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auf den Monat Januar mit Zahlungsziel Mitte
Februar. Innerhalb kürzester Zeit müssen somit
die Rechnungen empfangen, ausgepackt, sortiert
und verteilt, erfasst, geprüft, gebucht, abgelegt
und zur Zahlung angewiesenwerden. Ein zyklisch
wiederkehrender Prozess, der ressourceninten-
siv und nicht wertschöpfend ist. Hinzu kommt:
Die vielen manuellen Einzelschritte bergen das
größte Fehlerpotenzial. Insbesondere der kor-
rekten Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen
Wirtschaftseinheiten und Kostenträgern kommt
bei der Erfassung der Rechnungsdaten eine be-
sondere Bedeutung zu.
Pilotprojekt mit vielen Vorteilen
Die Wohnungsbaugesellschaft HOWOGE star-
tete Anfang 2010 als Pilotkunde der Aareon AG
das Projekt auf Basis der wohnungswirtschaft-
lichen ERP-Software GES. Das GES-System der
HOWOGE wurde erfolgreich an die Rechnungs-
austauschplattformen angeschlossen. Damit ist
gewährleistet, dass die HOWOGE die Rechnungen
der BSR und weiterer Ver- und Entsorger sowie
Dienstleister über nur eine Schnittstelle empfan-
gen kann. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile:
einheitlich aufbereitete Daten, die vollständig in
das bestehende ERP-System GES integriert sind.
Die digitale Verarbeitung geschieht ohneMedien-
brüche, manuelles Empfangen, Auspacken und
Erfassen der Rechnung entfällt. Es gibt weniger
Fehlerquellen, die Qualität der Daten steigt und
die Automatisierung senkt die Prozesskosten.
Der zeitliche Ablauf
Im September 2010 wurden die fachlichen
Tests – also die Überprüfung der Rechnungs-
daten, deren korrekte Weiterverarbeitung im
GES-System sowie die fehlerfreie Ablage des
Rechnungsdokumentes und der Signatur im
Archivsystem der HOWOGE – erfolgreich abge-
schlossen. In Vorbereitung des Produktivstarts
mussten imNovember und Dezember 2010 rund
1.600 Kundenreferenzangaben und ebenso vie-
le Bankverbindungen zwischen den Systemen
abgeglichen und einmalig gepflegt werden. Im
Januar 2011 wurde schließlich das gesamte
Rechnungsaufkommen für das Jahr 2011 erst-
malig elektronisch zwischen der HOWOGE und
den BSR ausgetauscht. Dabei gab es lediglich
bei ca. 2% der Rechnungen einen Klärungsbe-
darf. Seit Februar 2011 läuft der elektronische
Rechnungsaustausch zwischen den Unternehmen
fehlerfrei im routinierten Regelbetrieb.
Sicherheit beim versenden
Die Übertragung einer elektronischen Rechnung
ist einfach. Die BSR als Versender übergibt die
Rechnung in Form eines PDFs, die zugehörige
Signatur als separate Datei sowie die Rech-
nungsdaten im XML-Format. Die Daten werden
von der Eingangsschnittstelle bei der HOWOGE
empfangen und verarbeitet. Tritt ein Fehler auf,
wird die BSR automatisch darüber informiert
und gegebenenfalls zum erneuten Versand der
Rechnungsdaten aufgefordert. Die HOWOGE
bekommt bei formeller Fehlerfreiheit (Daten
sind vollständig und im richtigen Format) eine
vorgeprüfte signierte Rechnung übermittelt und
erhält zusätzlich das Verifikationsprotokoll für
die enthaltene Signatur sowie die elektronischen
Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbei-
tung im ERP-System GES. Die Zustellung wird
quittiert und der BSR in Form eines Protokolls
zurückgesandt. Zusätzlich erhält der Versender
auch die Signatur und das Verifikationsprotokoll
zu seiner eigenen Rechnung.
Kostenersparnis
Die HOWOGE konnte nachweislich eine Kosten-
ersparnis von bis zu 42% erreichen. Gleichzeitig
wird die Umwelt geschont: Im elektronischen
Rechnungsaustausch mit der BSR werden ge-
genüber der Papierrechnung ca. 90 kg CO
2
, ca.
1.000 l Wasser, ca. 200 kw Strom sowie ca. 60 kg
Holz eingespart. Die HOWOGE beschäftigt im Be-
reich Betriebskostenabrechnung 15 Mitarbeiter.
Prokurist Michael Wagner erläutert: „Wir haben
zwei Abrechnungszyklen. Die Abteilung ist ganz-
jährig gut beschäftigt. Durch den elektronischen
Rechnungsaustausch sparen wir eine Menge Zeit.
Die nutzen wir vor allem, um unsere Arbeit qua-
litativ weiter zu verbessern und mehr Zeit für
unsere Mieter zu haben.“
Wie geht es weiter?
Das gemeinsame Projekt war der Startschuss der
HOWOGE zu einer umfassenden elektronischen
Rechnungsabwicklung der Zukunft. Langfristiges
Ziel ist die Harmonisierung der Zusammenarbeit
mit verschiedenen Vertragspartnern und Kosten-
einsparungen durchAutomatisierung zeitintensiver
manueller Arbeitsabläufe. MichaelWagner ist über-
zeugt: „Unsere Erfahrungen sind auch für kleinere
Unternehmen interessant, gerade wenn in der Be-
triebskostenabrechnung nur ein oder zwei Mitar-
beiter beschäftigt sind. Die manuelle Bearbeitung
des Rechnungseingangs bindet unnötigKapazitäten
und vomAufwand her ist die Automatisierung auch
für kleinere Unternehmen leistbar.“
„In der Erprobung ha-
ben wir intensiv kon-
trolliert. Wir mussten
uns vergewissern,
dass alles, was an Da-
ten übermittelt wird,
bei uns im System an
der richtigen Stelle
ankommt. Das wurde alles 2010 geleistet
und die Ergebnisse waren so überzeugend,
dass wir uns jetzt auf stichprobenartige
Kontrollen beschränken können.“
MICHAEL WAGNEr
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8|2012