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PERSONALARBEIT MIT EXCEL
ORGANISATION
01 / 09 personalmagazin
Rückstellungen ad hoc berechnen
ARBEITSHILFEN. Unsere Serie „Personalarbeit mit Excel“ zeigt, dass selbst
komplexe Aufgaben im Personalwesen flexibel mit Excel gelöst werden können.
fern im Rahmen des Jahresabschlusses,
welche ihre Anforderungen individuell
umgesetzt haben wollen. Viele Mitar-
beiter wissen allerdings nur bedingt,
welche Optimierungspotenziale in der
Nutzung von Microsoft Excel liegen und
vervielfachen ihren Aufwand dadurch
ungewollt.
Die effiziente und lösungsorientierte
Nutzung von Excel ermöglicht, die Ar-
beiten zum Jahresabschluss zu optimie-
ren, zu automatisieren und dadurch den
Zeitaufwand enormzuverringern. Neben
der standardisierten und gleichzeitig va-
riablen Berechnung der Rückstellungen
Von
Michael Paatz
I
n Unternehmen, deren Wirtschafts-
jahr mit dem Kalenderjahr über-
einstimmt, werden die Fach- und
Führungskräfte aus den Personal-
abteilungen zum Jahreswechsel nicht
nur mit den Änderungen zum neu-
en Jahr, sondern auch mit Unterstüt-
zungsleistungen zum Jahresabschluss
konfrontiert. Insbesondere die Rückstel-
lungsberechnung der verschiedenen Er-
füllungsrückstände, wie beispielsweise
Resturlaub und Zeitguthaben, nehmen
einige Zeit in Anspruch.
Die genannten Sachverhalte werden
als Erfüllungsrückstand gegenüber dem
Arbeitnehmer betrachtet und müssen
demzufolge als ungewisse Verbindlich-
keiten sowohl handelsbilanziell nach
§ 249 Absatz 1 Satz 1 HGB als auch steu-
erbilanziell nach § 5 Absatz 1 EStG zu-
rückgestellt werden.
Flexibel mit Excel
Für die Berechnung der Rückstellungs-
beträge werden zum einen die rückstän-
digen Urlaubsverpflichtungen sowie die
Zeitguthaben (zumBeispiel aus Gleitzeit-
vereinbarungen) benötigt, zum anderen
die Informationen zum Entgelt und den
Lohnnebenkosten. Die Durchführung
dieser Berechnungen erfordert neben
den eigentlichen Ursprungsdaten ein
Programm zur Berechnung. Die vielen
rechtlichen Rahmenbedingungen sowie
die unterschiedlichen Einsatzgebiete
im Steuer- und Handelsrecht verlangen
Flexibilität. Neben hohen Anschaffungs-
kosten bieten viele Spezialprogramme
Excel bietet mit seinen vielfältigen Funktionen eine transparente und übersichtliche Darstellung der
Berechnungsergebnisse. Mit den Funktionen Teilergebnis und AutoFilter erhält der Anwender die
wichtigsten Infos auf einen Blick.
© PROFIBU GMBH KÖLN
nicht die notwendige Beweglichkeit
und sind nur mit speziellen Kenntnis-
sen zu bedienen. Zur Berechnung bietet
sich Microsoft Excel an. Funktionen wie
„SVERWEIS“ zum Verknüpfen verschie-
dener Tabellen oder Datenquellen sowie
die Möglichkeit zur Hinterlegung indivi-
dueller Berechnungsmodelle mit varia-
blen Parametern gestatten flexible und
transparente Kalkulationen, die einfach
zu bedienen sind und gleichzeitig bei
minimalen Eingriffen geänderten Anfor-
derungen gerecht werden.
Solche Lösungen vereinfachen auch
die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprü-
SERIE: EXCEL