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So muss er – und eben nicht der Mieter – bereits
bestehende Einzugsermächtigungen auf das in-
ternationale Kontosystem umstellen.
DemMieter bleibt der Gang zur Bank also erspart.
Nichtsdestotrotzmuss er ausführlich über die Um-
stellung informiert werden. So werden beispiels-
weise zukünftig neue, je nach Geldinstitut auch
genauere, Angaben zur Mietzahlung inklusive
Gläubiger-ID und Mandantenreferenz auf dem
Kontoauszug ausgewiesen. MancheMieter mögen
verunsichert reagieren, wenngleich sich faktisch
für sie nichts ändert. In solchen Fällen gilt es, in
den persönlichen Dialog mit dem Bewohner zu
treten. Dafür sollten alle verantwortlichen Mit-
arbeiter entsprechend geschult sein.
Der formelle Aufwand steigt
Die Information bei bestehenden Einzugsermäch-
tigungen ist nur eine der neuen Formalien, die
Folge der EU-Verordnung sind. Darüber hinaus
ist bei jeder Änderung, z. B. der Miethöhe oder
der Fälligkeit, dann konkret der einzuziehende
Betrag inklusive Zeitpunkt unter Verweis auf das
vorliegende SEPA-Mandat mitzuteilen.
Bei der Neuvermietung oder Änderung der bishe-
rigen Bankverbindung gelten wieder andere Vor-
schriften: Hier reicht es nicht mehr aus, dass der
Mieter dem Vermieter seine Kontodaten mitteilt.
Er muss über ein gesondertes Formular bestäti-
gen, dass er eine Lastschrift via SEPA-Verfahren
akzeptiert. Nur in diesemFall hat folglich auch der
Mieter einen gewissen Zusatzaufwand.
Schnittstellen anpassen,
Know-how aufbauen
Natürlich greifen Wohnungsunternehmen – gera-
de solch große wie die HOWOGE mit rund 53.000
Wohneinheiten – in derMieterverwaltung längst auf
automatisierte Prozesse zurück. Ein Großteil lässt
sich daher tatsächlich auf Knopfdruck umsetzen.
Lediglich Änderungen der Geldinstitute, wie die
Umstellung auf die international gültigen Bank-
leitzahlen, müssen manuell eingepflegt werden.
Zudem erfordert der neue Lastschrifteinzug einen
gewissen Vorlauf, um Prozesse, beispielsweise in
der Neumietergewinnung, anzupassen.
Um der Herausforderung gerecht zu werden, ist
es ratsam, jeweils einen geeigneten Hauptverant-
wortlichen aus demBestandsmanagement und der
Informationstechnologie imUnternehmen für die-
se Aufgabe zu identifizieren. Beide Kompetenzen
müssen bei der Umstellung ineinandergreifen und
die unterschiedlichen Sichtweisen praxistauglich
berücksichtigt werden. Für das Projektteam erge-
ben sich also gleich zwei Herausforderungen. Zum
einen muss das neue Verfahren verinnerlicht wer-
den. Zum anderen sind beide Abteilungen gefor-
dert, die Prozessketten der anderen zu verstehen.
Über ein geeignetes Schnittstellenmanagement
und engeAbsprachen in regelmäßigenTreffen kann
diese Hürde gemeinsam genommen werden. Im
Fall der HOWOGE hat sich dieserWeg bewährt. Zu-
demgilt: Üblicherweise wird die Umstellung nicht
komplett allein mit internem Personal erfolgen,
sondern inKooperationmit einemIT-Dienstleister.
Hier kommt folglich noch eineweitere Schnittstel-
lenaufgabe hinzu, diesmal nach außen.
Spätestens wenn alle Prozesse identifiziert sind
und das IT-System angepasst ist, folgt erneut
der Blick nach innen. Denn die von der Umstel-
lung tangierten Mitarbeiter müssen zum The-
ma geschult werden. Dies betraf vor allem die
HOWOGE-Kundenbetreuer, für die zudem der
formelle Aufwand steigt. Sie müssen u. a. sowohl
die neuen Formalien und Fristen für den Einzug
von Geldern kennen als auchwissen, welche Daten
und Unterlagen wie administriert werden.
Besser zu früh als zu spät
ZumApril 2013wurdendieMietenbei derHOWOGE
zumerstenMal auf Grundlagedes SEPA-Verfahrens
eingezogen. Das bisherige Feedback vieler Markt-
teilnehmerwar, dass dieGesellschaft „frühdran“ sei
mit der Umstellung. Allerdings ist die Zeit bis Feb-
ruar 2014deutlich knapper, als es vielen erscheint.
Zudem gibt es einen weiteren Aspekt, der dafür
spricht, das Thema frühzeitig anzugehen: Auch für
IT-Dienstleister ist das System neu. Das bedeutet,
dass sie neue Produkte schaffen, in jedem Fall aber
bestehende Lösungen anpassen müssen.
Die HOWOGE ist das Thema bereits in einer frühen
Pilotphase gemeinsam mit dem Beratungs- und
Systemhaus Aareon angegangen und hatte damit
die Chance, ihre individuellen Bedürfnisse in das
neue Produkt einfließen zu lassen. Vor diesemHin-
tergrund konnte ein passgenaues Angebot ent-
wickelt werden, das explizit auf die Prozesse und
die IT der HOWOGE ausgerichtet ist. Vermieter,
die später kommen, haben hingegen kaum noch
Gestaltungseinfluss undmüssen sichmit den vor-
gefertigten Lösungen anderer Marktteilnehmer
zufriedengeben.
Fazit
Mit dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrs-
raum (SEPA) wird es Pflicht, für den Massenzah-
lungsverkehr das SEPA-Verfahren anzuwenden.
Dabei müssen dieMieter detailliert und rechtzeitig
darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass eine Um-
stellung auf das neue Systemerfolgt. Auch später
– beispielsweise sobald sich dieMiethöhe ändert –
gelten zusätzliche neue Formalien, die einzuhalten
sind. Die Umstellung bedeutet folglich für Immo-
bilieneigentümer und Vermieter: Prozessemüssen
angepasst und auch das IT-System dahingehend
geprüft werden, ob es die neuen Anforderungen
erfüllen kann.
Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, hier früh
anzusetzen und den erforderlichen Aufwand nicht
zu unterschätzen. Letzteres gilt auch für diemög-
lichen Vorteile, die in einer zeitigen Beschäftigung
mit dem Thema liegen – z. B. kann über gemein-
same Pilotprojektemit dem jeweiligen IT-Dienst-
leister ein passgenaues neues System gegossen
werden, bei dem der Immobilienbestandshalter
seine individuellen Anforderungen eher erfüllt
sieht als bei einem Standardprodukt.
Wohnungseigentümer sind verpflichtet, ihre Mieter schriftlich über die Umstellung zu informieren –
auch spätere Schreiben, z. B. bei Mietanpassungen, müssen die neuen SEPA-Formalien berücksichtigen
Quelle: HOWOGE
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6|2013