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SPEZIAL
ADMIN EXCELLENCE
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DOKUMENTENMANAGEMENT
Escriba dem Personalbereich brachte:
Durch die Umfirmierung mussten al-
le alten Logos und die Fußzeilen in der
gesamten Korrespondenz auf den neuen
Namen und die damit verbundenen Daten
angepasst werden. Manuell hätte das Än-
dern dieser Daten in allen Dokumenten
wahrscheinlich Tage gedauert. Mithilfe
der Software konnte der zeitliche Auf-
wand für die jeweiligen Anpassungen be-
ziehungsweise Aktualisierung inklusive
der Prüfung aller in Escriba abgelegten
Elemente von einer Person innerhalb
eines halben Tages erledigt werden.
Erhebliche Qualitätsverbesserung
Aus Sicht der rund 30 Escriba-Anwender
im Personalbereich bei Ergo Direkt hat die
Software erhebliche Verbesserungen im
Arbeitsablauf und auch in puncto Quali-
tät gebracht. „Die Anwender schätzen es
sehr, dass sie sich beispielsweise keine
Gedanken mehr um Rechtschreibfehler
oder die richtige Formatierung der Doku-
mente machen müssen“, erläutert Petra
Werner. „Die Schreiben sehen immer –
natürlich mit individuellen Daten gefüllt
– identisch aus. Die Daten, ob Adressen,
Gehaltsdaten, besondere Termine und so
weiter, sind immer aktuell und es besteht
nicht mehr die Gefahr, dass durch eventu-
elle Doppelerfassung Übertragungsfehler
entstehen oder versehentlich ältere Doku-
mente überspeichert werden.“
Die Escriba-Anwender bei Ergo Direkt
möchten in Zukunft noch weitere Pro-
zesse mit der Software umsetzen und
freuen sich schon auf die nächsten Do-
kumente.
Verfügung stehen und bearbeitet werden
können, um sie danach an Escriba zur
Dokumenterstellung und/oder SAP zur
Aktualisierung der Stammdaten zu über-
geben. Beispielsweise sollen künftig die
Mitarbeiter über das Portal selbst Not-
fallnummern eingeben, die dem Unter-
nehmen zur Verfügung stehen, um etwa
gegebenenfalls Angehörige informieren
zu können.
Bereits im Einsatz, aber ebenfalls in
der Umstellung auf Portaltechnik befin-
det sich ein weiteres interessantes Pro-
jekt, das hohe Akzeptanz gefunden hat:
die Zeugniserstellung. Anhand eines
„Zeugnis-Checks“, einer Checkliste, in
der alle Stationen des Mitarbeiters aufge-
listet sind, können die Bewertungen des
Vorgesetzen schnell übernommen und au-
tomatisch die richtigen Bewertungstexte
eingefügt werden. Das Ergebnis: Der Mit-
arbeiter erhält ein individuelles Zeugnis,
das jedoch im Hintergrund durch Escriba
mit den vorhandenen Daten automatisiert
erstellt wurde und individuell ergänzt
werden kann. „Das erspart enorm viel Zeit
gegenüber früher“, bestätigt Petra Werner
zufrieden. Für die Umsetzung der Zeug-
niserstellung mit Escriba erhielt Ergo Di-
rekt auch den „Escriba Award 2010“, mit
dem der Softwarehersteller regelmäßig
Kundenunternehmen auszeichnet, die
die Software auf besonders clevere Art
und Weise nutzen.
Layoutanpassungen im Handumdrehen
Eine besondere Herausforderung im
Dokumentenmanagement war die Um-
firmierung von „KarstadtQuelle Versi-
cherungen“ auf den Namen „Ergo Direkt
Versicherung“ im Februar 2010. Hier
zeigte sich gut, welchen direkten Nutzen
wie kommt man an diese Daten aus SAP
ran? Sowohl die jeweiligen Personalma-
nager als auch die Hausjuristen haben
die neuen Vorlagen zuvor gesichtet und
bei Bedarf Inhalte überarbeitet. Vor der
Übergabe in den Praxisbetrieb wurde je-
de Dokumentvorlage durch einen Fach-
verantwortlichen abgenommen.
Aufgrund der hohen Standardisier-
barkeit und der Automatisierungsme-
chanismen der Software wanderten von
den vormals 418 vorhandenen Vorlagen
eine Vielzahl in den Mülleimer, ohne
dass man auf die individuellen Anfor-
derungen der Dokumente verzichten
musste. Bis April 2010 waren insge-
samt 192 Vorlagen über Escriba in den
Automatisierungsprozess eingeflossen.
Das Spektrum reicht von Verträgen und
Vertragsänderungen über Zusatzverein-
barungen, Mutterschutz und Elternzeit,
bAV, Bescheinigungen, Anträgen für
Fahrkarten bis zu Berechtigungen und
Vollmachten sowie personalisierten In-
formationsschreiben und Dokumenten,
bei denen sich die Unterschriften von
Vorständen, Führungskräften und ande-
ren Entscheidungsträgern automatisiert
unter die Schreiben setzen lassen.
Clevere Lösung für die Dokumentation
der Mitarbeitergespräche
Sogar die Ergebnisse der Mitarbeiterge-
spräche, die bisher noch manuell durch
den jeweiligen Vorgesetzen in einem For-
mular festgehalten werden, können in
Zukunft über das vom Unternehmen ge-
nutzten Mailsystem Lotus Notes zur Ver-
fügung gestellt werden. Bei Ergo Direkt ist
es gelungen, das jeweilige Bewertungsdo-
kument über einen Link aus Notes aufzu-
rufen, mit den entsprechenden Daten von
den Vorgesetzten befüllen zu lassen, in
Escriba zu überführen und einen Teil die-
ser DatenSAP zuübergeben. Gegenwärtig
arbeitet das Team von Ergo Direkt auch
an einer Einbindung des Dokumentensy-
stems in ein SAP-Portal für Mitarbeiter
und Führungskräfte. In der endgültigen
Ausbaustufe sollen alle relevanten Doku-
mente über Browserzugriff im Portal zur
Ulli Pesch
ist freier Journalist in Heimstetten
bei München.
„Wir müssen uns jetzt keine Gedanken mehr um
die richtige Formatierung machen, und Übertra-
gungsfehler können nicht mehr passieren.“
Petra Werner, Leiterin Personalsysteme, Ergo Direkt