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Die Joseph-Stiftung ist ein kirchliches Wohnungs-
unternehmen mit 5.400 Wohnungen im eigenen
Bestand in Bayern, Thüringen und Sachsen. Die
Abteilung Immobilienmanagement verwaltet
darüber hinaus in Bayern und Thüringen rund
3.100Wohneinheiten nach demWohnungseigen-
tumsgesetz. Die große räumliche Streuung ihrer
Wohnanlagen, der durch Vorschriften und Ver-
ordnungen gestiegene Verwaltungsaufwand und
der zunehmende Generationenwechsel bei den
Eigentümern motivierten die Unternehmenslei-
tung, bei der Verwaltung vonWohnungseigentum
neue Wege zu gehen. Mit ihrem Onlineportal für
Wohnungseigentümer konnte die Joseph-Stiftung
die Effizienz von Standard-Verwaltungsvorgängen
erheblich steigern.
Wirtschaftlichkeit für die Verwaltung
Die WEG-Onlineverwaltung verbessert die Wirt-
schaftlichkeit zumVorteil des Unternehmens. Das
Portal schafft zugleich einen Zugewinn an Kom-
fort für die Kunden, der bisher noch seinesgleichen
sucht. Die Mitarbeiter des Unternehmens haben
sich, bevor sie sich an die Arbeit machten, die
Onlineplattform selbst zu entwickeln, im Lande
umgeschaut und umgehört, jedoch kein vergleich-
bares Angebot in Deutschland gefunden.
Der erste Schritt, denman bei der Joseph-Stiftung
ging, war die Ausweitung des digitalen Archivs,
wie es bereits für die Mieterakten bestand, auf
den Bereich der Wohneigentumsverwaltung.
Damit gibt es jetzt keine Verzögerungen in der
Bearbeitung mehr, wenn ein Dokument in einer
bestimmten Geschäftsstelle aufbewahrt und an
einemanderen Ort benötigt wird. AlleMitarbeiter
haben Zugriff darauf und sind standortunabhängig
auf dem gleichen Wissensstand. Ein großer orga-
nisatorischer Vorteil für das Unternehmen, das die
Mehrzahl der Eigentümergemeinschaften anweit
entfernten Standorten betreut.
Im zweiten Schritt wurde ein dafür geeigneter
Teil der Akten für die WEG-Onlineverwaltung
vorbereitet. Gemeinsam mit den Kundenbe-
treuern entwarf man einen Aktenplan, der die
Grundlage für die Ablage im elektronischen Ar-
chiv der WEG-Onlineverwaltung bildet. Grund-
sätzlich wird zwischen Bestandsunterlagen, das
sind in der Regel unveränderliche Dokumente, die
einmalig archiviert werden, wie z. B. Teilungs-
erklärung oder Verwaltervertrag, und aktuellen
Dokumenten, die laufend neu und ergänzend
archiviert werden, wie etwa Jahresabrechnun-
gen und Protokolle, unterschieden. Schon im
Anfangsstadium der Planung wurde festgelegt,
dass alle Dokumente durch die Mitarbeiter an
den Arbeitsplätzen aufgerufen werden können,
aber nicht alle Unterlagen im Internet den Eigen-
tümern zur Verfügung gestellt werden. Schließ-
scheine, Bankunterlagen oder Anstellungsverträ-
ge sind unzugängliche Dokumente und werden
nicht im Internet sichtbar gemacht.
Roland Schramm, Handlungsbevollmächtigter bei
der Joseph-Stiftung und Abteilungsleiter Immo-
bilienmanagement, erläutert an einem Beispiel,
wie sehr Effizienz und Kundenfreundlichkeit vom
Onlineportal profitieren: „Nehmenwir einmal die
Kopie der Brandversicherungsurkunde: Wenn un-
ser Kunde heute eineWohnung verkaufenmöchte,
benötigt er für die Bank in der Regel die Kopie der
aktuellen Brandversicherungsurkunde. Bisher rief
der Eigentümer bei uns an, um das Dokument zu
Lobende Anerkennung für die Joseph-Stiftung
WEG-Verwaltung durch ein Onlineportal
Das Ziel war die Entwicklung einer umfassenden Onlineverwaltung für Wohnungseigentum, die es sowohl
Mitarbeitern als auch Eigentümern ermöglicht, auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Dafür hat die Jury
eine lobende Anerkennung in der Kategorie Bewirtschaftungsprozesse ausgesprochen.
Anke Pieper
Journalistin und Historikerin
Hamburg
Im Internet
zugängliche Dokumente
Archivorganisation
z. B. Jahres
abrechnungen,
Protokolle
z. B. Bankunterlagen,
Anstellungsverträge,
Schließscheine
z. B. Teilungserklärung,
Verwaltervertrag
Bestands
unterlagen
Unzugängliche
Dokumente
Aktuelle
Dokumente
Nicht im Internet
zugängliche Dokumente
THEMA DES MONATS
48
8|2012
Markt und Management