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Projektgruppe realisiert, die laufende Anpas-
sung der Inhalte erfolgt durch die zuständigen
Bewirtschaftungsteams im CRM-System. Zur
Qualitätssicherung erteilen die Teamleiter bzw.
von ihnen beauftragte Mitarbeiter die entspre-
chenden Freigaben. Die Vermarktung ist jetzt für
die 22 Mitarbeiter wesentlich komfortabler, die
Außendarstellung einheitlicher.
Kürzere Reaktionszeiten –
mehr Zeit für das persönliche Gespräch
Bei einem typischen Vermietungsprozess der MWG
überprüfen die Vermietungsteams dieWohnungs-
daten wie Miete, Nebenkosten, Ausstattung in
ImmoSolve und korrigieren diese gegebenenfalls
direkt im System. Zur besseren Zielgruppenori-
entierung werden die Angebotswohnungen mit
denMerkmalen Junge Leute/Studenten, Senioren
und Familien mit Kindern gekennzeichnet. Dann
wird der Vermarktungskanal ausgewählt. Mit der
flexiblen Portalanbindung an Wohnungsbörsen
wie z. B. Immobilienscout24 oder Immonet, der
eigenen Homepage sowie die Veröffentlichung in
Schaukästen an strategischen Punkten der Stadt
werden die Wohnungsangebote effizient präsen-
tiert. Wohnungssuchende können online nach Be-
darf bzw. Interessen bestimmte Filter setzen. Die
Auswahlergebnisse berücksichtigen Unschärfen:
Jeweils 10% Toleranz bestehen bei der Wohn-
fläche und Mietobergrenze.
Sollte kein passendes Wohnungsangebot vor-
handen sein, können sich Interessenten in eine
Interessentendatenbank eintragen und die Vor-
merkung zeitlich begrenzen. Bereits vorhandene,
registrierte Interessenten schlägt das Systemüber
einen Zeitraum von ein bis sechs Monaten dem
jeweiligen Vermietungsteamautomatisch vor. Da
alle neuen Interessenten sofort auf einer Über-
sichtsliste aufgeführt werden, können die Bewirt-
schaftungsteams schneller agieren, was wiederum
zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.
Außerdem generiert eine kundenorientierte,
webbasierte Vermarktungwertvolle Daten für die
Zukunft, diemit Reports und grafischen Analysen
leicht und komfortabel darzustellen sind.
„Auch wenn wir jetzt noch nicht alle Möglichkei-
ten des CRM-Systems ausschöpfen, qualifizieren
wir sämtliche vermarktungsrelevanten Daten und
verkürzen die Reaktions- und Bearbeitungszei-
ten. So haben unsere Mitarbeiter mehr Zeit für
das persönliche Gespräch in einem unserer fünf
Kundencenter“, hebt Thomas Fischbeck hervor.
Interessenten managen
Für dieWohnungsbaugenossenschaft FLÜWO Bau-
enWohnen eG stehen das effiziente Interessenten-
management und die komfortable Handhabung
des CRM-Systems im Vordergrund. Schließlich
sind zehn Mieterbetreuer für die Vermietung von
rund 8.700 Mieteinheiten an 23 Standorten in
ganz Baden-Württemberg und im Raum Dresden
zuständig. „Bei einem großen dezentralen Woh-
nungsbestand sind die Qualitätssicherung der
Daten und die Transparenz der Vermarktungs-
prozesse elementar“, weiß Sven Rosteck, Leiter
Bestandsmanagement der FLÜWO.
Der hohe Automatisierungsgrad von standardi-
sierten Vermietungsprozessen ermöglicht eine
kundenorientiertere und effizientere Abwicklung
der rund 900 Mieterwechsel pro Jahr. Zusätzlich
werden ca. 900 bis 1.000 Mietinteressenten pro
Monat professionell gemanagt. Dazu werden
sämtliche vermarktungsrelevanten Daten direkt
aus der Unternehmenssoftware an ImmoSolve
übertragen. Lediglich der tatsächliche Vermark-
tungstermin, die Freigaben zur Internetvermark-
tung und die aktuellen Mietkonditionen werden
dann von denMieterbetreuern individuell geprüft
und manuell eingegeben. Anschließend wird das
komplette Wohnungsangebot, inklusive Exposé,
direkt online an Immobilienportale und die eigene
Website übergeben.
DieWohnungssuchenden tragen sich selbstständig
in die Interessentendatenbank ein und erzeugen
somit ein Wohnungsgesuch. Nach Freigabe durch
denMieterbetreuer wird das Gesuch aktiv undmit
verfügbaren Wohnungen abgeglichen. Die nun
einsetzenden automatisierten Abläufe (Eingang
Wohnungsgesuch, Absage, Zusage, Angebot,
Bonitätsprüfung) führen zu schnellen Reaktions-
zeiten und verkürzten Vermietungsprozessen.
Dies wird von Interessenten und Kunden positiv
wahrgenommen und kommt als positive Resonanz
zurück zum Unternehmen. „Die Mieterbetreuer
sind durch die Arbeitserleichterung zufriedener
und können sich durch den Zeitgewinn imdirekten
Dialogmit schnellen und kompetenten Auskünften
besser um ihre Kunden kümmern. Das ist den posi-
tiven Resonanzen unserer Kunden zu entnehmen“,
resümiert Sven Rosteck.
Gegründet:
1948
Wohnungen:
8.707
Bestände
in Heidelberg, Mannheim,
Karlsruhe, Bruchsal, Pforzheim, Göppin-
gen, Ulm, Dresden
Mitglieder:
9.814
Mitarbeiter:
78
Auszubildende:
1
FLÜWO BAUEN WOHNEN EG
Weitere Informationen:
Per Komfortsuche kann über alle Daten des CRM-Systems gesucht, Personen
und Gesuche können ad hoc aufgenommen werden – Bsp. aus Hamburg
Quelle: SolveIT
FLÜWO-Mitarbeiterin Frau Weigl informiert sich über die neusten Interessenten
Quelle: FLÜWO
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4|2013