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BÜROEFFIZIENZ
SPEZIAL
ADMIN EXCELLENCE
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„Störungen vermeiden“
INTERVIEW. Professor Rainer Thome von der Universität Würzburg
hat untersucht, was die Effizienz in Büros steigert und Kosten senkt.
personalmagazin:
Was sind die schlimm-
sten Effizienz-Killer im Büro?
Rainer Thome:
Die schlimmsten Störer
sind Unterbrechungen, egal welcher Art
– ob durch Telefonate oder Besucher. Es
geht nicht nur Zeit durch das Telefonat
selbst verloren, sondern auch Zeit, die
dann benötigt wird, um sich geistig und
körperlich wieder in die ursprüngliche
Position zu bringen.
personalmagazin:
Was kann man dagegen
unternehmen?
Thome:
Das hängt vom Arbeitsplatz und
dem Büro ab. Es gibt Arbeitsplätze,
die extra dafür eingerichtet sind, um
solche Störungen aufzufangen, wie zum
Beispiel Telefonbüros. Schwierig ist es,
wenn Gesprächspartner die Durch-
wahlnummern haben. Viele Unterneh-
men behelfen sich damit, dass sie nur
E-Mail-Adressen weitergeben. Grund-
sätzlich stört eine Unterbrechung, die
zeitversetzt bearbeitet werden kann,
weniger als eine, auf die man sofort
reagieren muss.
personalmagazin:
Wie lässt sich kosten-
günstig und schnell die Effizienz in Bü-
ros von Personalabteilungen steigern?
Thome:
Man sollte sich alle Prozesse
anschauen und unnötige Arbeitsschritte
herausnehmen. Da sind oft unnötige
Genehmigungsverfahren enthalten, die
Wartezeiten auslösen. Man sollte sich
auch regelmäßig fragen: Was könnte
man heute anders machen, sodass die
jetzt verfügbare Technologie besser
genutzt werden kann? Definitiv unnötig
ist das Anlegen von Mehrfachkopien
und das Ablegen, Verteilen, Verschicken
dieser Kopien. Es muss auch nicht alles
ausgedruckt und abgeheftet werden.
personalmagazin:
Gibt es ein Rezept für
effektives Dokumentenmanagement?
Thome:
Die Dokumente sollten zunächst
nach einer Systematik geordnet sein,
wie das in etwa der klassischen Abla-
genform entspricht. Dann aber sollten
sie noch viel tiefer und weitgehender
verschlagwortet werden, sodass man
jederzeit über verschiedene Eingren-
zungen, wie das Datum oder den
Zusammenhang oder Namen oder
Artikelnummer, den Zugriff auf diese
Dokumente bekommen kann. Auf dem
Markt gibt es eine Vielzahl von Syste-
men, die so eine Verschlagwortung,
Verwaltung und das Heraussuchen der
Dokumente automatisch erledigen.
personalmagazin:
Ihre Agenda empfiehlt
auch, in Multifunktionsgeräte zu inve-
stieren statt in einzelne Scanner, Kopie-
rer, Drucker, Faxgeräte. Das spare Platz.
Aber wenn eine Funktion defekt ist,
muss das ganze Gerät zur Reparatur…
Thome:
Dennoch ist es ein größerer
Aufwand, die vielen einzelnen Geräte
anzuschaffen, sie zu verwalten und
zu reparieren. Außerdem müssen die
Geräte zusammenpassen. Was nutzt
es Ihnen, wenn das, was eingescannt
wurde, nicht korrekt gedruckt werden
kann? In den letzten zehn Jahren hat
sich die Qualität der Geräte drama-
tisch verändert. Die Störungen treten
sehr selten auf. Es lohnt sich also, nur
wenige Geräte zu haben und für diese
Wartungsverträge abzuschließen. Wir
haben das durchgerechnet: Mit Multi-
funktionsgeräten kann man 30 Prozent
der Gerätekosten im Büro senken.
personalmagazin:
Haben Sie noch einen
Effizienz-Tipp speziell für Personaler?
Thome:
Im Produktionsbereich gibt es
bereits viele Anreizsysteme, die Mitar-
beiter dazu motivieren sollen, Verbes-
serungsvorschläge zu erarbeiten. Auch
in den Büros von Personalabteilungen
sollte dieser Ansatz des betrieblichen
Vorschlagswesens mit Blick auf Verwal-
tungsprozesse stärker verfolgt werden.
ist Wirtschaftsinformatiker an der
Universität Würzburg und Co-Autor der
„Canon-Agenda“ zur Effizienzsteigerung
und Kostenreduktion in Büros.
Rainer Thome
Das Interview führte
Irene Winter.