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POTENZIALANALYSE
personalmagazin 09 / 10
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
back zu den Ergebnissen mit konkreten
Verhaltenstipps möglich. Die Rückmel-
dung an die Übungsteilnehmer beinhal-
tete zum Beispiel folgende Hinweise: Um
nicht in der Masse der Nachrichten unter-
zugehen und sich zu verzetteln, sollten
Arbeitnehmer bei der Bearbeitung ihrer
E-Mails die Anzahl der zu bearbeitenden
Mails reduzieren. Hält man Dringlich-
keit und Wichtigkeit sauber auseinander
(siehe Kasten), so fällt das Ausmisten
leichter. Getreu dem Eisenhower-Prinzip
lassen sich die übrig gebliebenen Anfra-
gen leichter sortieren: Welche wichtigen
Aufgaben erledige ich sofort und selbst,
welche kann ich delegieren? Es lohnt sich
außerdem, das Tempo der Bearbeitung zu
drosseln, E-Mails nicht in Eile zwischen
Tür und Angel zu beantworten, sondern
– gerade bei wichtigen, aber weniger drin-
genden Themen – sich in Ruhe begrenzte,
sinnvolle Zeiten dafür zu gönnen. So ge-
lingt es auch besser, Vernetzungen unter
den Nachrichten sowie damit verbundene
Chancen und Risiken zu erkennen sowie
die Inhalte sinnvoll zu bündeln. Hilfreich
ist es zudem, sich mit Grips einen effizi-
enten Zeitplan zu erstellen. Die Vielfalt
der Informationen kann beispielsweise
durch Bildung von Kategorien reduziert
werden oder dadurch, dass derselbe Sen-
der auf seine vier gesendeten Nachrichten
nur eine Antwort erhält.
Erfahrungen aus der ersten Testrunde
Die Teilnehmer der Development-Center
erlebten die Übung als sinnvoll und nah
an der Arbeitsrealität. Schwierig sei al-
lerdings gewesen, sich in der Kürze der
Zeit mit den Absendern vertraut zu ma-
chen, um anhand dieser Referenzgrößen
sinnvolle Entscheidungen treffen zu kön-
nen. Nach diesen Erfahrungen ist es also
sinnvoll, genug Zeit für die Instruktion
inklusive Einarbeiten in das „Who-is-
who“ des Testverfahrens zu haben und
das Verfahren nicht am selben Analyse-
tag, sondern vor der eigentlichen Veran-
staltung durchzuführen.
Eine der Herausforderungen bei die-
semspeziellenEinsatz entstand dadurch,
dass der Test international durchgeführt
wurde und die Ergebnisse von Teilneh-
mern über verschiedene Landeskul-
turen hinweg zum Teil direkt innerhalb
einer Veranstaltung verglichen wurden.
Bei der Testauswertung und in den Feed-
back-Gesprächen wurde deutlich, dass
das Setzen von Prioritäten und somit teil-
weise die getroffenen Entscheidungen
kulturell beeinflusst werden (zum Bei-
spiel: Muss ich meinen Chef einbezie-
hen oder kann ich allein entscheiden?
Muss ich der Bitte meines Vorgesetzten
entsprechen oder kann ich um Aufschub
bitten?). Die Auswertung der Antworten
muss demnach berücksichtigen, dass
es kulturell bedingt (gilt übrigens auch
für verschiedene Branchen oder Unter-
nehmenskulturen!) unterschiedliche
Lösungsmöglichkeiten gibt. Aus diesem
Grund wurden die Teilnehmer bei der
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Zehn Tipps zum effizienten Umgang
mit E-Mails finden Sie zum Down-
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ENTSCHEIDUNGSHILFE
A-Aufgaben:
Wichtig und
dringend
Zeit investieren – gleich erledigen
Für A-Aufgaben sollten Sie Zeit und Grips investieren und sie sofort (in der
Reihenfolge ihrer Unannehmlichkeit) erledigen. Schaffen Sie sich Zeitfenster zum
ungestörten Arbeiten.
Beispiele für A-Aufgaben:
Das dringende, unangenehme Ge-
spräch mit Herrn XY; die schwierige Konzeption des Projekts XY, die nächste Woche
vorgestellt werden soll; die auf heute terminierte B-Aufgabe von letzter Woche ...
B-Aufgaben:
Wichtig, (noch)
nicht dringend
Zeit investieren – terminieren
Diese Aufgaben werden später zu A-Aufgaben. Sie sollten so terminiert
werden, dass Sie sie mit der nötigen Konzentration und Ruhe bearbeiten
können.
Beispiele für B-Aufgaben:
Die kleinen Arbeitsabschnitte eines großen
Gesamtprojekts; das schon lange fällige Gespräch mit einem Mitarbeiter; die
Erneuerung der Kundenkartei; der Besuch beim Zahnarzt …
C-Aufgaben
Zeit minimieren oder delegieren (mit der Verantwortung)
Diese Aufgaben sollten Sie auf keinen Fall anstelle von A- oder B-Aufgaben
erledigen. Bearbeiten Sie sie mit minimalem Aufwand oder delegieren Sie die
Aufgaben.
Beispiele für C-Aufgaben:
Beantwortung der Anfrage von Herrn XY;
rechtzeitiges Nachbestellen von Büro- und Arbeitsmaterial; Zu-/Absage von
Terminen; Vorsortieren der Post ...
D-Aufgaben Zeit minimieren oder Papierkorb
Es gilt, so viele D-Aufgaben zu reduzieren, wie möglich.
Beispiele für
D-Aufgaben:
Werbe-Mails ...
E-Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einstufen
Quel le: Twist Consulting Group
Als Faustregel bei der Bearbeitung von E-Mails gilt: Wichtigkeit kommt vor Dringlichkeit.
Die Dringlichkeit wird rein nach Terminen festgelegt (Wann ist die Deadline?), die Wichtig-
keit misst sich am Arbeitserfolg bei Erledigung der Aufgabe. Entsprechend ihrer Wichtig-
keit und Dringlichkeit werden die E-Mails in A-/B-/C- und D-Aufgaben eingestuft.