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PROBLEMLÖSER DES MONATS
Fristen und Termine sicher im Blick
Das Problem:
Genauen Überblick über alle wichtigen Termine und
Fristen im Personalwesen zu behalten, ist ein bekanntes, dennoch oft
vernachlässigtes Problem. Ereignisse wie beispielsweise das Ende der
Probezeit eines Mitarbeiters, der Beginn des Mutterschutzes einer Kol-
legin oder das Auslaufen von Arbeitsverträgen manuell zu überwachen,
nimmt viel Zeit in Anspruch – vor allem in größeren Unternehmen.
Die Lösung:
Bisher mussten in der Praxis Terminübersichten aufwendig
über Abrechnungsprüfläufe erstellt oder manuell Listen und Auswer-
tungen aus der Lohnsoftware abgerufen werden. Ein neues Modul
der Lohnsoftware „Exact LohnXL/XXL“ schafft hier Abhilfe. Der „Exact
Event Manager“ überwacht als digitales Frühwarnsystem mit automa-
tischer Alarmfunktion alle notwendigen Daten aus der Lohnsoftware in
Echtzeit und schickt automatische Terminerinnerungen
an die zuständigen Mitarbeiter. Der Empfängerkreis kann für
unterschiedliche Benachrichtigungen, wie das Ende der Probe- oder
Elternzeit oder Mitarbeiterein- oder -austritte, individuell zusammen-
Viele Probleme der täglichen Personalarbeit lassen sich mithilfe von kleinen Software-Tools
lösen. Wir stellen in dieser Rubrik monatlich ein Feature vor, das uns zur praktischen Problem-
lösung besonders aufgefallen ist.
gesetzt werden. Ebenso ist das
Datum einstellbar, an dem die
E-Mail versendet wird. Damit
wissen immer alle Beteiligten,
zum Beispiel Personalverant-
wortliche, Manager oder auch
die EDV-Abteilung, rechtzeitig,
welche Aufgaben anstehen. Bei
Zeitüberschreitungen sorgen Wiedervorlagen für weitere Erinnerungen.
Standardmäßig werden folgende Fristen überwacht: Ausbildungs-
ende, Ende der Probezeit, Ende des Mutterschutzes, Ablauf Elternzeit,
Mitarbeiteraustritte, Ende einer Arbeitserlaubnis, Mitarbeitereintritte,
Mitarbeiterkündigungen und Terminvorlagen. Da der „Exact Event
Manager“ Ereignisse jederzeit im Blick behält, agiert er wie eine Art
24-Stunden-Assistent, der Personalverantwortliche über alle anfal-
lenden Termine und Fristen bestens informiert.
Roland Rott
Managing Director, Exact
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