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WISSENSMANAGEMENT
MANAGEMENT
01 / 10 personalmagazin
Ebit-Bericht des Bereichs oder die Ver-
öffentlichung von Umfrageergebnissen
für Transparenz und Offenheit. Im Be-
reich „Produkte“ werden die Steckbriefe
zu den Dienstleistungen des Personal-
bereichs gepflegt. Unter „Personen“
werden die Ansprechpartner mithilfe
des Organigramms und Verlinkungen
auf ihre Verantwortungsbereiche und
Dienstleistungen übersichtlich darge-
stellt. Auch Termine können geplant
und Prozesse für alle Mitarbeiter im HR-
Bereich zugänglich visualisiert werden.
Erfolgsfaktoren auf drei Ebenen
Egal ob im Personalwesen oder in einem
anderen Bereich ein Wiki eingeführt
wird, es sind immer drei Erfolgsfaktoren
aufeinander abzustimmen: Technik, Or-
ganisationundMotivation (sieheKasten).
Um diese Erfolgsfaktoren zu nutzen und
Fallstricke zu umgehen, sollten Unter-
nehmen bestimmte Standards bei der
Einführung der Wikis einhalten.
Zunächst ist es wichtig, die Zielgruppe
für das geplante Wiki genau zu kennen.
Durch eine gezielte Befragung kann
man herausfinden, was die Mitarbeiter
tatsächlich für ihre tägliche Arbeit brau-
chen – beispielsweise ein Glossar für ty-
pische Abkürzungen, FAQ-Listen für die
Kundenbetreuung oder einen Austausch
von Schulungsunterlagen. Die Inhalte,
imWiki müssen dann konkret zu diesem
Optimierungsbedarf passen.
Anschließend sollte ein kleines Team
von Nutzern die Wissensplattform vor-
strukturieren. Im Personalbereich von
MVV Energie haben die Abteilungs-
leiter dafür vier Vertreter benannt, die
gemeinsam Rubriken entwickelten. Ein
Team von „Journalisten“ – Vertreter aus
den einzelnen HR-Gruppen – lieferten
dann zusammen erste Inhalte.
In diesem Kernteam sollten alle
Schlüsselpersonen, wie zum Beispiel
Führungskräfte oder auch Mitarbeiter,
die ohnehin mit Dokumentationsaufga-
ben betraut sind, beteiligt sein. Ebenso
sollten sowohl erfahrene als auch neue
Mitarbeiter mitwirken.
Problematisch wird es, wenn sich je-
mand übergangen fühlt oder wenn Be-
denken nicht ernst genommen werden.
Hier spielt im Personalbereich vor allem
der Schutz personenbezogener Daten
eine Rolle. Im Personal-Wiki von MVV
Energie löste man dieses Problemmithil-
fe der Verlinkung auf Laufwerke. So sieht
man zwar, wer welche Informationen hat
und Ansprechpartner ist, kann aber auf
verlinkte Dateien in einem Wiki-Artikel
mit schützenswertem Inhalt nicht zu-
greifen, weil die Zugriffsrechte auf das
entsprechende Laufwerk fehlen. Mode-
rierte Treffen, um solche Befürchtungen
zu diskutieren und entsprechende Um-
gangsweisen mit dem Wiki zu vereinba-
ren, erleichtern die Klärung. Auch das
Sperren des Bearbeitungsmodus ge-
wisser Seiten kann manchmal sinnvoll
sein. Diese Möglichkeit sollte jedoch mit
Bedacht gewählt werden, um den Wiki-
Effekt nicht zu bremsen. In den meisten
Wikis bei MVV Energie ist zum Beispiel
die Startseite gesperrt, um die Grund-
struktur des Wikis zu schützen. Eine
ansprechende Gestaltung der Einstiegs-
seite und eine verständliche Struktur er-
leichtern die Arbeit mit einem Wiki.
Zur tatsächlichen Einführung des
Firmen-Wikis und der Freigabe zur Nut-
zung gehört dann das Informieren der
Kollegen etwa über Präsentationen, Hin-
weisen in der Mitarbeiterzeitung und
weiteren üblichen Kanälen. Bei MVV
Energie arbeiten die acht Betreuer der
unterschiedlichen Wiki-Projekte eng
zusammen und pflegen etwa einen Aus-
tausch von Schulungsmaterial sowie ge-
meinsame elektronische Hilfeseiten.
Im Personalbereich ist der Satz „Steht
die Information schon im Wiki?“ keine
Seltenheit. Innerhalb von weniger als
einem halben Jahr wurden bereits 150
Seiten erstellt. Noch stehen letzte Schu-
lungen an, sodass man künftig mit wei-
teren Beiträgen rechnen kann.
TIPPS
Erfolgsfaktoren und Fallstricke von Wikis
Erfolgsfaktoren
Fallstricke
Technik
●
Auswahl einer benutzerfreund-
lichen Software
●
Angebot von Wiki-Schulungen
●
Einsatz des Wikis für standardisier-
te Prozessdokumentationen
●
Die Einstellung, das Wiki löse
automatisch alle Probleme
Organisation
●
Festlegen von klaren Zielen
●
Einbindung der Führungskräfte und
Schlüsselpersonen
●
Keine klaren Zielsetzungen und
damit keine Basis für die Struktur
im Wiki
●
Fehlende Unterstützung des
Managements
Motivation
●
Übersichtliche Struktur im Wiki
●
Sinnvolle Inhalte mit Bezug zum
Arbeitsleben
●
Unzureichende Einbindung der
Betroffenen
●
Die Vorstellung, das Wiki ersetze
eine persönliche Betreuung
Der Erfolg von Wikis hängt von vielen Faktoren ab, die sich auf drei Ebenen
zusammenfassen lassen: Technik, Organisation und Motivation.
Anne Keck
ist Junior Consultant bei der MVV
Energie AG, Mannheim.