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Die Modellierung von Geschäftsszenarien bildet
vielfach die Ausgangsbasis, um die wirtschaft-
liche Tragfähigkeit von Projekten, Investitionen
und unternehmerischen Entscheidungen zu be-
urteilen. Insbesondere Tabellenkalkulationspro-
gramme wie Microsoft
Excel
haben sich dabei
zum
Standardwerkzeug für Planrech-
nungen
entwickelt. Trotz ihrer vielfältigen und
flexiblen Einsatzmöglichkeiten können aber ver-
gleichsweise einfache Formel- oder Eingabe-
fehler bereits zu falschen Ergebnissen führen.
Dieser Umstand wird häufig durch eine iterative
Vorgehensweise bei der Modellierung und da-
mit verbundene mehrmalige Änderungen am
Planungsmodell verstärkt.
Fehlerbehaftete
Modelle
lassen dabei nicht nur an der Fach-
kompetenz des verantwortlichen Controllers
zweifeln, sie
können auch zu Fehlentschei-
dungen führen
und das Unternehmen wirt-
schaftlich schädigen. Im nachfolgenden Artikel
werden deshalb ausgewählte Best-Practices
für Konzeption, Modellierung und Review von
Planungsmodellen vorgestellt.
Planung
Um ein fehlerfreies und leicht nachvollziehbares
Modell zu entwickeln, sind mehrere Schritte
notwendig. Bevor die eigentliche Arbeit in Excel
beginnen kann, sollte innerhalb der Planungs-
phase der
Rahmen für das Planungsmodell
abgesteckt
werden. Wichtige Eckpunkte sind
vor allem die verfolgte
Zielsetzung
, die groben
Zusammenhänge und Treiber
innerhalb des
Modells sowie die benötigten Inputs und zu er-
wartenden
Outputs
. Fehler in dieser Phase
sind später nur unter massiven Anpassungen
zu korrigieren oder erfordern Inputs aus ande-
ren Quellen. Besonders komplexe Zusammen-
hänge und Abhängigkeiten lassen sich am bes-
ten mit Hilfe von Graphen darstellen, die in wei-
terer Folge als Bauplan für das Planungsmodell
dienen (vgl. Abbildung 1). Erst nachdem die
Grobstruktur festgelegt wurde, folgt der hand-
werkliche Teil der Modellierung in Excel.
Modellierung
Bei der Modellierung sollte auf einige Grund-
prinzipien wie die
Trennung von Input, Kalku-
lationen und Output
mit Hilfe von jeweils
eigenen Tabellenblättern Rücksicht genommen
werden (vgl. Abbildung 2). Getroffene Annah-
men im Modell bleiben dadurch auch zu einem
späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar und
lassen sich bei Bedarf auch unkompliziert an-
passen. Gerade der letzte Punkt stellt im Falle
von Sensibilitätsanalysen einen erheblichen
Vorteil dar. Gleichzeitig hat man die Möglichkeit,
alle
Kalkulationsergebnisse entsprechend
den Bedürfnissen des Adressaten
zu forma-
tieren, während die zugrunde liegenden For-
meln unangetastet bleiben und nicht verse-
hentlich geändert werden können. Daneben
bietet diese Dreiteilung auch
Vorteile bei der
Fehlersuche
, lassen sich doch bestimmte
Fehler besser eingrenzen und beheben.
Innerhalb der Arbeitsmappe sollten die Berech-
nungen einem
logischen Kalkulations- und
Datenfluss
folgen:
°
von oben nach unten
°
von links nach rechts
°
von vorne nach hinten
Idealerweise befindet sich das
Tabellenblatt
mit den Outputs an erster Stelle in der Ar-
beitsmappe
und präsentiert die Ergebnisse in
Leserichtung, während die Kalkulationen und
Inputs weiter hinten angeordnet sind. Zur bes-
seren Übersicht bei umfangreichen Dateien mit
vielen verschiedenen Tabellenblättern ist auch
eine farbliche Unterscheidung (Registerfarbe)
der Registerreiter empfehlenswert. Mittels der
Farbgebung kann später der Fokus des Adres-
saten auch direkt auf die für ihn relevanten
Tabellenblätter gelenkt werden.
Bei der Erstellung einer Planungsrechnung wer-
den bestimmte Werte häufig über mehrere Jah-
re hinweg geplant. Hierbei ist es durchaus sinn-
voll, die
Zeitachsen innerhalb der Tabellen-
blätter konsistent zu halten,
um falsche Zel-
lenbezüge zu vermeiden (vgl. Abbildung 4).
Neben konsistenten Zeitachsen sollte pro Zeile
nur eine Formel verwendet werden, die entlang
der Zeitachse in die einzelnen Zellen kopiert
wird. In der Praxis hat sich diese Vorgehens-
weise bewährt, nicht nur weil sich die Formeln
im Bedarfsfall ändern lassen. Auch die Kontrolle
der Formeln mittels Formelüberwachung ge-
staltet sich wesentlich einfacher.
Eine wichtige Eigenschaft von guten Planungs-
modellen ist, wie oben bereits angedeutet, die
Möglichkeit, ursprünglich gemachte Annahmen
relativ aufwandsfrei zu ändern. Problematisch
sind in diesem Zusammenhang insbesondere
Werte und Inputs, die innerhalb einer Formel
eingebettet wurden:
A1: =B1+100 statt A1: =B1+C1
Denn Planungsrechnungen werden in der Con-
trolling-Praxis zumeist auf Grundlage einer Ur-
sprungsplanung mehrfach überarbeitet, sodass
bis zur Fertigstellung eines finalen Plans
meh-
rere Versionen
erstellt werden. Dadurch ist ein
mehrmaliges Aktualisieren nicht nur zeitauf-
wändig, vielmehr bleiben die eingebetteten
Wer te in manchen Fällen undokumentier t.
Nach einigen Wochen oder Monaten ist es dann
nicht mehr feststellbar, welche Prämissen den
Modellierung von Geschäftsszenarien
mit Microsoft Excel
von Bartlomiej Korpak
CM März / April 2013