlüter
ist Leiter Consulting/
Produktmanagement der
perbit Software GmbH.
Jörg Klausch
Die Aufbereitung der Papierdokumente für die
Übernahme ins System bedeutet einen immensen
Aufwand. Wir brauchten dazu zwei Jahre.