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personalmagazin 08 / 10
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E-AKTE
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
und zählt mit etwa 500 Mitarbeitern,
120.000 Kunden und einer Bilanzsumme
von rund 1,7 Milliarden Euro zu den fünf
größten Instituten in Hessen. Wesentliche
Grundpfeiler des Geschäftserfolgs sind ei-
ne konsequente Qualitätsstrategie in der
Beratung vor Ort sowie ein möglichst ge-
ring gehaltener Verwaltungsaufwand.
Von dieser Philosophie ist auch die
Personalabteilung geprägt. Hier will man
technologisch „up to date“ sein, allerdings
nicht als Selbstzweck. Schlanke Prozesse
und die Entlastung von administrativen
Routinetätigkeiten bereiten die Basis, dem
wachsenden Aufgabenspektrum eines in-
ternen Servicecenters gerecht zu werden.
Die elektronische Personalakte ist ein
wichtiger Baustein auf diesem Weg.
Unser Weg zum digitalen Archiv
PRAXIS. Weniger Platzbedarf, schnelle Verfügbarkeit, kurze Wege: Darauf zielte
die Kasseler Bank bei Einführung der digitalen Personalakte. Es gab viel zu tun.
W
elcherPersonalerwünschte
sie sich nicht, die papier-
lose Personalabteilung?
Schließlichmündet nahezu
jeder HR-Prozess, von der Bewerbung bis
zurKündigung, ineinoder sogarmehrere
Dokumente. Im Rahmen der Personalad-
ministration fallen zahlreiche Papierbe-
lege an, die zum Teil bis zu zehn Jahre
archiviert werden müssen. Von verschie-
denen Seiten werden Akteneinsichten,
Auskünfte, Kopien und Bescheinigungen
angefordert. Meist lösen solche Anfra-
gen umfangreiche Such- und Verwal-
tungsvorgänge aus. Hinzu kommt, dass
die Einbringung von Dokumenten in die
herkömmliche Personalakte
mit fortschreitender Digita-
lisierung der Personalarbeit
zunehmend Schwierigkeiten
bereitet. E-Mails und Office-
Dokumente müssen zunächst
ausgedruckt werden, bevor
sie abgelegt werden können.
Dasselbe gilt für aktenrele-
vante Informationen, die in
personalwirtschaftlichen IT-
Systemen gespeichert sind.
Hin zum Servicecenter
Gute Gründe für die Kasseler
Bank eG, die Papieraktenhal-
tung durch eine fortschritt-
liche Alternative in Form einer
E-Aktenlösung abzulösen. Die
regional tätige Genossen-
schaftsbank ist an 38 Stand-
orten in Nordhessen vertreten
Erste Überlegungen zu ihrer Einfüh-
rung reiften vor mittlerweile mehr als
vier Jahren. Auf der Suche nach einer ge-
eigneten Lösung hatte man schon recht
konkrete Vorstellungen: Eine reine Archi-
vierungssoftware kam nicht in Frage. Um
eine doppelte Datenpflege zu vermeiden,
sollte die Anbindung an das eingesetz-
te Personalmanagementsystem „perbit.
views“ gewährleistet sein. Da kam ein
Angebot der perbit Software GmbH rich-
tig, die just zu jener Zeit eine integrierte
Komplettlösung mit Einbindung der
marktführenden Archivierungssysteme
realisierte. Neben Funktionalität und Be-
nutzerfreundlichkeit stimmte auch das
Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Weg für
die elektronische Personalakte war frei.
Von
Hans-Joachim Schlüter
und
Jörg Klausch
Workshop in der Personalabteilung: Was ist zu tun, welche Ablagestruktur ergibt Sinn, wovon trennen wir uns?
© KASSELER BANK