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POTENZIALANALYSE
personalmagazin 09 / 10
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
Mit Grips gegen die Mail-Flut
PRAXIS. Mit einer speziellen Übung lässt sich testen, wie effizient Mitarbeiter und
Führungskräfte die Nachrichtenflut in ihrem elektronischen Postfach bearbeiten.
Von
Petra Hausmann
und
Juliette Maggu
S
ie haben 46 neue Mails“ – tagtäg-
lich werden Arbeitnehmer an ih-
rem Arbeitsplatz regelrecht von
eingehenden E-Mails überflutet.
Nimmt jemand eine Schnittstellenposi-
tion ein, so können amTag
locker um die 100 E-Mails
im Posteingang eintru-
deln. Das Internet ist zu
einem der am häufigsten
genutzten Kommunikati-
onsmittel geworden, bis
zu 40 Mal am Arbeitstag
blickt ein Arbeitnehmer
in seinen Mail Account.
Hochkomplexe Aufgabe
Neben allen Vorteilen,
die das virtuelle Kommu-
nikationsmittel mit sich
bringt, birgt die elektro-
nische Informationsflut
auch Gefahren.
Erstens: Der Blick in
den Posteingang wird
zur zeitfressenden Sucht
mit dem klassischen Sä-
gezahneffekt: Eigentlich
wichtige Aufgaben werden unterbro-
chen, der Aufwand, sich wieder neu in
die Aufgabe hineinzuarbeiten, ist groß
und der Arbeitsstil wird ineffizient.
Zweitens: Unter den vielen Mails geht
der Überblick verloren. Bei der Bearbei-
tung wird häufig nur auf dem niedrigsten
Abstraktionsniveau vorgegangen, oft nach
demMotto „Eins nach demanderen“. Nicht
verwunderlich, dass jegliches Gefühl für
Effizienz und der Blick für wichtige Vernet-
zungen dabei zu kurz kommen.
Drittens: Es entsteht ein Teufelskreis
der „Überkommunikation“. Werden zu-
sammenhängende E-Mails nacheinander
bearbeitet, so erhält derselbe Empfänger
vom selben Absender oft gar zum selben
Thema mehrere Mails und bearbeitet
diese nun seinerseits Stück für Stück
und so weiter. Durch die Möglichkeit,
Empfänger vermeintlich geschwind auf
„Cc“ (oder gar „Bcc“) zu setzen und E-
Mails unkommentiert weiterzuleiten,
tragen viele dazu bei, weitere Massen an
zum Teil überflüssigen Informationen in
den virtuellen Umlauf zu setzen, anstatt
die Informationen auf die wesentlichen
Inhalte und Adressaten zu reduzieren.
Viertens: Auch werden Wichtigkeit
und Dringlichkeit der eingehenden
Nachrichten laufend miteinander ver-
wechselt, Prioritäten somit nicht richtig
gesetzt und Entscheidungen entspre-
chend falsch getroffen.
„In-box“-Test zur
Potenzialanalyse
Wissenschaftlich betrach-
tet handelt es sich um eine
hochkomplexe Aufgabe,
denn bei der täglichen
Bearbeitung des Postein-
gangs sind vier Komplexi-
tätsfacetten zugleich stark
ausgeprägt: Die Anzahl
der Informationen, die
Vielfalt der Inhalte, die
Vernetzung von Informa-
tionen miteinander und
die Dynamik (das heißt
das Tempo) der Interaktio-
nen. Wer hier nicht un-
tergehen will, muss mit
analytischem Blick vorge-
hen, um der Komplexität
systematisch zu Leibe zu
rücken.
Die Fähigkeit, mit der immer schnel-
leren Veränderung in Richtung und
Intensität (Dynamik) umzugehen, die
wachsende Komplexität zu reduzieren
und Prioritäten richtig zu setzen – der
Organisationspsychologe Professor
Michael Kastner von der Universität
Dortmund nennt die Kombination aus
Dynamik und Komplexität treffend
„Dynaxität“ – , ist künftig eine unver-
Die Nachrichten im elektronischen Postfach sollten sinnvoll sortiert werden.
© VLADRU