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personalmagazin 08 / 10
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BÜROEFFIZIENZ
ist und die vereinbarten Standards visua-
lisiert und eingehalten werden. Anschlie-
ßend lernen die Büroarbeiter beim Level
3 Prozesse zwischen den Abteilungen zu
verbessern und Probleme strukturiert zu
lösen. Beim Level 4 geht es um die Opti-
mierung im Team. Hier wird Transparenz
durch Kennzahlen und Visualisierung ge-
schaffen, die Leistung aus Kundensicht
messbar gemacht. Level 5 fördert weiter
die Eigenverantwortung und innovative
Büro-, Raum-, IT- und Arbeitskonzepte.
Im Level 6 wird schließlich aktiv Bench-
marking betrieben und an der kontinu-
ierlichen weiteren Optimierung gefeilt.
Außerdem sollen Best-Practice-Lösungen
realisiert werden.
50 Prozent Effizienzsteigerung
Die Managementagentur „Macils“ hat im
Rahmen des oben genannten Verbund-
projekts „Office Excellence“ gemeinsam
mit Industrieunternehmen, dem Kaizen-
Institut und Experten das entsprechende
Levelmodel entwickelt und in vielen
Unternehmen erfolgreich erprobt. Beim
Filtrationsspezialisten „Mann + Hummel
Deutschland“ zum Beispiel führten die
Veränderungen von abteilungsinternen
wie funktionsübergreifenden Prozessen
zur Verkürzung der Durchlaufzeiten
um bis zu 50 Prozent, einer höheren
Prozesssicherheit, mehr Transparenz
und zu weiteren Einsparerfolgen. Im
Mittelpunkt des Projekts standen dabei
mehr als 1.000 Mitarbeiter, die selbst
gut funktionierende Arbeitsabläufe auf
verdecktes Verbesserungspotenzial un-
tersuchten, den Informationsfluss zwi-
schen den Abteilungen verbesserten
und Impulse für Kostensenkungen und
Produktivitätssteigerungen gaben. Um
deren Motivation dauerhaft zu erhalten,
wurden die Fortschritte in Audits regel-
mäßig überprüft und in den Zielverein-
barungen verankert.
Auch bei Volkswagen ging man mit
Kaizen-Methoden gegen Zeitverschwen-
dung im Büro vor: „Die Zentralbereiche
wie technische Entwicklung, Vertrieb,
Beschaffung, Qualitätssicherung und
Personalwesen haben eine hohe Eigendy-
namik entwickelt und erzielen sehr gute
Ergebnisse in KVP-Workshops“, sagt Dr.
Martin Hofmann, Leiter Organisations-
entwicklung bei VW.
Prozessgestaltung im Büro
Wem der Weg zum Büro-Kaizen mit Effi-
zienz-Platzhirschen wie den Consultants
„Macils Management-Centrum GmbH“,
„Tempus GmbH“ oder dem „Kaizen Insti-
tute Deutschland“ jedoch zu teuer ist, kann
auch den zehn Empfehlungen der „Agenda
zur Prozessgestaltung im Büro“ folgen, die
vom Bürokommunikationsriesen Canon in
Zusammenarbeitmit der UniversitätWürz-
burg entwickelt wurde. Neben dem Thema
„Green IT“, das die Umweltfreundlichkeit
der Büros in den Vordergrund stellt, zeigt
die Agenda auch Möglichkeiten der Effi-
zienzsteigerung auf. „Nur Unternehmen,
die einen ganzheitlichen Ansatz beim Ma-
nagement und bei der Kostenkontrolle ent-
wickeln, abgestimmte, flexible IT-Systeme
nutzen und sich auf ihre Kernkompetenzen
konzentrieren, können auf langfristigen
wirtschaftlichen Erfolg hoffen“, lautet das
Ergebnis der im Vorfeld zur Agenda von
Canon in Auftrag gegebenen Studie (siehe
Interview Seite 51).
Sich auf Kernkompetenzen zu konzen-
trieren kann auch bedeuten, bestimmte
Büroaufgaben outzusourcen, zumBeispiel
externe Dienstleister mit einem Telefon-
service beauftragen. Auch gibt es profes-
sionelle Officemanager, die den lästigen
Papierkram erledigen, und spezialisierte
Sortier- undOrganisationsservices, diedas
fachkundige Entrümpeln übernehmen.
Der externe Sekretariatsservice-Verbund
Ultimo/q2b beispielsweise übernimmt
alle Verwaltungstätigkeiten, Schreibar-
beiten und Sekretariatsaufgaben, was
für kleinere Unternehmen günstiger sein
kann als eigenes Personal dafür vorzuhal-
ten. Auf jeden Fall gilt: Am Kampf gegen
die Misswirtschaft in den Büros geht kein
Weg mehr vorbei.
Irene Winter
ist freie Journalistin in Berlin.
CHECKLISTE
Informationsüberfluss:
mehr Informationen (E-Mails, Kopien, Memos, Berichte),
als benötigt werden.
Unnötiger
Informationstransport:
Bewegen von Dokumenten von Arbeitsplatz
zu Arbeitsplatz, zwischen Verwaltung und Produktion; Durchlaufen von Autorisie-
rungsketten; Ablage von Akten, die niemand braucht.
Unnütze Wege:
Bewegung von Mitarbeitern auf der Suche nach Dokumenten, auf
dem Weg zu räumlich getrennten Kollegen; hinderliche Bürogestaltung.
Wartezeiten:
Warten auf Entscheidungen von Vorgesetzten, auf die Rückgabe von
Akten, auf die Auftragsweitergabe; technische Anlaufzeiten von Bürogeräten.
Nutzlose
Tätigkeiten:
Berichte und Protokolle, die niemand liest; wiederholte
manuelle Dateneingabe; unnötige Vervielfältigung von Dokumenten.
Nicht
benötigte
Bestände:
Unterlagen abgeschlossener Projekte; ungenutzte
Arbeitsmittel und Datenbestände; Mehrfachablage.
Fehler:
fehlerhafte Dateneingabe und Auskünfte; unlesbare Faxe und Notizen;
unvollständige Spezifikationen.
Sieben Produktivitätskiller im Büro
Quel le: Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung