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AKTUELLES
PROBLEMLÖSER DES MONATS
Kommunikation neu gestalten
Das Problem:
Bei der Zentralisierung eines
administrativen Prozesses wie der Entgelt- und
Zeitabrechnung muss berücksichtigt werden,
dass monatliche Informationen aus dem
Personalbereich wie Verdienstabrechnungen,
Bescheinigungen und Firmenmitteilungen
rechtzeitig und kostenneutral die Mitarbeiter
an allen Standorten erreichen. Doch viele
Mitarbeiter nutzen das Home Office oder sind
national, wenn nicht gar international unter-
wegs. Welchen Service kann die Personalab-
teilung bieten, um auch diese Mitarbeiter mit
notwendigen Informationen zu versorgen und
die Fehlzeitenverwaltung zu vereinfachen?
Die Lösung:
Für den Entgeltbereich bietet SP Data ein integriertes E-Mail-Verfahren.
Auf den klassischen Ausdruck und Postversand der Verdienstabrechnung oder die
Weitergabe an einen Druck- und Kuvertierservice kann künftig verzichtet werden.
Die monatlich erstellten Abrechnungen werden per Mausklick im Abrechnungslauf
selektiert – zum Beispiel externe Abteilungen – und dann per Knopfdruck an die im
Personalstamm hinterlegten E-Mail-Adressen des Mitarbeiters verschickt. Neben
Verdienstabrechnungen können selbstverständlich auch Bescheinigungen und
SV-Meldungen eingebunden werden. Im Hintergrund stehen alle Vorgänge in der
elektronischen Personalakte.
Die Kombination aus Serienbrieffunktion, E-Mail-Verfahren und elektronischer
Personalakte innerhalb der Personalabrechnung von SP Data hilft bei der Gestaltung
administrativer Prozesse: So können zum Beispiel bei einer Tariferhöhung firmen-
individuelle Serienbriefe über die neue Entgeltzusammensetzung sowie über tarif-
vertragliche Änderungen informieren. Nach Fertigstellung sämtlicher Briefe erfolgt
der Versand per E-Mail. Bei individuellen Anpassungen, zum Beispiel Wechsel eines
Firmenwagens, werden die Daten in der Personalabrechnung erfasst, der Standard-
brief mit den neuen Daten erstellt und im Anschluss direkt an den Mitarbeiter per
E-Mail verschickt. Bei Beantragung von Urlaub oder Dienstreisen unterstützt das Mit-
arbeiterportal von SP Data mit dem automatisierten Antrags- und Genehmigungsver-
fahren. Der Mitarbeiter kann über ein Webportal seine Anträge stellen, die dann von
dem jeweiligen Vorgesetzten bewilligt werden. Abteilungsübersichten sowie Zeit-
und Stundennachweise erleichtern hier den Überblick. Der Mitarbeiter erhält nach
der Genehmigung eine Information sowie eine Verknüpfung für den elektronischen
Kalendereintrag. Die Umgestaltung der Verfahren gibt den Personalabteilungen mehr
Raum für fachliche Mitarbeitergespräche.
Viele Probleme der täglichen Personalarbeit lassen sich mithilfe von kleinen
Software-Tools lösen. Wir stellen in dieser Rubrik monatlich ein Feature vor,
das uns zur praktischen Problemlösung besonders aufgefallen ist.
Raphaele Rose
Vertriebsleiterin SP Data
Weitere Info:
09 / 10 personalmagazin