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eines Vertrages zu versichern. Obwohl verschie-
dene Gebiete des Vertrages durch verschiedene
Personen bearbeitet werden, sollte eine ganz-
heitliche Herangehensweise realisiert werden,
um alle Bereiche zusammenführen zu können.
Die personellen Aufwendungen eines jeden
Vertrages hängen von dessen Größe, Komplexi-
tät und Wichtigkeit ab. In kleinen, einfachen
Verträgen werden zwei oder mehr Verantwort-
lichkeiten von nur einer Person übernommen,
diese ist in vielen Fällen der
Vertrags-Mana-
ger
, welcher hierbei also ebenfalls Verantwor-
tung für die Vertragsverwaltung und -kommuni-
kation übernehmen kann. Bei größeren Projek-
ten hingegen sind separate Teams aufgefor-
dert, eine effektive Vertrags-Verwaltung und
-kommunikation herzustellen.
Sollte ein Projekt sehr groß und hochwertig sein
und sollte im Unternehmen niemand Fachwis-
sen im Vertrags-Management besitzen, ist es
essentiell, einen professionellen Consultant auf
dauerhafter oder vertraglich begrenzter Basis
anzustellen, welcher die Fachaufgaben aus-
führt. Wenn man eine dritte Partei in den Ver-
trag einbezieht, sollten Vorsichtsmaßnahmen
getroffen werden, um
vertrauliche Informati-
onen und den Eigentumsstatus zu sichern
.
Wichtige Faktoren, die über den
Erfolg eines Vertrages entscheiden
Gute Vorbereitung:
Eine korrekte Einschät-
zung der Anforderungen hilft, eine klare Output-
basierte Ausführung zu kreieren und sorgt zu-
sätzlich dafür, dass die Aufgaben einem ad-
äquaten Service-Provider zugeteilt werden,
welcher die komplette Bandbreite der Vereinba-
rung mit Sicherheit erfüllen kann.
Gute Dokumentierung:
Es ist eine Tatsache,
dass kein Vertrag erfolgreich zu Ende gebracht
werden kann, indem man ihn lediglich an ge-
wissen Faustregeln orientiert. Eine Vertragsver-
einbarung ist die Basis für eine Verbindung zwi-
schen Kunde und Anbieter. Trotzdem sollte die-
se alle Risikoaspekte sowie die Servicequalität,
Kapitaltransfers, die Kommunikationsmittel und
Konfliktlösungsstrategien beinhalten.
Richtiger Fokus:
Der Anbieter sollte sich über
die geschäftlichen Ziele des Kunden im Klaren
und zudem fähig sein, die gewünschten Resul-
tate innerhalb der Leistungsvereinbarungen zu
erbringen.
Gute Kommunikation:
Beiderseitiges Ver-
ständnis, Kommunikation und Flexibilität sind
die Schlüssel für eine erfolgreiche Ableistung
eines jeden Vertrages. Der Anbieter und der
Kunde sollten beide ein offenes Kommunika-
tionssystem für sämtliche projektbezogene An-
gelegenheiten haben, unabhängig von der je-
weiligen Vereinbarung.
Gute Beobachtung:
Während des fortlau-
fenden Projektes erfahren der Kunde und der
Anbieter viele Möglichkeiten, um den Prozess
zu optimieren, welche letztendlich in Verbesse-
rungen bezüglich der Qualität, des Preises und
des Services resultieren können. Diese sollten
verinnerlicht und dann bei Bedarf in den Vertrag
einbezogen werden.
Folgen von ineffizientem Vertrags-
Management
Der Anbieter kann vom abgemachten Weg ab-
kommen und eigenen Arrangements folgen,
welche womöglich die Qualität und die Auslie-
ferung des Services beschädigen. Dadurch
können wichtige Entwicklungen, die sofortige
Entscheidungen erfordern, Verspätungen und
Unsicherheiten erleiden. Der Ablauf kann zu
Inkonsistenzen mit anderen relevanten Ge-
schäftsabläufen führen und die gesamte Per-
formance des Geschäftes beeinträchtigen.
Mitarbeiter könnten Dinge in einer unverant-
wortlichen Art und Weise handhaben, sobald
die nötige Kontrollinstanz fehlt. Missverständ-
nisse durch fehlende Kommunikation können
zu Misserfolgen führen. Der Ablauf kann sich
hierdurch verlangsamen und in Sackgassen
führen. Die Ziele werden somit nicht mit der ge-
wünschten Qualität und innerhalb des Zeitrah-
mens erreicht, und letztendlich wird der Erfolg
des Vertrages gefährdet.
Es gibt einige allgemeingültige Gründe für
das Versagen eines Vertrages:
t
unpassende Entwürfe und inadäquate Res-
sourcen
t
Inkonsistenzen zwischen dem Unternehmen
und dem Anbieter
t
persönliche Interessen stehen vor den ge-
meinsamen Interessen
t
der Geltungsbereich des Vertrags wird nicht
hinreichend beschrieben / verstanden
t
Unfähigkeit, in einer zeitlich angemessenen
Spanne Entscheidungen zu treffen
t
Fokus auf den existierenden Verlauf und Ver-
einbarungen, anstatt mögliche Verbesse-
rungen einzubeziehen
t
Versagen bei der pünktlichen Risikokontrolle
und dem Risikomanagement
Vertrags-Management-Software
Vertrags-Management-Software = Bessere Kon-
trolle, verbesserte Effizienz.
Der Wert von ge-
schäftlichen Beziehungen wird von seinen je-
weiligen Verträgen bestimmt. Aus diesem Grund
existieren zurzeit verschiedene Optionen, um
diese Geschäftsverbindungen zu managen. Ver-
trags-Management ist ein essenzieller Part, um
einen Vertrag effektiv, kosteneffizient und ter-
mingerecht zu managen. Dies gilt insbesondere
für Firmen, die mit einer großen Anzahl von Ver-
trägen arbeiten. Es ist immens wichtig, dass Fir-
menverbindlichkeiten und geschäftliche Anfor-
derungen an einen Vertrag angemessen bear-
beitet werden. Dies ist ein mehrphasiger, kom-
plexer Prozess, welcher nicht ohne Software
akkurat komplettiert werden kann.
Vertrags-Management-Software ist das wich-
tigste Werkzeug für jede Firma, um ihre Verträ-
Autor
Björn Kahle
ist Inhaber der Firma Simplessus, deren Kernkompetenz die
Software-Entwicklung und Vermarktung von eigenen Soft-
ware-Produkten ist. Seit 2008 bietet Simplessus eine einfach
zu bedienende Vertragsmanagement Lösung.
E-Mail:
CM September / Oktober 2010