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ERP-System. Durch die Verschmelzung der
Excel- mit der SAP-Welt, die den automatischen
bidirektionalen Datenaustausch zwischen den
Anwendungen einschließt, können Unterneh-
men die bestehende Bruchstelle zwischen die-
sen zentralen Applikationen beseitigen.
Technisch wird diese Integration mit einem
SAP
Add-In auf Basis der SAP-Inplace-Techno-
logie
realisiert, das aus einem
ABAP-Pro-
gramm
und einer in
VBA programmierten
Excel-Datei
besteht. Das ABAP-Programm er-
möglicht den direkten auslesenden Zugriff auf
SAP-Tabellen sowie das Schreiben der Daten
von SAP in die Excel-Oberfläche und umge-
kehrt. Gesteuert wird der bidirektionale Daten-
austausch über SAP-eigene Programme wie
BAPIs (R/3-Systeme) oder BADIs (SAP ERP),
die jeden Sicherheitsanspruch erfüllen. Durch
den Einsatz eines Excel-Inplace lassen sich
auch heterogene Planungslandschaften, beste-
hend aus Excel-, Access- und Drittlösungen,
vereinheitlichen und deren Inhalte sowie Pro-
zesse vollständig in das ERP-System integrieren.
Abbildung 1 zeigt – geordnet nach Objekten
(Spalten) und Aktivtäten bzw. Informationen
(Zeilen) – eine heterogen organisierte Pla-
nungs- und Berichtslandschaft mit einer Viel-
zahl von Software-Werkzeugen. Zu den einge-
setzten Tools gehören zum Beispiel neben
zahlreichen Excel-Files, Access-basierte Eige-
nentwicklungen, Vorsysteme zum ERP-System
(in diesem Fall von SAP) und ein Berichtswerk-
zeug. Die Anordnung der Instanzen, Aktivitäten
und Informationsflüsse offenbart viele Schnitt-
stellen und gibt wichtige Hinweise auf Ineffizi-
enzen und Qualitätsrisiken im Planungspro-
zess.
Durch den Einsatz eines Excel-Inplace lassen
sich bisher genutzte Einzellösungen ablösen,
die heterogene Planungslandschaft vereinheit-
lichen sowie die Inhalte und Prozesse der un-
terschiedlichen Werkzeuge vollständig in das
ERP-System integrieren (vgl. Abbildung 2). Die
Einbindung bisher externer Planungs- und Be-
richtsaktivitäten in das ERP-System mit Hilfe
eines Excel-Inplace reduziert die Anzahl der
Schnittstellen auf ein Minimum. Der letzte Me-
ter zwischen Anwender und ERP-System wird
nahtlos überbrückt, was den Budgetprozess
drastisch vereinfacht und zugleich die Qualität
der Planung wie auch der Plandaten spürbar
erhöht. Das ist die Basis für mehr Enterprise
Intelligence.
Erst Enterprise Intelligence
ermöglicht Business Intelligence
Auf der Grundlage dieses Konzepts können Un-
ternehmen den angestrebten
„Single Point of
Access for Planning and Analyses“
umset-
zen, denn die Excel-basierte Anwendung wird
als Erfassungsoberfläche direkt unter SAP als
sicherer Buchungsumgebung gestartet. Dabei
wird die Geschäftslogik und -intelligenz der An-
wender bei Planungsprozessen, etwa bei
der Kostenstellenplanung, sehr fein ab-
gestimmt und präzise mit Excel aufge-
baut und zugleich vollständig in das SAP-
System eingebunden.
Durch die Entscheidung für eine
SAP-in-
tegrierte Excellösung
realisieren Unter-
nehmen eine durchgängig IT-gestützte,
qualitativ hochwertige und
in jeder Pha-
se transparente Planung aus einem
Guss
. Auf diese Weise können einerseits
Mitarbeiter ihr wertvolles Know-how un-
kompliziert und ohne Umwege direkt in
das Enterprise-System einbringen. Ande-
rerseits stehen diese Informationen sofort
den zuständigen Controllern oder Pro-
zessverantwortlichen zur weiteren Bear-
beitung sowie für Analysen zur Verfü-
gung. Doch nicht nur die Planung von Kosten,
Kennzahlen, Leistungs- und Materialmengen
wird effektiver. Auf diese Weise können zum
Beispiel auch Arbeitszeiten, Reparaturstunden,
BDE-Daten sowie Bestellungen effizient erfasst
oder Warenbewegungen in der Materialwirt-
schaft integriert gebucht werden. Nicht zuletzt
lassen sich damit Erfassungs- und Planungs-
prozesse unternehmensweit standardisieren
und wirkungsvoller steuern.
Den Kreis schließen
Alles zusammen verbessert im Ergebnis die
Qualität des im ERP-System gespeicherten Ge-
schäfts- und Prozesswissens nachhaltig, führt
zu soliden und einheitlichen Daten und erhöht
die Enterprise Intelligence. Auf dieser Grundla-
ge sind dann valide BI-Analysen durchführbar,
die dem Management beziehungsweise der
Geschäftsführung belastbare Zahlen liefern,
um ihr Unternehmen noch besser zu steuern.
Und genau hier schließt sich der Kreis.
Abb. 2: Budget-Prozess-Neu-Excel-Inplace
12
Direct and Flexible Planning
Revenues, Costs, FTEs (Budget)
13
Monthly Reporting
P & L Total Overview (Actual)
14
Balance Revenues, Costs, FTEs
(Actual, Estimate, Budget)
Payroll Accounting
(Actual, Budget)
8
Production Planning
(currently Production File)
Zrh, Gva (Estimate, Budget)
10
Revenues per Customer
(currently Billing Tool & Report) (Budget)
11
Accrual
(currently Accrual File) (Estimate, Budget)
6
Calculated Salary Cost
(currently Earnings Tool) (Estimate, Budget)
3
BI
Application
Revenue, Costs
(Actual)
HR
SAP
Table
Excel
Inplace
SAP
Reporting
Data
Application
1
2
Production Data
(Actual)
7
Tariffs
(currently Tariff File) (Budget)
No.
Operational
Applications
FTE Calculation
(currently FTE File) (Estimate, Budget)
9
4
Reference Data: Revenues, Costs
(Actual, Budget)
5
Flights, PAX, PSC, SLF
(currently Billing Report) (Estimate, Actual)
Wie Unternehmen ihre Enterprise Intelligence erhöhen