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personalmagazin 08 / 10
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
DOKUMENTENMANAGEMENT
mularprozesse effizienter zu gestalten,
hat sich der Personalservice der DTAG
entschieden, diese Schreiben bundes-
weit zu konsolidieren und ein zentrales
Ticketsystem einzuführen. Gleichzeitig
sollte die Bearbeitung von Anträgen
sowohl für Antragsteller als auch für
Bearbeiter effizienter gestaltet und mit
der zentralen Bereitstellung von Doku-
menten und Formularen die Fehleranfäl-
ligkeit reduziert werden.
Mehr Flexibilität gewünscht
Auf der Suche nach einer geeigneten
Lösung hatten Rainer Hahn, Leiter IT-
Management beim „Personal Service
Telekom“ der DTAG, und seine Kollegen
vor allem ein Ziel: „Wir wollten Formu-
lare, die leicht zu handhaben sind und
von den Anwendern akzeptiert werden.“
Weil die Lösung von Adobe auf dem be-
kannten PDF-Format basiert, problemlos
in die bestehenden Systeme der DTAG
integriert werden konnte und zudem fle-
xibel erweiterbar ist, fiel im November
2006 die Entscheidung für Adobe. „Nach
der Entscheidung für Adobe haben wir
ein erstes Pilotprojekt bereits Anfang
2007 implementiert“, erklärt Hahn. 50
Dokumente der Familienkasse wurden
von den Anwendern auf Herz und Nieren
geprüft. Deren Feedback wurde für die
Fixe Formulare
PRAXIS. Die Personalabteilungen der Deutschen Telekom AG befüllen
Formulare nur noch digital und schicken sie mit Barcode auf die Reise.
D
ass ein Unternehmen wie die
Deutsche Telekom AG mit rund
140.000 Beschäftigten allein in
Deutschland in der Personal-
administration viel Arbeit hat, überrascht
nicht. Die Dimensionen schon. Betroffen
ist hier vor allem der Bereich „Personal
Service Telekom“.
Bei Gründung dieser Shared-Service-
Einheit der Telekom waren mehr als
3.000 unterschiedliche Dokumente und
Formulare in Gebrauch: Von Zeugnis-
texten über Urkunden zu Dienstjubiläen
bis zum Antrag auf Kindergeld. Mehr als
200.000 Personalakten sind kontinuier-
lich auf dem neusten Stand zu halten. Sie
wurden aus 87 dezentralen Aktenlagern
am neuen Zentralarchiv in Osnabrück zu-
sammengezogen. 200 Lastwagen waren
nötig, um die Papierberge zu befördern,
die dort eingescannt wurden.
Die Digitalisierung bedeutet eine deut-
licheZäsur imVerwaltungsgeschehender
Telekom. Früher hat jede Personalstelle
der Deutschen Telekom AG (DTAG) alle
notwendigen Dokumente selbst erstellt.
So entstand über die Jahre eine Vielzahl
von Versionen zu einem Thema ohne ein-
heitlichen Stil und Aufbau. Damit ist jetzt
Schluss. Um die Dokumenten- und For-
flächendeckende Einführung im „Perso-
nal Service Telekom“ genutzt.
Mit wenigen Klicks zum Dokument
Heute arbeiten die Mitarbeiter und Kun-
den des „Personal Service Telekom“ bei
einer Vielzahl von Prozessen mit dem
Dokumenten- und Formular-Tool. „Wir
wollten eine höhere Effizienz erreichen,
indem wir die Dokumente nicht nur ver-
einheitlichen, sondern auch proaktiv mit
Daten befüllen“, erklärt Hahn. Jemand
der nun einen Antrag bearbeitet, muss
zum Beispiel keine Adressen mehr per
Hand eintragen. „Dass der Vorteil der be-
füllten Vorlagen schnell deutlich wurde,
sorgte für die nötige Akzeptanz des Pro-
jekts“, freut sich der IT-Leiter.
Doch damit nicht genug. So stellt der
Personalservice der Telekom nun bei-
spielsweise Standardformulierungen für
Zeugnisse über eine Datenbank zur Ver-
fügung. Die Führungskraft kann auswäh-
len, welche Note vergeben werden soll,
das System bietet dann automatisch For-
mulierungen an, die sich per Mausklick
auswählen lassen. Anschließend ergänzt
sie den individuellen Werdegang des
Mitarbeiters, der ebenfalls aus der Daten-
bank entnommen werden kann, und gibt
das Zeugnis als PDF aus. So ist in einem
Schritt auch ein Dokument vorhanden,
das für die automatisierte Archivierung
in einer elektronischen Personalakte ge-
eignet ist.
Die zentrale Bereitstellung der For-
mulierungen spart nicht nur Zeit bei der
Erstellung, sondern sorgt auch für einen
einheitlichen Stil der Zeugnisse. „Es war
wichtig für uns, eine Lösung zu finden,
Von
Tanja Diallo
Weder die Personalabteilung noch die Poststelle
können ein Dokument aus Versehen an die falsche
Adresse im Konzern schicken.