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personalquarterly 02/ 13
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Schwerpunkt
_meetings
wie das Verlieren in Details und Beispielen, lange Redebeiträge
oder das Tadeln anderer Teammitglieder verhindert und statt-
dessen den Fokus zurück auf die zu besprechenden Inhalte
lenkt. Forschungsbefunde zeigen, dass nach strukturierenden
Äußerungen, wie z. B. der Verweis auf das Ziel des Meetings,
Verfahrensfragen oder Priorisierungen weniger gejammert
wird (Kauffeld, 2007).
Notwendigkeit und Vorbereitung von Meetings prüfen:
Die dysfunktionale Kommunikation hat insbesondere dann ei-
nen negativen Einfluss auf die Gesundheit der Mitarbeitenden,
wenn diese viel Zeit in Meetings verbringen. Daher ist jeweils
zu überlegen, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist. Geht es
beispielsweise in erster Linie darum Informationen weiterzu-
geben, reicht oft auch eine schriftliche Mitteilung per E-Mail an
die Beteiligten aus. Diese kann jede/r so in den Arbeitsalltag
integrieren, wie es für ihn oder sie gut passt. Um Meetings
bedarfsorientiert zu planen, kann ein Themenspeicher genutzt
werden: Hier können Punkte für zukünftige Besprechungen
gesammelt werden, sodass ein Meeting nur stattfindet, wenn
entsprechende Inhalte anstehen. Sollen hingegen Ideen gesam-
melt werden, kann dies auch im ersten Schritt außerhalb des
Meetings stattfinden. Beispielsweise kann an einem zentralen
Ort eine Pinnwand aufgestellt werden, an der die Mitarbeiter
eigene Gedanken ergänzen können oder ein für alle zugäng-
liches Dokument erstellt werden. Die gemeinsame Diskussion
in einem Meeting kann so besser vorbereitet und deutlich fo-
kussierter und zielorientierter durchgeführt werden.
Teilnehmerkreis begrenzen und bewusst zusammenset-
zen:
Es sollten immer nur diejenigen Personen zu Meetings
eingeladen werden, für die diese wirklich relevant sind. Da-
rüber hinaus ist aus vorhergehenden Studien bekannt, dass
die Alterszusammensetzung einen Einfluss auf das dysfunk-
tionale Verhalten in Meetings hat (Schulte/Lehmann-Willen-
brock/Kauffeld, in press). Während ältere Mitarbeitende und
im Durchschnitt ältere Teams in Meetings beispielsweise ver-
mehrt jammern, auf Hierarchien und entsprechende Zustän-
digkeit verweisen und wenig Interesse an Veränderung an den
Tag legen, zeigen altersgemischte Teams deutlich weniger de-
struktive Verhaltensweisen (Schulte et al., in press). Nach Mög-
lichkeit sollten Meetings daher altersgemischt, d. h. sowohl mit
jüngeren als auch mit älteren Mitarbeitern stattfinden.
Besprechungen mit act4team-Coaching
®
optimieren:
Um gezielt an der Kommunikation in Meetings zu arbeiten
kann ein reguläres Meeting auf Video aufgezeichnet und mit
dem prozessanalytischen Instrument act4teams
®
ausgewer-
tet werden (Kauffeld/Tiscar-Lorenzo/Montasem/Lehmann-
Willenbrock, 2009). Die Ergebnisse werden im Rahmen eines
Coaching-Prozesses mittels Grafiken und Podcasts an das
jeweilige Team zurückgespiegelt und als Ausgangspunkt für
ein Team-Coaching genutzt. Sieht ein Team beispielsweise im
Podcast mehrere Sequenzen, in denen es nur jammert, erzeugt
dies Betroffenheit und Änderungswillen. Gleichzeitig ist der
Ansatz ressourcenorientiert, da oft verdeckte Potenziale des
Teams, die mit dem bloßen Auge auch von geübten Trainern
und Coachs übersehen werden, durch die act4teams
®
-Analyse
sichtbar gemacht werden und so bewusst zur Optimierung
genutzt werden. Mithilfe eines begleitenden act4team-Coa-
chings
®
können unter Berücksichtigung vorhandener Stärken
Abb. 5:
Einfluss von Zeit in Meetings & wahrgenommener Meeting-Effektivität
(a) Zeit in Meetings und (b) wahrgenommene Meeting-Effektivität als Moderatoren des Zusammenhangs zwischen
dysfunktionaler Kommunikation in Meetings und der Gesundheit der Mitarbeiter. Quelle: Eigene Darstellung.
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Gesundheit
(1= schlechter -/7=guter Gesundheitszustand)
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(a)
dysfunktionale Kommunikation
(von 1=nie bis 6= sehr oft)
Mitarbeiter verbringen viel Zeit in Meetings (+ 1 SD)
Mitarbeiter verbringen wenig Zeit in Meetings (– 1 SD)
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(b)
dysfunktionale Kommunikation
(von 1=nie bis 6= sehr oft)
wahrgenommene Effektivität ist hoch (+ 1 SD)
wahrgenommene Effektivität ist gering (– 1 SD)
Gesundheit
(1= schlechter -/7=guter Gesundheitszustand)