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„Ein effizientes Vertrags-Management-System
erreicht für Sie mehr durch weniger“.
Vertrags-
Management, im weitesten Sinne, ist ein Verfah-
ren, das zwei Partner an eine gemeinsame Ver-
einbarung bindet, innerhalb derer sie den fest-
gelegten Verpflichtungen nachkommen und die
geforderten Ziele dieses Prozesses unter den
spezifischen Bestimmungen, Konditionen, Preis-
aushandlungen und Zeitvorgaben erreichen.
Kurz gesagt: es ist ein kontinuierlicher Prozess,
der Ihnen eine
kontinuierliche Kontrolle über
Ihre Verträge und Dienstleistungen
ermög-
licht. Er glättet die Verbindung zwischen Unter-
nehmen und Anbieter, indem er Kontrollen auf
jedem Level der Anforderungserstellung und
-erfüllung einbaut. Der Fokus des Vertrags-Ma-
nagement-Systems liegt hierbei in der Schaf-
fung von wirkungsvollen Mechanismen, um die
Effektivität des Outputs in Bezug auf die Erfor-
dernisse und Konditionen des vereinbarten Ver-
trages zu messen.
Aufgrund der weltweiten wirtschaftlichen Rezes-
sion und der Finanzkrise fokussieren die Unter-
nehmen sich darauf, einen höheren Gewinn aus
ihren laufenden Verträgen zu ziehen und das Ab-
schließen neuer Verträge zu vermeiden. Ein effizi-
entes Vertrags-Management befähigt Unterneh-
men, ihre Ziele und Bestände zu festigen, und
ihre Angebote auf realistischere und kosteneffizi-
entere Weise zu regulieren. Während des Ver-
tragsverlaufs kommt es gelegentlich dazu, dass
Unternehmen mit neuen Belangen in Bezug auf
Geschäftsabläufe, Budgets und auf die Zielset-
zungen aufwarten. In diesem Falle kommt ein
robustes Vertrags-Management zum Tragen.
Viele Unternehmen sind natürlich auf der Suche
nach kostensenkenden Maßnahmen. Ein effizi-
entes Vertrags-Management hilft den Firmen
dabei, ihren Profit aus den bestehenden Ver-
trägen zu optimieren. Die
Anbieterkonsoli-
dierung
ist heutzutage ein Hauptbestandteil
und wird von den meisten Unternehmen einge-
setzt. Aufgrund der derzeitigen globalen wirt-
schaftlichen Situation, verbessern Unterneh-
men ihre Techniken zur Kostenreduzierung und
üben Druck auf Service-Anbieter aus, um
höhere Gewinne zu erzielen.
Ein Ver trags-Management-Team sollte zu-
nächst die bereits existierenden Vereinba-
rungen sowie die
Beziehungen mit dem Pro-
vider und die Outputs bewerten
und dann
Verbesserungsmöglichkeiten wie beispielswei-
se kostensenkende Maßnahmen und verbes-
serte Vertragserträge vorschlagen. Die Mög-
lichkeiten, die den Verlauf verbessern können,
können im Extremfall einen Wechsel des Ser-
vice-Providers, der Datenvermittlung oder so-
gar des Anbieters beinhalten, um effektivere
Lösungen zu erhalten.
Eine erfolgreiche Vertrags-Management-Struk-
tur kann ohne gute Kommunikation zwischen
den Mitarbeitern der beteiligten Unternehmen
nicht funktionieren. Ein guter Informationsfluss
und ein persönliches Kommunikationssystem
sollten zu Beginn des Vertrages sichergestellt
und während des gesamten Ablaufs fortgeführt
werden.
Die Vertrags-Dokumentation muss alle wesentli-
chen Arrangements, Services, Verfahren und
sich ändernden Anforderungen akkurat dokumen-
tieren. Der Verwaltunsapparat beinhaltet eine
übergreifende Weiterführung des Vertrages und
Möglichkeiten der Änderungssteuerung, Spesen-
und Kostenmonitoring, Bestell- und Auszahlver-
fahren sowie Management-Reports usw.
Das
Risikomanagement
ist ein weiterer wich-
tiger Aspekt des Vertrags-Managements. Der
erfolgreiche Abschluss eines Vertrages kann
manchmal durch involvierte Risiken in Gefahr
geraten; einige dieser Risiken liegen innerhalb
der Kontrolle des Anbieters, einige liegen au-
ßerhalb dieser. Die Identifizierung und Kontrolle
dieser Risiken ist ein elementarer Teil des Ver-
trags-Managements (entweder durch Vermei-
dung der Risiken oder durch deren Minimie-
rung). Dieses schließt ebenfalls diejenigen Ri-
siken mit ein, die durch den Vertrag selber auf
den Anbieter übertragen wurden.
Involviertes Personal: Wer macht
wann was?
Vertrags-Management-Aktivitäten können in
drei Hauptgebiete gegliedert werden:
1. Service Delivery Management
– um die
Bereitstellung von Services, welche mit den
Vertragsvereinbarungen, der Qualität und der
Ausführung übereinstimmen, sicherzustellen.
2. Relationship Management
– dient zur Auf-
rechterhaltung flexibler Geschäftsbeziehungen
zwischen zwei Partnern durch einfache Pro-
blemlösung und zeitgerechtes Ausführen der
Aufgaben.
3. Vertrags-Verwaltung
– dieser Bereich ist
für die Ausführung der rechtlichen Formalitäten
sowie der Dokumentation des Projektes zustän-
dig. Sämtliche Veränderungen werden aufge-
zeichnet und erfolgen fristgerecht.
Jede der drei Einheiten muss angemessen ge-
managt werden, um den erfolgreichen Ausgang
Vertrags-Management für alle
Unternehmensgrößen
von Björn Kahle
Vertrags-Management für alle Unternehmensgrößen