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BÜROEFFIZIENZ
SPEZIAL
ADMIN EXCELLENCE
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Office“; das Büromateriallager
managt man heute mit „Kanban“.
Papiere verwaltet man mit der
Mappei-Methode, die sich nach
dem entsprechendem Ablagesy-
stem nennt und bis zu 60 Prozent
Zeitersparnis gegenüber Ordner-
systemen bringt. Auch erleichtert
immer mehr die innovative Tech-
nik viele Büroprozesse: Von der
Falt-, Stanz-, Frankier- und Kuver-
tiermaschine, über Multifunkti-
onsgeräte, die Scanner, Kopierer,
Drucker und Fax in sich vereinen
bis hin zu elektronischen Work-
flowsystemen und intelligenten
Enterprise-Content-Management-
Systemen (ECM), mit denen sich
Dokumente, eingehende Schrift-
stücke und E-Mails besser ver-
walten und aufbewahren lassen.
Wie eine Untersuchung des ECM-
Anbieters „d.velop“ zeigt, haben
Unternehmen inzwischen den
Umfang an Aktenordnern durch-
schnittlich um etwa ein Drittel
reduzieren können. Jedes fünfte
Unternehmen weist sogar eine
Quote von über 50 Prozent auf. Le-
diglich eine kleine Minderheit unter den
mehr als 500 befragten Managern gibt
den Papierakten überhaupt eine Zukunft.
In Hochleistungsverwaltungen geht
es jedoch um mehr als nur um die Di-
gitalisierung der Akten und das viel be-
schworene „papierlose Büro“. Es geht um
ganzheitliche Konzepte zur Optimierung
der Produktivität im Büro unter Einbezie-
hung der Betroffenen. Beim „Office Excel-
lence“, das Methoden des Kaizen, Kanban
& Co. in sich vereint, sind Werkzeuge und
Vorgehensschritte auf sechs Leveln ange-
ordnet, wobei jeder Level eine klare Ziel-
setzung hat, welche auch gemessen oder
auditiert werden kann. Während beim Le-
vel 1 die Mitarbeiter lernen, sich selbst zu
organisieren und Verschwendung zu er-
kennen, geht es beim Level 2 um Standar-
disierung am Arbeitsplatz. Ziel ist, dass
alles in höchstens einer Minute gefunden
wird, dass die Erreichbarkeit klar geregelt
„In der Praxis zeigt sich, dass viele Un-
ternehmen das Potenzial in den admini-
strativen Bereichen erkannt haben“, sagt
Felix Meizer, Leiter Prozessoptimierung
bei der Fraunhofer Austria Research
GmbH. „Viele Unternehmen setzen al-
lerdings zu sehr auf kurzfristige Erfolge
aus Einzelinitiativen ihrer Mitarbeiter.
Sie scheuen das Engagement in Form
von professionell aufgesetzten Effizienz-
steigerungsprogrammen.“ Zurückhal-
tung sei hier allerdings fehl am Platz.
Professionelle Methoden
Seit es Schreibtische gibt, gibt es Bestre-
bungen, diese in Ordnung zu halten. Die
Methoden klingen heute jedoch trendiger,
das Vorgehen ist systematischer: Neben
den bereits erwähnten Methoden wie
„Büro-Kaizen“, „Lean Administration“
oder schlicht „KVP im Office“ gibt es das
„TPM – Total Productive Management im
Verwaltungen gründlich auf und
tauschen darüber in jährlichen
Office-Excellence-Kongressen
Erfahrungen aus. Es werden so-
gar Office-Excellence-Awards
vergeben, bei denen Unterneh-
men öffentlichkeitswirksam die
Erfolge ihrer Ausmist-Aktionen
präsentieren und damit aktiv PR
machen.
Enorm, wie viel Effizienzpo-
tenzial offensichtlich unter den
Aktenstapeln schlummert: Wenn
man dem Kaizen-Institut in Bad
Homburg Glauben schenkt, dann
kann man in den meisten Büros
circa 35 Prozent an Zeit und 50
Prozent an Platz sparen. Da fragt
man sich, was das Personalwe-
sen im Unternehmen und bei
sich selbst tun kann, um dieses
Potenzial möglichst schnell nutz-
bar zu machen.
Was die HR-Abteilung tun kann
Das Rezept scheint auf den ersten
Blick: Vorgänge rationalisieren
und weg mit dem Müll! Das heißt
unter anderem Telefon statt Brief,
E-Mail statt Fax. Auch sind die Begriffe
Zeitmanagement und Büroorganisation
keine neue Erfindung. Büromitarbeiter
können schließlich geschult werden:
●
To-Do-Listen erstellen,
●
Aufgaben nachWichtigkeit und Dring-
lichkeit priorisieren,
●
„multitasking“,
●
nach dem „Sofort-Prinzip“ (Drei-Minu-
ten-Regel: Was sich in drei Minuten erle-
digen lässt, sofort erledigen!) arbeiten,
●
mit der Bürotechnik und EDV sinnvoll
umgehen.
Auch gibt es Coaches, Berater und Trainer,
die in der Personalbteilung das Ablage-
system unter die Lupe nehmen, Opti-
mierungspotenzial aufzeigen und auch
eingefleischten Messies beibringen, wie
man sich von unnötigen Doppelablagen
trennt und Dinge erst einmal „auf Probe“
wegwirft (siehe Kasten „Sieben Produkti-
vitätskiller im Büro“ auf Seite 50).
Die Zettelwirtschaft in Büros veschwendet enorm viel Zeit und Geld.