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IMMOBILIENMANAGEMENT
I
PROPERTY MANAGEMENT
I
RECHT
Wichtige Entscheidungsfrage für pas-
sende Organisations- und Betriebsmodel-
le im Property Management bleibt dabei:
Welche Prozesse können zentral gefasst,
welche müssen dezentral realisiert wer-
den? Hier kommen verschiedene Anbie-
ter zu unterschiedlichen Lösungen. Zum
Beispiel kann die Verantwortung für eine
Immobilie klar bei einemPropertyMana-
ger liegen – deutschlandweit auf verschie-
dene Regionalbüros verteilt –, der jedoch
vonRoutinearbeiten in der Immobilie ent-
lastet wird und für qualitativ anspruchs-
volle Spezialprozesse, beispielsweise die
gerichtliche Verfolgung von offenenMiet-
forderungen, durch entsprechende Spezi-
alisten Unterstützung bekommt.
Außerdem kommen neben dem ver-
antwortlichen Property Manager Objekt-
betreuer zum Einsatz. Sie sind die An-
sprechpartner der Mieter vor Ort, beauf-
sichtigen Instandhaltungsmaßnahmen,
übergeben Mieteinheiten, stehen für die
Vermietung vor Ort zur Verfügung. Die
kaufmännische Seite der Abläufe hält der
Property Manager zusammen. Zentrale
Reporte schaffen bei diesen Prozessen eine
einheitliche Datengrundlage. Hier wird
auch die Entwicklung des Mietausfalls für
ein Portfolio beobachtet. Grundlage, um
mit demAuftraggeber spezifisch zu einem
Portfolio passende Maßnahmenpakete zu
vereinbaren.
EINHEITLICHER DATENSTAND
Zentralen
Support erfahren die Prozesse ebenfalls
in einem Vermietungsmanagement. Spe-
zialisierteMitarbeiter beobachten die Ent-
wicklung in einem Portfolio und steuern
auch bei regionaler Streuung beauftragte
Makler durch einheitliche Standards in
Online-Insertion, Datenaufnahme von
Interessenten oder Daten zu Abschlüssen.
Spezialisierte Gewerbevermieter bedienen
alleine dieses Marktsegment und sorgen
dafür, dass der Generalist Property Ma-
nager sich auf die kaufmännische Objekt-
leitung konzentrieren kann. Zusätzlicher
Baustein, den Auftraggeber schätzen: Auf
Grund einheitlicher Daten könnenweitere
Spezialisten die Mietanpassungspotenzi-
ale in einem Bestand ermitteln und über
Maßnahmen und ein Monitoring gezielt
die Einnahmenseite eines Portfolios ent-
wickeln.
Ein einheitlicher Datenstand für alle
Beteiligte kann nur mit einer aufwändigen
IT sichergestellt werden. Dieser Teil des
Property Managements wird auch heute
noch auf Seiten vieler Auftraggeber unter-
schätzt. Selbstverständlich geht es dabei
auch um Effizienzgewinne im Property-
Management-Unternehmen selbst. Aller-
dings verbirgt sich hier auch ein immenser
Qualitätsgewinn für einen Auftraggeber:
Was heute im Property Management ge-
streuter Bestände geleistet wird, hat kaum
noch einen Bezug zu den Einnahmen-
Überschuss-Rechnungen, mit denen vor
Jahren eine kaufmännische Immobilien-
verwaltung getan war.
Geänderte Kommunikationswege und
-gewohnheiten, besonders beiWohnungs-
mietern, müssen ebenfallsmit innovativen
Ansätzen aufgenommen werden. Zu
einem zentralen Property Management
für regional gestreute Bestände gehört
heute ein Callcenter. Es nimmt Anrufe
entgegen, die dadurch nicht beim Pro-
perty Manager landen, sondern über ein
Ticketsystem an verschiedenen Arbeits-
plätzen bearbeitet werden. Mitarbeiter am
Telefon brauchen immobilienwirtschaft-
liche Kenntnisse und Erfahrungen sowie
den Zugang zu den Datensystemen, um
Anliegen und ihre Bearbeitungsmöglich-
keiten einschätzen zu können. Durch den
Zugang zu den Datensystemen können
viele Anfragen im Callcenter auch inner-
halb des Telefonats geklärt werden.
Sicher werden sich unterschiedliche
Lösungen etablieren. Doch wer sich mit
seiner Organisation strikt auf die Interes-
sen der Auftraggeber ausrichtet, hat klare
Vorteile. Denn imKern wird die Frage be-
antwortet werden müssen, wie sich deren
Interessen mit der dezentralen Betreuung
von gestreut lokalisierten Immobilien und
Mietern verbinden lassen.
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Dirk Tönges, Geschäftsführer Treureal GmbH und
Treureal Property Management GmbH
Allgemeine Durchschnittswerte
in der Branche:
›
IT-Kosten im Property Management:
Es wird mit 4.000 bis 5.000 Euro
pro Arbeitsplatz im Jahr gerechnet.
›
Zwischen drei und vier Prozent der
Arbeitsplätze entfallen auf IT.
Beispiel Gewerbeportfolios:
Auf ein Gewerbeportfolio (Büro-
nutzung) mit einem Umfang von
rund 500.000 Quadratmetern
vermieteter Fläche entfallen in
einem Jahr:
›
ein Mietinkasso über rund 53 bis
55 Millionen Euro,
›
eine Vermietungsleistung für rund
12 bis 14 Millionen Euro,
›
die Bearbeitung offener Mietfor-
derungen in Höhe von rund neun
Millionen Euro,
›
die Bearbeitung von Instandhal-
tungsaufträgen und Baumaß-
nahmen in Höhe von rund vier
bis fünf Millionen Euro.
DATEN – ZAHLEN – FAKTEN