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personalquarterly 02/ 13
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Schwerpunkt
_meetings
Aber auch die Meetingteilnehmer selbst können sich be-
mühen, einige Minuten vor der eigentlichen Meetingzeit zu
erscheinen (z. B. 3-5 Minuten zu früh), um vor dem Meeting
langsam in die Kommunikation zu finden. Positive Erfah-
rungen in dieser kurzen Phase vor demMeeting – zum Beispiel
durch Small Talk – können das Erleben von Meetings und die
Bewertung der Meetingergebnisse steigern. Small Talk kann
die Beziehungen zwischen Kollegen aufbauen und verbessern.
Außerdem kann Small Talk eine angenehme Gesprächsatmo-
sphäre aufbauen, in der sich auch diejenigen Mitarbeiter wohl-
er fühlen und Wortbeiträge im Meeting einbringen, die sich
sonst aus Unsicherheit selten oder gar nicht zu Wort melden.
Schließlich ist auch unabhängig von einzelnen Führungs-
kräften oder Teams überlegenswert, inwiefern die hier darge-
stellten Ergebnisse organisational genutzt werden können. Eine
Möglichkeit besteht in der Entwicklung und Implementierung
eines Trainingsprogramms zur Verbesserung der Meetingef-
fektivität, in dem (neben anderen Aspekten) die Bedeutsam-
keit von Small Talk vor dem Meeting für Führungskräfte und
ihre Mitarbeiter verdeutlicht wird. Darüber hinaus sollte auf
Managementebene auch überdacht werden, wie die Qualität
von Meetings evaluiert werden kann. Beispielsweise könnten
Einige Minuten Small Talk vor Beginn eines Meetings haben
positive Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Teilnehmer,
auf die Zusammenarbeit und insgesamt auf das Ergebnis eines
Meetings.
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„Überpünktlich“ sein (zum Beispiel bereits 5 Minuten vor dem
Meeting erscheinen)
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Offizielle Erinnerung einige Minuten vor dem angesetzten
Meeting-Beginn verschicken (persönlich, per E-Mail oder Twitter)
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Die Minuten vor dem Meeting tatsächlich für die informelle
Kommunikation nutzen und nicht dazu, das Meeting frühzeitig
zu beginnen
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Auch Führungskräfte, nicht nur Mitarbeiter, sollten einige Minu-
ten früher zum Meeting erscheinen
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Führungskräfte können die kurze Phase vor dem Meeting aktiv
nutzen, um die Kommunikation im Meeting zu erleichtern –
insbesondere für stillere, zurückhaltendere Mitarbeiter
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Mitarbeiter und Führungskräfte können Small Talk vor dem Mee-
ting nutzen, um die Beziehungen untereinander zu fördern und
um gemeinsam eine angenehme Gesprächsatmosphäre für das
Meeting aufzubauen
Abb. 3:
Checkliste: So nutzen Sie Small-Talk-Effekte
Quelle: Eigene Darstellung.
Führungskräfte und Meetingteilnehmer regelmäßig zur Effek-
tivität ihrer Meetings befragt werden, um sie für wichtige As-
pekte zu sensibilisieren und den Trainingserfolg zu messen.
Spezifische Mitarbeiterbefragungen können Aufschluss darü-
ber geben, inwiefern Small Talk vor dem Meeting und andere
Meetingmethoden und –prozesse genutzt werden und wo es im
Unternehmen noch Verbesserungspotenziale gibt.
Fazit
Zusammengefasst zeigt die aktuelle Studie, dass Small Talk
vor dem Meeting nicht nur angenehmer Zeitvertreib ist, son-
dern auch die Meetingeffektivität steigern kann. Dieser Effekt
bleibt bestehen, wenn andere Methoden zur Verbesserung von
Meetingprozessen (z. B. offene Kommunikation; Pünktlichkeit)
mitberücksichtigt werden. Der Effekt ist allerdings nicht unab-
hängig von den Persönlichkeitseigenschaften der Meetingteil-
nehmer, sondern er variiert je nach Extraversion. Insbesondere
introvertierte Meetingteilnehmer profitieren, wenn vor dem
offiziellen Meeting informeller Small Talk stattfindet. Um die
wahrgenommene Meetingeffektivität zu steigern, sollten Füh-
rungskräfte ihre Mitarbeiter ermuntern, einige Minuten vor
der Zeit zum Meeting zu kommen.