Basic HTML-Version
48
PERSONALARBEIT MIT EXCEL
personalmagazin 01 / 09
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
bietet die gezielte Nutzung von Micro-
soft Excel eine Vielzahl weiterer Mög-
lichkeiten, Prozesse im Personalwesen
zu beschleunigen und transparenter zu
gestalten.
Rückstellungen für Resturlaub
In der Bewertung der Rückstellung fin-
den sich das arbeitsvertraglich oder
gesetzlich nach § 11 BUrlG festgelegte
Urlaubsentgelt auf Basis des Bruttoent-
gelts sowie die Arbeitgeberanteile zur
Sozialversicherung und die Berufsgenos-
senschaftsbeiträge wieder. Es empfiehlt
sich, die einzelnen Bestandteile des
Bruttoentgelts für etwaige Prüfungen
separat zu dokumentieren. In der Praxis
erfolgt die Berechnung des Tagesentgelts
meist auf Basis einer Fünftagewoche. Je
nach Tarifvertrag unterscheidet sich der
Wochenfaktor für die Multiplikation. Da-
durch ergibt sich im Tarifvertrag Öffent-
licher Dienst (TVÖD) ein Tagesfaktor von
21,74 (5 Tage x 4,348) im Tarifvertrag
der holz- und kunststoffverarbeitenden
Industrie Nordrhein 21,65 (Wochen-
faktor 4,33) oder im Tarifvertrag der
Metall- und Elektroindustrie Nordrhein-
Westfalen 21,75 (Wochenfaktor 4,35).
Mit Urteil vom 7.5.2007 folgte das
Finanzgericht München (FG München,
7 K 2505/05) der BFH-Rechtsprechung,
nach der die Rückstellungen in der
Steuer- und Handelsbilanz abweichend
voneinander zu bilden sind. Eine han-
delsrechtliche Urlaubsrückstellungsbe-
rechnung, welche dem Vorschlag des
Instituts der Wirtschaftsprüfer (IdW)
folgend mit 220 Arbeitstagen kalkuliert,
wird steuerlich nicht anerkannt. Der
Bundesfinanzhof geht davon aus, dass
Urlaubsrückstände nicht als Verpflich-
tung zum Freizeitausgleich im Folgejahr,
sondern als Geldschuld zu betrachten
sind.
Daher wird die Zahl der regulären
Arbeitstage von 250 im Jahr und nicht
die Differenz von Arbeitstagen und Ur-
laubsanspruch (250 Arbeitstage minus
30 Urlaubstagen ergibt 220 Tage) in der
steuerlichen Rückstellung als maßgeb-
lich erachtet. Darüber hinaus gibt es
auch bei den Wirtschaftsprüfern diffe-
rierende Ansätze, wie die Zahl der Ar-
beitstage anzusetzen ist (zum Beispiel
230 Arbeitstage im Jahr).
Die Rückstellung lässt sich auf Basis
dieser Werte ebenfalls monatsbezogen
durchführen. Es ergeben sich 18,33 Ar-
beitstage im Monat bei 220 und 20,83
Arbeitstage bei 250 Arbeitstagen im
Jahr. Aus diesemGrund fällt die Urlaubs-
rückstellung in der handelsrechtlichen
Bilanz in der Regel deutlich höher aus
als in der Steuerbilanz.
Die Ermittlung der Rückstellungen
mit Microsoft Excel verlangt daher
nach Berechnungslösungen, die ad hoc
editierbar sind. Es bietet sich an, diese
Faktoren auf ein getrenntes Parame-
terdatenblatt auszulagern, auf das alle
weiterführenden Berechnungen dyna-
misch zugreifen. Das steigert einerseits
die Transparenz und ermöglicht ande-
rerseits ein sofortiges Anpassen der
gesamten Berechnungslogik, wenn ab-
weichende Faktoren benötigt werden.
Rückstellungen für Zeitguthaben
Bestehen zum Bilanzstichtag Zeitgut-
haben (zum Beispiel aus Gleitzeitver-
einbarungen) sind diese ebenso als
Erfüllungsrückstand anzusehen. Es
ist eine Rückstellung für ungewisse
Verbindlichkeiten zu bilden. Auch hier
konkurrieren mehrere Rechenansätze
miteinander.
Ist im Arbeits- oder Tarifvertrag das
Stundenentgelt eindeutig definiert, ent-
fällt eine Berechnung. Andernfalls kann
die Ermittlung des Stundenentgelts in
Abhängigkeit von der individuellen, re-
gelmäßigen Wochenarbeitszeit erfolgen.
Die Umrechnung der Wochen- in eine
Monats- oder Jahresarbeitszeit auf Stun-
denbasis geschieht über einen festen
Wochenfaktor. Tarifgebundene Unter-
nehmen finden in der Regel im Tarif-
vertrag entsprechende Vorgaben (siehe
auch Rückstellungen für Resturlaub). In
allen anderen Fällen wird auf den Wert
4,35 als Wochenfaktor zurückgegriffen,
der in den Lohnsteuerrichtlinien (R 30
Abs. 2 Nr. 2a) zur Berechnung des steu-
erlichen Grundlohns vorgeschrieben ist.
Diese Beweglichkeit der Einflussgrößen
lässt sich mit Excel sowohl im Layout des
Reportings als auch in der Gestaltung
der Formeln durch Einbeziehung von
Variablennamen sehr leicht integrieren.
Wichtig: Nach dem Grundsatz der Ein-
zelbewertung in § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB
sind alle Vermögensgegenstände und
Schulden zum Abschlussstichtag unab-
hängig voneinander zu bewerten. Das
heißt für Zeitguthaben, dass negative
Stundensalden nicht mit positiven Zeit-
guthaben verrechnet werden dürfen.
ist Geschäftsführer der profibu GmbH in
Köln und Fachbuchautor.
Michael Paatz
SEMINARTIPP
Dieser Beitrag ist der erste Teil der
Serie „Excel in der Personalarbeit“.
In den nächsten Folgen werden
wir die Anwendungsgebiete von
Excel bei Aspekten des demogra-
fischen Wandels, Mitarbeiterbefra-
gungen und Personal-Controlling
darstellen. Zur Vertiefung des
Themas bietet die Haufe Akademie
in Zusammenarbeit mit der profibu
GmbH die Seminarreihe „Excel in
der Personalarbeit“ an.
Das Personalmagazin verlost dazu
unter seinen Lesern acht Seminar-
gutscheine der Haufe Akademie im
Wert von je 125 Euro. Bewerben
Sie sich bis 1. März 2009 auf
unserem Portal, Stichwort „Excel
in der Personalarbeit“.
SERIE: EXCEL