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DOKUMENTENMANAGEMENT
Referenzkunden umgesehen hatten, ha-
ben wir uns für das Dokumentenmanage-
mentsystem Escriba entschieden. Mit
dieser Software ist es möglich, standardi-
sierte Dokumente und Formulare für die
unterschiedlichsten Einsatzzwecke per
Mausklick automatisiert mit individuali-
sierten Personaldaten, die beispielsweise
aus einem SAP-System stammen können,
zu füllen und zu generieren.“
Schnelle Einführung des Systems
Im August 2007 fand die Kickoff-Veran-
staltung statt und im Mai 2008 war das
System einsatzbereit. Petra Werner be-
richtet: „Die Vorarbeiten, vor allem das
Bestens in Form
PRAXIS. Die Personalabteilung der Ergo Direktversicherung begegnet der For-
mular- und Bescheinigungsflut mit einem IT-System zur Dokumentenerzeugung.
E
ine der aufwendigsten Aufgaben
im Personalservice ist das Doku-
mentenmanagement. Täglich ge-
hen individualisierte Schreiben
aus der Personalabteilung
an die Mitarbeiter und
Fachbereiche und externe
Organisationen. Das war
auch bei Ergo Direkt, dem
Direktversicherer der Er-
go Gruppe, so. Bis vor drei
Jahren war die Anzahl der
unterschiedlichen Vorla-
gen für Formulare, Schrei-
ben und Bescheinigungen
in dem rund 1.800 Mit-
arbeiter zählenden Un-
ternehmen auf über 400
angewachsen. Excel und
Word waren bis dahin die
bevorzugten Werkzeuge,
um die Dokumentenflut
zu managen. Das durch
die hohe Anzahl der
Dokumentvorlagen ent-
standene Problem: Unein-
heitliche Formulierungen,
Fehler im Layout, verse-
hentliches Überschreiben bestehender
Vorlagedateien und Rechtschreibfehler
machten Korrekturen erforderlich. Vor
allem aber wuchs der Zeitaufwand im-
mer weiter. „Deshalb brauchten wir ei-
ne Lösung, mit der wir diese Aufgaben
künftig besser handhaben konnten“,
erinnert sich Petra Werner, Leiterin Per-
sonalsysteme bei Ergo Direkt. „Nachdem
wir uns auf Messen, Kongressen und bei
Aufräumen der Vorlagen sowie die De-
finition der Felder, die künftig über die
Software aus SAP herausgezogen und
über Escriba in die Vorlagen implemen-
tiert werden sollten, waren am aufwen-
digsten. Alle Vorlagen mussten vorher
fachlich bewertet und auf
ihre Standardisierbarkeit
geprüft werden. Darüber
hinauswurdendieAbhän-
gigkeiten der einzelnen
Schritte überprüft, also
die Frage ‚Wer bekommt
wann was?‘ Ebenso wich-
tig war die zeitnahe Pro-
zessanpassung, damit die
Daten für die Dokumente
auch zur gewünschten
Zeit zur Verfügung ste-
hen konnten.“
192 Vorlagen sind
bereits automatisiert
Gleich zu Anfang nahm
man sich eines der schwie-
rigsten Dokumente vor.
„Bei den Arbeitsverträ-
gen herrschte am meisten
Druck“, kommentiert Pe-
tra Werner die damalige
Entscheidung und ergänzt, „das war aber
auch am kompliziertesten in der Umset-
zung, weil hier eine Fülle unterschied-
licher Parameter berücksichtigt werden
müssen.“ Die Überlegungen waren: Was
ist in allen Verträgen gleich? Wo gibt es
Besonderheiten? Beispielsweise haben
außertariflich bezahlte Mitarbeiter in ih-
ren Verträgen einen Passus über die Ver-
gütung, der immer anders aussieht. Und
Von
Ulli Pesch
Petra Werner, Personalerin bei Ergo Direkt, freut sich über den „Escriba Award“.
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