Basic HTML-Version
58
Vorgehen
Die Ausgangssituation ist oft von Schwach-
stellen geprägt wie:
·
Stundensätze werden im Tagesgeschäft
oft nur schnell geschätzt;
·
Stundensätze werden isoliert für einzelne
Projekte ermittelt;
·
Die Inputdaten der Kalkulation werden
nicht konsequent hinterfragt und analysiert;
·
Kalkulationsverfahren werden nicht
einheitlich vorgegeben;
·
Die Aktualisierung und Fortschreibung
ist nicht geregelt;
·
Nachkalkulationen fallen unter den Tisch;
·
Der Bezug zum Geschäftsmodell des Unter-
nehmens ist nicht durchgängig umgesetzt;
·
Die Abbildung der Kernkompetenzen des
Unternehmens ist nicht umgesetzt;
·
Rahmenbedingungen des Marktes
(Branchen, Regionen, usw.) sind nicht
ausreichend eingearbeitet.
Kurz: Die Bedeutung der Stundensätze an sich
ist zwar in der Regel bewusst – die notwen-
digen Umsetzungsschritte werden aber regel-
mäßig vernachlässigt.
Im Folgenden wird ein
Prozess zur Ermittlung
von Stundensätzen
vorgestellt. Ziel des Pro-
zesses ist:
·
Sicherstellen der formalen Qualität …
·
Sicherstellen der Reproduzierbarkeit …
·
Einfache Fortschreibung …
·
Einfache Abweichungsanalysen …
·
Anpassungsmaßnahmen anzustoßen …
·
Transparenz für alle Beteiligten …
Der Prozess enthält Rückkopplungen, um die
Qualität der Kalkulation
hinsichtlich der defi-
nierten Ziele
sicherzustellen
. Weiterhin sind
notwendige Anpassungsmaßnahmen anzusto-
ßen und die Wirkung der Maßnahmen zu kon-
trollieren. Hier ist zu beachten, dass es weniger
um Anpassungen der Kalkulation geht, sondern
um Anpassungen im Unternehmen, die dann in
der Kalkulation widergespiegelt werden! Der Ab-
lauf kann durch Softwarewerkzeuge unterstützt
werden. Diese sind aber keine Voraussetzung.
Auch die Nutzung von Werkzeugen, z. B. aus
dem Bereich Servicemanagement, erfordert
vorbereitende Analysen und Strukturierungen.
Die Kalkulation an den Funktionalitäten und
Möglichkeiten bestimmter Werkzeuge auszu-
richten, ist in jedem Fall zu vermeiden.
Softwarewerkzeuge spielen ihren vollen
Nutzen erst aus, wenn auch das laufende
Controlling dadurch unterstützt wird.
Spezi-
ell für kleinere Dienstleister sind aber die Ein-
stiegsschwellen in der Regel zu hoch. Das Kos-
ten-/Nutzenverhältnis in Summe ist bei diesen
meist ungünstig. Hilfreich ist in jedem Fall der
Einbezug von vorhandenen Programmen der
Buchhaltung und Kostenrechnung. Auch die
Erfassung von geleisteten Stunden benötigt
Softwareunterstützung. Die Zusammenfassung
und Kalkulation an sich kann in einer ersten
Stufe durchaus mit Excel erfolgen. Damit sind
auch schnell Simulationen und Modellrech-
nungen zu realisieren.
Kalkulationsziele
Der Prozess startet mit der Festlegung der
Kal-
kulationsziele
. Handelt es sich um die Kalku-
lation von Stundensätzen für die Fakturierung
oder von internen Kostensätzen? Wer ist der
Adressat?
Vorgaben und
Rahmenbedingungen
aus Un-
ternehmensstrategie, Geschäftsmodell, Markt
und Kundenbeziehungen müssen hier fest-
gelegt und dokumentiert werden. Aus der Fest-
legung der Kalkulationsziele wird der Kalkula-
tionsauftrag formuliert.
Abb. 2: Prozess
Autor
Dipl.-Kfm. Klaus Schopka
ist Geschäftsführer der Projektmanagement Schopka GmbH in
Unterföhring. Schwerpunkte seiner Tätigkeit sind Controlling
von Dienstleistungen und Projekten, Projektmanagement und
Prozessmanagement.
E-Mail:
Controlling für IT-Dienstleister – Kalkulation von Stundensätzen