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neuen Rechnungslegungssoftware statt. Hilfreich
beim Vergleich verschiedener Softwareprodukte
sind eigens erstellte Checklisten, die die Anfor-
derungen (Pflichtenheft) und den jeweiligen Er-
füllungsgrad eines jeden Softwareproduktes dar-
stellen, um sie anhand nachvollziehbarer Kriterien
vergleichen zu können. Eine wesentliche Bedeu-
tung kommt der Definition von K.-o.-Kriterien zu,
die dafür sorgen, dass ein Softwareprodukt bei
Nichterfüllung aus der engerenWahl ausscheidet.
Bei der Beurteilung der Softwareprodukte sind auf
jeden Fall die Fachabteilungen einzubeziehen, da
die Mitarbeiter letzten Endes mit der Software
arbeiten müssen. Hilfreich kann hierbei der Be-
such bei einemReferenzunternehmen sein, das ein
bestimmtes Softwareprodukt im Einsatz hat, um
im direkten Dialog mit den Anwendern die Funk-
tionalitäten der neuen Software im produktiven
Einsatz beurteilen zu können.
Diese Phase der Softwareauswahl ist besonders
wichtig; leider wird deren Bedeutung erfahrungs-
gemäß oftmals unterschätzt. AmEnde der Analy-
sephase wird die ausgewählte Rechnungslegungs-
software beschafft.
Design- und Customizingphase
Gegenstand dieser Phase sind im Wesentlichen
das Konzept zur Anpassung der Geschäftspro-
zesse und des IT-Kontrollsystems einschließlich
der damit in Zusammenhang stehenden Berech-
tigungsvergabe (Berechtigungskonzept) und das
darauf aufbauende Parametrisierungskonzept
(siehe folgende Abbildung mit Parametrisie-
rungsbeispiel).
Bei der Einführung einer neuen Software ist
besonders darauf zu achten, dass manuelle und
automatisierte Kontrollen in den IT-gestützten
Geschäftsprozessen, interne Kontroll- und Ab-
stimmverfahren imRechnungswesen, die Schnitt-
stellen zwischen den Softwaremodulen und die
Überwachung der Kontrollen neu implementiert
werden. Ebenso ist ein völlig neues Berechti-
gungskonzept aufzubauen, damit jeder Anwen-
der nur die Zugriffsberechtigungen erhält, die für
seine tägliche Arbeit notwendig sind.
Testphase
In der „Testphase” werden alle vom IT-Projekt
betroffenen Geschäftsvorfälle (Testfälle) in aus-
reichendemMaß in einer möglichst produktions-
nahen abgeschlossenen Umgebung (Testsystem)
getestet. Nunmuss sich die neu konfigurierte und
parametrisierte Rechnungslegungssoftware be-
weisen. Üblicherweise werden die Tests durch
die Fachabteilungen vorgenommen und doku-
mentiert. Mit den Tests wird das Ziel verfolgt,
die Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmä-
ßigkeit der neuen Rechnungslegungssoftware zu
beurteilen. Die Testphase endet mit der jeweiligen
Abnahme (Freigabe) durch die Tester.
Datenmigrationsphase
In der Datenmigrationsphase wird das Migrati-
onskonzept entwickelt, welches das Verfahren
zur Übertragung der Altdaten (Stammdaten und
Bewegungsdaten) auf das neue Softwaresystem
(Migration) sowie die vom Unternehmen durch-
zuführenden Migrationstests festlegt. Norma-
lerweise finden bis zur endgültigen Datenüber-
nahme mehrere Testdatenüberleitungen mit
nachfolgender Überprüfung statt, bis aufgrund
der durchgeführten Tests die Datenüberleitung
durch das Wohnungsunternehmen als fehlerfrei
beurteilt wird.
Produktivsetzungsphase
In der abschließenden „Produktivsetzungsphase“
wird die neue Software nach erfolgreicher end-
gültiger Datenüberleitung und nach erfolgter
schriftlicher Freigabe durch die Fachabteilungen
produktiv gesetzt, d. h. in den sog. Regelbetrieb
übernommen. Ein wesentlicher Punkt ist hierbei,
dass alle betroffenen Softwaremodule hinrei-
chend durch die Fachabteilungen auf Vollständig-
keit, Richtigkeit und Funktionalität getestet und
durch ein entsprechendes Formblatt schriftlich
freigegeben worden sind.
Bei der SEPA-Umstellung wird der Umstellungs-
prozess für das IT-gestützte Rechnungslegungs-
system sicherlich nach dem oben beschriebenen
Schema ablaufen. Allerdings sind im Falle der
SEPA-Umstellung auch noch weitere Auswir-
kungen zu betrachten, die nicht direkt das Rech-
nungslegungssystem, sondern die zusätzlich ein-
gesetzten Programme, wie Electronic Banking
oder Cash-Management, betreffen. Außerdem
sind alle Einzugsermächtigungen des Wohnungs-
unternehmens zu analysieren und entsprechend
den notwendigen SEPA-Anforderungen anzupas-
sen.
Einbindung des Prüfers
Im Rahmen der genossenschaftlichen Pflichtprü-
fung bzw. der Jahresabschlussprüfung muss sich
der Abschlussprüfer mit der Ordnungsmäßigkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung
und der zugrundeliegenden IT-gestützten Rech-
nungslegungssysteme beschäftigen und damit
auch mit geplanten und erfolgten Softwareum-
stellungen. Sinnvoll und empfehlenswert ist eine
frühzeitige Einbindung des Prüfers im Rahmen
einer sog. „projektbegleitenden Prüfung” (vgl.
IDW Prüfungsstandard 850), um den gesamten
Umstellungsprozess, von der Planung bis hin zur
endgültigen Abnahme und Produktivsetzung, zu
begleiten. Zumindest aber muss durch den Prüfer
eine Migrationsprüfung (Prüfung der Datenüber-
nahme) vorgenommen werden, damit er ein Ur-
teil über die Vollständigkeit und Richtigkeit der
Datenbasis treffen kann. Die Migrationsprüfung
erfolgt entweder im Rahmen der Abschlussprü-
fung oder je nach Vereinbarung davon zeitlich
unabhängig.
Fazit
Softwareumstellungen betreffen immer auch eine
Reihe unternehmensübergreifende Geschäftspro-
zesse, wissen Praktiker aus den Wohnungs- und
Immobilienunternehmen sowie den systeman-
bietenden Sotwarefirmen: „Eine neue Software
ist ein Thema mit großer Tragweite in einem Un-
ternehmen. Es sollte allen klar sein, dass es hier
um deutlich mehr geht, als nur die IT-Systeme
umzustellen. Wer die ganzen Vorteile einer neu-
en, moderneren Software nutzen möchte, muss
auch die betroffenen Geschäftsprozesse auf den
Prüfstand stellen und dort, wo es sinnvoll ist, op-
timieren, manchmal muss man auch ‚alte Zöpfe
abschneiden‘. Besonders die unternehmensüber-
greifenden Geschäftsprozesse tragen auf Basis
einer hohen Integration erheblich zu mehr Si-
cherheit, Transparenz und Effizienz bei“, erklärt
z. B. Dr. Olaf-Rüdiger Hasse, Vorstandsmitglied
der Aareon AG.
Eine Softwareumstellung und die hiermit ver-
bundenen komplexen Anforderungen können
daher für das betroffene Wohnungs- und Immo-
bilienunternehmen auch ein Risiko darstellen.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass bei der Umstel-
lung Fehler in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit des IT-gestütz-
ten Rechnungslegungssystems auftreten kön-
nen, die nur unter hohem zeitlichen Aufwand
und Mehrkosten zu bereinigen sind. Eine früh-
zeitige Einbindung externen Sachverstands in
die Planung einer Softwareumstellung hilft,
Probleme zu vermeiden, Fallstricke zu umge-
hen und schneller zu einer sachlich fundierten
Entscheidung zu gelangen.
Auch die Prüfungsorganisationen des GdW
unterstützen Sie gern bei einem Softwareum-
stellungsprozess, insbesondere im Rahmen der
anstehenden SEPA-Einführung, die bis zum 31.
Januar 2014 abgeschlossen sein muss.
Beispiele für eine Parametrisierung
• Anzahl der Buchungsperioden
• Kontenrahmen der Wohnungswirtschaft
• Buchungsschlüssel oder Vorgangsschlüssel
• Einrichtung/Verwaltung von Stammdaten
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6|2013