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GFOS mbH, D-45356 Essen
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Personalzeit
transparent
gestalten
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Zeiterfassung
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Projektplanung
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Ausbildungsplanung
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Bewerber- und Qualifikations-
management
■
Workflow / ESS
Reihen einspringen, ruft der Betriebs-
leiter seinen Kollegen in Düsseldorf
an, der zur gleichen Projektgruppe
gehört. Mit einem Mausklick schaut
dieser in seinem Dienstplan, ob er
aushelfen kann. Der Betriebsleiter
aus Essen zieht sich dann den Mitar-
beiter auf seinen Plan. In Düsseldorf
ist nun gelb markiert, dass der Koch
vom Essener Betrieb ausgeliehen
wurde. So ist jederzeit transparent,
wo ein Mitarbeiter gerade arbeitet.
Auch die Mitarbeiter schätzen
das neue System: Da die Betriebe je-
de Woche den aktuellen Dienstplan
ausdrucken und ans Schwarze Brett
hängen, haben alle Überblick über
ihre Urlaubstage, Überstunden und
Dienste. Sollte einmal eine falsche Ar-
beitszeit eingetragen sein, wird dies
schnell aufgedeckt und kann vom Be-
triebsleiter zeitnah korrigiert werden.
Am Monatsende bekommt jeder Mit-
arbeiter einen Monatsbericht. Stetige
Nachfragen beim Betriebsleiter oder
der Personalabteilung entfallen. Von
mehr Transparenz profitieren auch
Geschäftsführung und Controlling.
Zahlreiche Berichte und Statistiken
können mit dem System erstellt wer-
den. Mit einem Jahresdienstplan ist
zudem nachvollziehbar, wann und wie
jemand während eines Jahres gearbei-
tet hat. Iris Schwan schätzt noch etwas
an der Lösung: „Auch wenn sich neue
Anforderungen im Unternehmen er-
geben, wächst das System mit, durch
seinen modularen Aufbau und die
Möglichkeit, zusätzliche Schnittstel-
len zu realisieren.“
arbeitsrechtlichen Vorschriften und
Betriebsvereinbarungen. Es „warnt“
außerdem, wenn zu viele Überstun-
den geleistet wurden. Ebenso, falls ein
Kollege die tägliche Arbeitszeit über-
schreitet. „Natürlich lässt sichMehrar-
beit nicht immer vermeiden, gerade in
der Gastronomie“, weiß Iris Schwan.
„Die Ampelfunktion hilft uns aber,
die in Grenzen zu halten und durch
die flexible Anpassung von Arbeits-
zeiten schneller auszugleichen.“ Hin-
zu kommt: Dank des elektronischen
Dienstplans kann das Unternehmen
personelle Kapazitäten viel effizienter
einsetzen und Engpässe durch Unter-
besetzungen weitgehend vermeiden.
UmMehrarbeit auszugleichen, stehen
jedem Mitarbeiter jährlich sechs Ar-
beitszeitverkürzungstage zu. Wird so
ein Tag genommen, zieht die Software
diesen vom Freizeitausgleichskon-
to (FZ) ab. Auch krankheitsbedingte
Fehltage mindern das FZ-Kontingent
um einen definierten Prozentsatz.
Auf kurzfristigen Bedarf reagieren
Da das Delicate-Team auch die Vor-
stände von Thyssen-Krupp und deren
Gäste bewirtet, sind oft schnelle Ein-
sätze nötig, weil ein Termin erst kurz
vorher angemeldet wird. Hierfür gibt
es einen extra „Springer-Pool“ mit
Mitarbeitern, die nach Bedarf bei un-
terschiedlichen Projekten eingesetzt
werden. Darüber hinaus können sich
die Betriebe gegenseitig Mitarbeiter
ausleihen. Zu diesem Zweck sind
mehrere Außenstellen in Projekt-
gruppen zusammengefasst. Fallen
zum Beispiel im Essener Betrieb zwei
Köche kurzfristig aus, es kann aber
nur ein Ersatzmann aus den eigenen
09 / 10 personalmagazin
PERSONALEINSATZPLANUNG
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Das System warnt automatisch vor zu vielen
Überstunden. Doch in der Gastronomie lässt
sich Mehrarbeit nicht immer vermeiden.
Kirsten Grundmann
ist freie Journalistin in
Hamburg.