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BÜROEFFIZIENZ
Arbeitszeit. „Das sind etwa 70 Tage pro
Jahr, an denen Mitarbeiter in die Firma
kommen, den ganzen Tag sinnlose Dinge
treiben und abends wieder nach Hause
gehen – ohne irgendetwas Produktives
geleistet zu haben“, fasst Jürgen Kurz,
Autor des Leitfadens „Für immer aufge-
räumt – 20 Prozent mehr Effizienz mit
Büro-Kaizen“, zusammen.
Misswirtschaft im Büro
Lange Durchlaufzeiten, ineffiziente Pro-
zesse und schlechter Kundenservice sind
die Folge der Misswirtschaft in Büros.
Für die Firmen bedeutet das ein enor-
mer wirtschaftlicher Schaden: Wenn nur
fünf Mitarbeiter mit durchschnittlichem
Verdienst täglich fünf Minuten suchen,
so kostet es das Unternehmen inklusive
Lohnnebenkosten rund 5.000 Euro im
Jahr. In den meisten Unternehmen wer-
den sogar bis zu zehn Prozent aller Do-
kumente aufgrund fehlerhafter Ablage
gar nicht erst gefunden, ergab die Studie
„Der ganz normale Büro-Wahnsinn“ des
Marktforschungsinstituts IDC.
VieledeutscheUnternehmenerkennen
jedoch inzwischen die Notwendigkeit ei-
ner professionellen Reform der täglichen
Büroprozesse. Der Trend geht weg von
Rechtfertigungen des „kreativen Chaos“
hin zur sogenannten „Lean Administra-
Effizienz in Verwaltungsprozessen
TREND. Mit Methoden wie Kaizen, Kanban und KVP gehen immer mehr Firmen
gegen Zeitverschwendung im Büro vor. Ihr Ziel ist Exzellenz.
D
icke Akten stapeln sich links
und rechts auf dem Schreib-
tisch, Post-it-Zettel in ver-
schiedenen Farben kleben
am Computer, an der Wand und an der
Lampe, das Telefon klingelt unter dem
Papierberg in der Mitte, während Out-
look ständig neue E-Mails im Postfach
meldet. Und wenn man dann plötzlich
ein bestimmtes Formular suchen muss,
tun sich Abgründe in der Ablage auf ...
In den deutschen Büros – demArbeits-
platz von rund 17 Millionen Menschen
– herrscht größtenteils Unordnung. Es
wird enorm Zeit und Geld verschwendet,
verraten diverse Statistiken: 13 Prozent
der Arbeitszeit verwenden Mitarbeiter
durchschnittlich für das Suchen von Un-
terlagen, 72 Minuten pro Tag benötigt die
Bearbeitung von E-Mails, wobei nur jede
dritte eingehende E-Mail für den Emp-
fänger überhaupt relevant ist, 70 Prozent
der Ursachen für Kundenreklamationen
entstehen im administrativen Bereich.
Da verwundert es nicht, dass die Wert-
schöpfung im Büro oft sehr gering aus-
fällt. Laut einer Studie des Fraunhofer
Instituts für Produktionstechnik und Au-
tomatisierung verschwenden Büromitar-
beiter im Durchschnitt 32 Prozent ihrer
tion“, zur „Office Excellence“, zum „Büro-
Kaizen“, einer japanischen Methode zur
Optimierung von produzierenden Unter-
nehmen, die Sauberkeit und Ordnung
als unverzichtbare Voraussetzungen für
einen erfolgreichen Betrieb ansieht. Der
kontinuierliche Verbesserungsprozess
(KVP) hat die Verwaltungen erreicht,
und das Thema Büroeffizienz ist eines
der absoluten Topthemen im Bereich
Management geworden: Wo noch vor
Jahren der Produktionsbereich auf seine
Effektivität und Effizienz hin überprüft
wurde, rücken jetzt verstärkt die Admi-
nistrationsprozesse in den Fokus der
Lenker und Leiter.
Externe Helfer bei der Optimierung
Längst haben sich Unternehmensbe-
ratungen auf die Entschlackung der
Büros spezialisiert, Coaches in „Office
Excellence“ geschult. Prozessoptimierer
rücken nun mit Müllcontainern auch in
Personalabteilungen der Unternehmen
an, messen mit Stoppuhren, wie lange
Angestellte für die Bearbeitung der einzel-
nen Vorgänge brauchen. In vielen Unter-
nehmen wurden neben den Frauen- und
Behindertenbeauftragten nun auch soge-
nannte Kaizen-Bürobeauftragte ernannt,
die dafür sorgen sollen, dass die Ordnung
nachhält und es nicht bloß bei einer ge-
meinsamen Aufräumaktion bleibt. Auch
Verlage reagieren auf den Büroeffizienz-
trend, indem sie jede Menge Ratgeber
zum Thema auf den Businessbuchmarkt
bringen. Ganze Benchmarkingprojekte
verschreiben sich der „Office Excellence“
–mehr als 30 namhafteUnternehmenwie
VW, Siemens und Bosch räumen in ihren
Von
Irene Winter
Wenn nur fünf Mitarbeiter mit durchschnittlichem
Verdienst täglich fünf Minuten suchen, so kostet
es das Unternehmen rund 5.000 Euro im Jahr.