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erhalten. Vielleicht war der für den Kunden zu-
ständige Kollege gerade imUrlaub und stellte bei
seiner Rückkehr fest, dass die Urkunde abgelaufen
war, musste also zunächst bei der Versicherung
eine Neuausfertigung anfordern, diese dann spä-
ter verschicken usw. Das heißt, die Bearbeitung
der Anfrage konnte im schlimmsten Fall länger als
gewünscht dauern. Jetzt geht das viel unkompli-
zierter: Jetzt bleibt die Onlineanfrage nicht mehr
liegen, sie wird in jedem Fall umgehend bearbei-
tet. Der Mitarbeiter öffnet das digitale Archiv,
zieht sich die entsprechende Urkunde und schickt
sie als PDF direkt an die Bank.“
Vereinfachung durch Onlineformulare
Das Portal deckt die häufigsten Verwaltungs-
vorgänge mit Onlineformularen ab: Mieter-
wechsel und Zwischenablesung, Änderung der
Bankverbindung oder Erteilung einer Vollmacht
zur Eigentümerversammlung. Die Eigentümer
können Bestandsunterlagen (Rechtsgrundlagen,
Wartungsverträge) einsehen und erhalten den
aktuellen Schriftverkehr online: die Einladung
zur Eigentümerversammlung, Protokolle und die
aktuelle Hausgeld- und Heizkostenabrechnung.
Diese können dann vom Eigentümer per E-Mail
direkt an z. B. denMieter weiterversandt werden.
Wer sich für die Onlineverwaltung anmeldet, er-
hält die Login-Daten per Post, kann damit archi-
vierte Daten ansehen, Onlineformulare ausfüllen
und erhält allgemeine Informationen zum Thema
Immobilienbesitz.
Kundenbetreuung und Datenschutz
Für die reibungslose Kommunikation mit den
Nutzernwurde imUnternehmen Outlook entspre-
chend angepasst. Den Kundenbetreuern richtete
man eigene Postfächer für die Bevollmächtigung
für die Versammlung ein. Roland Schramm: „Die
Eigentümer können uns auf diesemWeg sehr kurz-
fristig eine Vollmacht schicken, wenn sie nicht zur
Versammlung gehen können, die Kollegen sehen
das im Outlook-Postfach und nehmen dann die
Vollmacht mit.“
Die wohnungseigentums- und datenschutzrecht-
lichen Aspekte hat die Joseph-Stiftungmit einem
Fachanwalt für Wohnungseigentumundmit einem
Datenschutzbeauftragten geprüft. Ergebnis war
eine Einverständniserklärung, in der der Gel-
tungsbereich, die Nutzungsrechte und –pflichten,
Haftung und Datenschutzbestimmungen etc. für
Wohnungseigentümer und Wohnungsunterneh-
men verbindlich geregelt sind. Die Individualisie-
rung der Erklärung deckt den rechtlichen Rahmen
der Nutzung der Onlineverwaltung ab. Im Reiter
„Dokumente“ können unsereWEG-Onlineverwal-
tungsteilnehmer übersichtlich aktuelle Dokumen-
te und Bestandsdokumente zu ihremverwalteten
Objekt einsehen. Diese Daten liegen auf Servern
der Joseph-Stiftung und sind durch deren Firewall
geschützt. Für die Onlineplattform nutzt man ei-
nen externenWebserver mit einer durch Zertifikat
gesicherten Website.
Roland Schramm freut sich über eine positive Re-
sonanz für die Onlineverwaltung: „Die Nachfrage
hat unsere Erwartungenweit übertroffen. Wir wa-
ren von einem ruhigeren Start ausgegangen. Wir
haben 3.100 Wohneinheiten in Verwaltung und
aktuell schon 320 Anmeldungen bei unseremOn-
lineservice, wöchentlich kommen weitere hinzu.
Wir machen bei den Versammlungen darauf auf-
merksam, verteilen dort auch Infoblätter. Für im-
mer mehr Menschen ist es selbstverständlich, das
Internet geschäftlich zu nutzen, ohne Einschrän-
kung durch Öffnungszeiten. Unser Onlineangebot
kommt gerade bei den jüngeren Eigentümern sehr
gut an.“
Einbindung der Nutzer
Die Nutzer wurden übrigens per E-Mail-Verkehr
in die Entwicklung der Onlineplattform mit
einbezogen. So wurde sichergestellt, dass die
Plattform übersichtlich, leicht verständlich und
nutzerfreundlich aufgebaut ist. Einen Musterzu-
gang zur Onlineverwaltung für Wohnungseigen-
tum finden Interessenten auf der Internetseite
Die Daten liegen auf Servern der Joseph-Stiftung und sind durch deren Firewall geschützt. Für die Onlineplatt-
form nutzt man einen externen Webserver mit einer durch Zertifikat gesicherten Website.
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8|2012