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ge zufriedenstellend zu durchlaufen, die Kosten
zu kontrollieren und die Ergebnisse den Anfor-
derungen entsprechend zu erreichen. Der
wichtigste Punkt bei der Vertrags-Manage-
ment-Software ist die Tatsache, dass sie der
Firma erlaubt, ihre
Verträge von Anfang an
ohne jeglichen „Papierkram“
zu erledigen.
Es bewahrt den Ablauf vor dem eventuellen
Verlust von wichtigen Dokumenten oder vor In-
formations-Missmanagement.
Die Software beinhaltet fortschrittliche Manage-
ment-Tools für Arbeitsabläufe,
downloadbare
Standardverträge, Finanz- und Budgetpla-
ner
und ein flexibles User-Interface, und sie ar-
chiviert Korrekturen. Diese und andere Möglich-
keiten machen die Vertrags-Management-Soft-
ware zu einer extrem nützlichen Quelle, um
sämtliche Störfaktoren im Vertrags-Manage-
ment auszuschalten. In kürzester Zeit können Sie
ein narrensicheres Ver tragsformat erstellen.
Durch Software wird die Transparenz und das
Eingrenzen von Vertragsrisiken verbessert. Es
hilft dabei, die Übersicht über Verpflichtungen,
Verbindlichkeiten und Erneuerungen zu behalten.
Vertrags-Management-Software ist für alle Grö-
ßen und Formen von Unternehmen bzw. Bud-
gets, die fortgeschrittene Ansprüche stellen, er-
hältlich. Sie erlaubt es den Nutzern, Datenordner,
Projektpläne, Abbildungen und Informationssta-
tistiken zu teilen, welche die Entscheidungsfin-
dung erleichtern. Aufgrund der vorhandenen Va-
riablen in der Funktionalität, der Navigation, dem
Programmprozess und den verschiedenen Anfor-
derungen der Anbieter, ist es ratsam, die verfüg-
bare Software zu prüfen, um die passende für ihr
Businessprofil zu finden.
Verträge spielen eine unerlässliche Rolle in al-
len Unternehmen und betreffen viele Abteilun-
gen sowie Arbeitsmanager, IT-Manager, Pro-
jektmanager, Verhandlungsführer, Rechtsabtei-
lungen und Angestellte aktiv. Dies kann schnell
zu Missmanagement führen. Das Versäumnis
von Ver tragsmanagern, Zahlungen, Bedin-
gungserneuerungen, Budgets, Umfangsbe-
rechnungen und einige andere ähnliche hervor-
stechende Aufgaben nachzuverfolgen, kann
auf Kosten anderer wertvoller Ressourcen ge-
hen, wie beispielsweise Zeitausnutzung, Ener-
gie und Wer tschöpfung der Unternehmen.
Handgefertigte Reports zwischen Vertragsma-
nagern, Anbietern und dem Zentralbüro sind
oftmals langsam, zu komplex und kostenauf-
wendig. Die Prüfung dieser Reports ist wiede-
rum ein langwieriger und kostenintensiver Job,
dem die Firmen oft ausweichen.
Grundanforderungen an eine
Vertrags-Management-Software
Auf dem Markt sind viele verschiedene Ver-
trags-Management-Softwares erhältlich, aber
nur wenige bedienen sämtliche Zwecke in den
unterschiedlichen Bereichen. Die Daten sind in
jedem Vertrag ein sehr kritischer Bestandteil.
Oft werden multiple Software-Systeme benutzt
und zusät zl iche Tabel lenkalkulat ionspro-
gramme verwendet, und es endet mit der Da-
tenübertragung von einem inkompatiblen Sys-
tem zum anderen. Aber es gibt einige fort-
schrittliche Vertrags-Management-Softwares,
welche den kompletten Vorgang eines jeden
komplexen Vertrages bedienen. Sie befähigen
die Vertragsmanager, ihre Verträge effizienter
zu managen und profitabler zu machen. Sie
automatisieren den kompletten Prozess, vom
Vertragsangebot bis hin zur abschließenden
Bewertung, mit einer größeren Effizienz und
Verlässlichkeit.
Funktionen eines guten Vertrags-Manage-
ment-Systems:
t
Effiziente Verwaltung von Verträgen und eine
effiziente Vertragskontrolle
t
sofortige Verfügbarkeit von relevanten Ver-
tragsinformationen
t
eine einfache Übersicht der Verantwortlich-
keiten
t
orts- und abteilungsübergreifende Nutzbar-
keit
t
konfigurierbare zusätzliche Einstellungen für
verschiedene Vertragstypen
t
sichere Daten- und Fristenkontrolle durch
automatische Erinnerungs-E-Mails
t
schneller Terminüberblick durch Nutzen des
Online-Kalenders
t
Kosten- und Konvertierungsanalysen mit aus-
druckbaren Berichten und Excel Reports.
Einige Vertrags-Management-Softwares
können zusätzlich zu den Standardeinstel-
lungen noch kundenorientierter gestaltet
werden:
t
Konfigurierbare Workflows / Annahmepro-
zesse / Mangement von Arbeitsabläufen
t
Risikomanagement
t
Aufgabenmanagement
t
automatische Erstellung von Rechnungen
und das Weiterleiten dieser via E-Mails als
PDF-Dokumente.
Wenn Sie ein Produkt bewerten, vergewissern
Sie sich, dass es die bestimmten Informationen
speichert, die Sie brauchen, und dass es sie
genau in dem von Ihnen benötigten Format be-
reitstellt, damit Sie die Daten ansehen und auf-
rufen können. Flexibilität in Sachen Standard-
software ist besonders wichtig.
Sie sollten auch die
Bedienbarkeit für die Be-
nutzer
berücksichtigen. Wie vollständig und
aufschlussreich ist die Dokumentation? Ist eine
Schulung für alle Benutzer notwendig oder ist
sie eher optional für für all diejenigen, die einen
Jumpstart wollen? Wichtig ist auch die Vorkal-
kulation der jährlichen und monatlichen Unter-
haltungskosten. Stellen Sie sicher, ob der An-
bieter seine Hilfe für die Installation und Schu-
lung in Rechnung stellt. Und wenn ja, wie viel
berechnet er dafür?
Vergewissern Sie sich unbedingt, dass jederzeit
die
Möglichkeit eines Upgrades oder einer
Anpassung
parallel zu den steigenden bzw.
sich verändernden Anforderungen des Unter-
nehmens besteht. Somit können Sie Ihre Inves-
titionen und die Anstrengungen auf längere
Sicht wahren.
Fazit
Machen Sie das Beste aus Ihren bestehen-
den Verträgen.
Strukturieren Sie zunächst
Ihre internen Abläufe für ein effizientes Ver-
tragsmanagement. Definieren Sie klare Verant-
wortlichkeiten und stellen Sie sicher, dass die
Mitarbeiter Ihres Unternehmens dies ebenso
klar wahrnehmen. Führen Sie danach eine Ver-
tragsmanagement-Software ein, die Ihren An-
forderungen entspricht und sich an Ihre Ar-
beitsabläufe anpasst. Mit diesem Vorgehen
werden Sie in Zukunft Ihre Verträge optimal
ausnutzen, einfach kontrollieren können sowie
Fristen stets im Auge behalten.
Vertrags-Management für alle Unternehmensgrößen