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DOKUMENTENMANAGEMENT
SPEZIAL
ADMIN EXCELLENCE
Auch bei Serienbriefen an die Mitar-
beiter kommt der 2D-Barcode zum Ein-
satz. Bei Tausenden von Rückläufern
bringt dies eine enorme Zeitersparnis in
der Poststelle, da nicht jede Antwort von
Hand gesichtet und weitergeleitet werden
muss.
Das System ist ausbaufähig
Hinter diesen Dokument- und Formular-
prozessen stehen die Adobe LiveCycle-
Serverlösungen. Mit ihnen gestaltet die
DTAG ihre Formulare. „Die Adobe-Lö-
sungen ermöglichen uns, die Formulare
via Java-Script mit echter Intelligenz zu
versehen“, erklärt Hahn. „Wenn also ei-
ne bestimmte Eingabe gemacht wurde,
passen sich die folgenden Formularfelder
an – unmögliche Eingaben werden auto-
matisch ausgeschlossen.“ Mit der Adobe-
Technologie sind diese Anwendungen
jederzeit erweiterbar. „Wir sind jetzt in
der Lage, neue Ideen schnell und unmit-
telbar umzusetzen“, zeigt sich Hahn er-
freut. „Neue Anwendungen sind jetzt in
sehr kurzer Zeit einsatzfähig, ihre Ent-
wicklung ist zudem – anders als bei un-
seren anderen Systemen – ohne großen
Kostenaufwand realisierbar. Es fallen nur
Kosten für die eigenen Ressourcen an.“
mationen über die Art des Formulars,
über den Antragsteller sowie Weiterver-
arbeitungsanweisungen enthalten. Die
Software entschlüsselt beim Scan den
Barcode und wertet die Informationen
aus. So gelangt der Antrag ohne Umwege
zum passenden Bearbeiter.
Das bedeutet nicht nur, dass die Doku-
mente in den Datennetzen der Telekom
von allein ihren Weg finden. Die in die
Vorlagen integrierten Barcodes werden
beim Ausdruck auf Papier mit übertra-
gen – und natürlich auch, wenn ein ge-
drucktes Dokument wieder mit einem
Fax oder einem Scanner erfasst wird.
So bleiben die Steuerinformationen auch
bei Medienbrüchen erhalten.
Barcode sichert die richtige Zustellung
Praktisch bedeutet das etwa bei der
Änderung eines Absatzes in einem
Arbeitsvertrag, dass weder die Perso-
nalabteilung noch der betroffene Arbeit-
nehmer das Dokument aus Versehen
innerhalb des Konzerns an die falsche
Adresse schicken kann. Der Steuercode
sorgt dafür, dass sich das Dokument nur
auf dem Bildschirm des Mitarbeiters öff-
net. Druckt er es aus, unterzeichnet und
scannt es ein, leiten die Steuerbefehle
im Barcode es durch das Intranet an den
Sachbearbeiter zurück.
mit der vorgegebene Textbausteine in
einer zentralen Datenbank vorgehalten
und hieraus flexibel eingesetzt werden
können“, so IT-Leiter Hahn. „Wir können
so die Aktualität der Dokumente sicher-
stellen und die User entlasten.“
Formulare überwinden Medienbrüche
Die zentrale Anwendung, mit der der
Personalservice arbeitet, ist das selbst
entwickelte Workflow-System „AMS Per-
sonal“. Es sammelt die Daten aus den
SAP-Systemen und Datenbanken und
fungiert so als Datendrehscheibe in allen
Personalfragen. Mitarbeiter können über
eine Web-Schnittstelle auf das Workflow-
System zugreifen und beispielsweise
Antragsformulare im PDF-Format nut-
zen. Hierfür loggt sich der Mitarbeiter
mit seinem Passwort ein und wählt ein
Formular aus – die schon bekannten
Personendaten werden von der Adobe-
Lösung automatisch aus den Backend-
Systemen in das Formular übernommen.
Der Mitarbeiter ergänzt die fehlenden
Informationen, druckt das Formular aus,
unterschreibt es und sendet es per Post
an die zentrale Personalstelle.
Beim Drucken wird das PDF-Formular
mit einem 2D-Barcode versehen, der
dann beim Eingang in der Poststelle
gescannt wird. Im Barcode sind Infor-
Händische Eingaben gehören bei der Deutschen Telekom dank PDF-Formularen mit 2D-Barcode weitgehend der Vergangenheit an.
© DEUTSCHE TELEKOM AG
Tanja Diallo
ist freie Journalistin.