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und bilden das Prozesswissen der Mitar-
beiter ab. Der Nachteil dabei ist, dass die
Planungswelt und die Welt der Ist-Daten
im ERP-System strikt voneinander ge-
trennt bleiben.
Hier wird der Urgedanke eines Enter-
prise Resource Planning Systems
(ERP) konterkariert
, doch noch schärfer
wirken die Konsequenzen der har ten
Trennung von Plan- und Ist-Welt: Pro-
zessverantwortliche und Controller ar-
beiten zwar mit den ihnen ver trauten
Werkzeugen, Excel auf Seiten der Fach-
anwender und SAP auf Seiten des Con-
trollings, doch es fehlt eine konsolidierte
und verbindliche Datenbasis. Als Folge
muss das Controlling, etwa bei der Bud-
get- und Kostenstellenplanung oder bei
der Planung von Projektbudgets und
-kosten, die Excel-Dateien einzeln ein-
sammeln und die darin enthaltenen
Plandaten mühsam von Hand in SAP
eintippen.
Wichtige Informationen
gehen verloren
Aufgrund der manuellen Datenübertragung las-
sen sich weder die einzelnen Planungsschritte
noch der Gesamtprozess überblicken. Erst
wenn alle Informationen in das ERP-System
übertragen und dort verbucht sind, erhalten
Controller und Prozessverantwortliche eine voll-
ständige Übersicht über das Planungsgesche-
hen und die Planungsergebnisse und können
dann die Daten gegeneinander abgleichen.
Zudem gehen bei der Übertragung häufig wich-
tige Informationen verloren. Das hat strukturelle
Gründe: Wer in der Excel-Welt arbeitet neigt
nämlich dazu, komplexe Planungsprozesse so
zu gestalten oder gar zu vereinfachen, dass sie
gegen die Konformität der von SAP geforderten
Daten verstoßen. Hinzu kommen praktische Ur-
sachen, z. B. dass bei der Excel-Planung nicht
entdeckte Formelfehler direkt ins SAP-System
fortgeschrieben werden. Das Controlling muss
dann die fehlenden Informationen einzeln nach-
tragen beziehungsweise falsche SAP-Daten-
sätze manuell korrigieren, was zeitaufwändig
und fehleranfällig ist. So kommt es vor, dass die
Datensätze zwar formgerecht im SAP-System
eintreffen, die darin enthaltenen Informationen
jedoch nicht seriös verwertbar sind.
Im Ergebnis beeinträchtigen die oben beschrie-
benen Probleme die Qualität der Planung wie
auch die Integrität der im ERP-System gespei-
cherten Daten. Diesen Mangel kann selbst das
beste Business-Intelligence-Werkzeug nicht
beheben. Beispielsweise sind Plan-Ist-Analy-
sen während des Planungsphase nicht oder nur
sehr eingeschränkt möglich oder die Auswer-
tungen von Planungsdaten für das nächste Jahr
stimmen nicht mehr mit der strategischen Un-
ternehmensplanung überein.
Unter diesen
Umständen kann das Controlling seine
Kernaufgabe nicht erfüllen, nämlich das
Management mit exakten Kennzahlen zu
versorgen
, um eine effiziente Unternehmens-
steuerung zu ermöglichen und die betriebliche
Wertschöpfung kontinuierlich zu steigern.
Der letzte Meter: Excel mit SAP
verschmelzen
Die Beispiele zeigen es: Der Top-Down-Ansatz
führt in eine Sackgasse. Auf den richtigen Weg
zu mehr Enterprise Intelligence bringt Unter-
nehmen vielmehr eine Bottom-Up-Perspektive.
Diese richtet den Blick auf den „letzten Meter“
an der Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern
und deren in Excel gespeichertem Prozess- be-
ziehungsweise Planungswissen sowie dem
CM November / Dezember 2010
Abb. 1: Budget-Prozess-heterogen
Costs
(Budget)
Data
Application
No.
2
Payroll Accounting
(Actual)
3
Revenue, Costs
(Actual)
4
Costs
(Budget)
Production
Application
Budget
Tool
Tariff
File
Billing
Report
Production
File
Operational
Applications
HR
Earning
Tool
SAP
Billing
Tool
Revenue, Costs
(Actual)
Production Data
(Actual)
7
OP Revenues per
Customer
(Actual)
1
5
10
Data for FTE-
Calculation
(Actual)
Flights, PAX, PSC,
SLF
(Estimate, Actual)
9
11
Revenue, Costs
(Actual)
8
Prices
(Budget)
6
12
ZXX, GPA
(Estimate, Actual)
13
P&L Total Overview
(Actual)
14
Balance Street
(Actual)
15
Revenues
(Budget, Estimate)
16
FGH Revenue
(Budget, Estimate)
17
FTE-Data
(Estimate, Actual)
BI
Application
FTE
File
Monthly
Reporting
Accural
File
Autor
Eckhard Moos
ist Gründer und Vorstandsvorsitzender der Kern AG und SAP-Be-
rater seit 1995. Er ist Autor von mehreren Fachpublikationen zu
SAP-CO.
E-Mail: