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durchgeführt, was sicherlich aus der Praxis zu
begrüßen ist. Dies ist besonders dann sinnvoll,
wenn einzelne Mitarbeiter eingearbeitet werden
sollen. Doch darf trotzdem gerade der komplexe
integrative Teil dabei nicht zu kurz kommen.
Zur Validierung der im System eingetragenen
Daten werden
manuelle Abstimmhilfen
in
Formvon Kontenzusammenstellungen, Prozent–
verprobungen oder monatlichen Gegenüberstel–
lungen verwendet. Diese sollten für einen
schnellen Überblick ausreichen. Die Möglich–
keiten von Excel sind hierfür ausgezeichnet,
doch sollte auch an dieser Stelle an Schulungen
nicht gespart werden. Wer kennt nicht mindes–
tens einen Kollegen, der Zahlen lieber abtippt,
statt diese mit Cut-and-Paste zu übernehmen.
Anstatt Listen stumpf zu übertragen, können die–
se leichter mittels eines Downloads übertragen
werden. Diese Ausgabe kann in Excel importiert
werden und anhand eines eindeutigen Ord–
nungskriteriums (z. B. Materialnummer) mittels
der Funktion „=SVen«eis" verknüpft werden.
Einsatz von Wericzeugen
Der bedeutendste Teil zur Gewährleistung von
qualitativ hochwertigen und integren Daten ist
die Schaffung von geeigneten systemgestützten
Werkzeugen. Im Folgenden werden die ver–
schiedenen Einsatzgebiete umrissen.
Voraussetzung für ein verlässliches Gesamtsys–
tem ist zunächst die
Prüfung aller vorhande–
nen Stammdaten auf Konsistenz.
In wiefern
dabei Analyseroutinen zum Einsatz kommen,
hängt vom Datenvolumen ab. Der Vorteil von
Programmen ist, wenn sie hinreichend getestet
wurden, ihre geringe Fehleranfälligkeit. Organi–
satorische Änderungen ziehen jedoch auch im–
mer wieder Programmänderungen nach sich.
Dennoch ist der Einsatz von Prüfroutinen ge–
genüber der manuellen Methode sicherlich vor–
zuziehen, denn nur mit ihnen ist es möglich, den
kompletten Datenbestand vollständig, in relativ
kurzen Abständen, mit allen Abhängigkeiten zu
prüfen.
Im Wesentlichen sind dabei die bereits oben er–
wähnten Kennzeichen auf ihre gegenseitigen
Abhängigkeiten
zu
verproben.
Das heißt, für den Fall des
Materialstamms
muss eine Prüfroutine so geschrieben sein,
dass sie die erwähnten Felder je Material ein–
ließt und gegeneinander verprobt. Das Resultat
muss dann ein Fehlerprotokoll sein, mit dem
der Anwender in die Lage versetzt wird, qualifi–
ziert die Ursache des Fehlers zu beheben.
Ähnlich, wenn auch etwas weniger komplex,
verhält es sich üblicherweise mit den
Liefe–
ranten- und Kundenstämmen.
Hier spielen
diverse Kennzeichen, wie Kontierungsgruppe,
Abstimmkonto, etc. eine Rolle. Aber auch
Sach–
konten- und Kostenartenstämme
sollten auf
die richtige Anlage hin überprüft werden. Dieser
Aufwand lohnt sich häufig schon deshalb, weil
falsch angelegte Stammdaten nicht mehr ohne
weiteres geändert werden können, wenn be–
reits darauf gebucht wurde.
der Finanzbuchhaltung, Warenbewegungen,
Bewertungsänderungen, Abrechnungsbu–
chungen, etc. Dabei ist es wichtig alle Abhän–
gigkeiten zu prüfen, die im Falle der Auswertung
zu Ungereimtheiten führen. Selbst das in sich
geschlossene Modul zur Vertriebsabwicklung
übergibt bei Falschertassung auch fehlerhafte
Daten.
Die wiederum komplexesten Prüfungen sind
beim Materialstamm nötig. Dieser muss, nach–
dem er in sich schlüssig ist, gegen die
Bewe–
gungsdaten von Materialbuchungen, Be–
stellpositionen und Verkaufsbelegspositi–
onen geprüft werden. Bei all diesen Prüfungen
ist es wichtig, dass diese in beide Richtungen
erfolgen. Nur durch die Prüfung der gegensei–
tigen Abhängigkeit kann festgestellt werden,
dass eine Kombination von Werten unlogisch
• Ralf Bechinger
ist kaufmännisctier Leiter bei der Refratechnik Steel GmbH in
Düsseldorf. Er hat nach der Ausbildung BWL und Wirtschaftsin–
formatik studiert und jüngst sein MBA abgeschlossen.
E-Mail:
Ein weiteres Prüffeld sind die Bewertungsdaten
der eingesetzten Materialien. Nur auhwendige
Logiken sind geeignet, die ähnlich der Material–
stammprüfung, die Bewertung prüfen. Je Mate–
rialart, -bewertungsklasse, -kontierungsgruppe,
etc. müssen Parameter erarbeitet werden. Da–
nach kann eine Bewertung für korrekt oder
eventuell fehlerhaft erkannt werden. Vermutlich
können nicht alle Fehler von vornherein ausge–
schlossen werden, doch hilft die gestiegene
Transparenz die Wachsamkeit auf Schwachstel–
len zu schärfen.
Viele der Stammdaten lassen sich vermutlich
nur aufgrund der verschiedenen
Bewegungs–
daten
(vgl. Abb. 5) als falsch erkennen. Daher
ist es erforderlich bspw. den Bestellkopf gegen
den Lieferantenstamm laufen zu lassen, bzw.
die Rechnungsköpfe gegen den Kundenstamm,
Prinzipiell lassen sich alle Bewegungstabellen
gegen die jeweiligen Stammdaten verproben. In
Frage kommen Fertigungsaufträge, Innenauf–
träge, Kostenstellenbuchungen, Einzelposten
ist. Das Prüfprogramm kann dann Hinweise ge–
ben, wo der Fehler entstanden sein kann.
Der Aufbau einer solchen Prüflogik ist recht
aufwendig, da genaue Kenntnisse der Ge–
schäftsprozesse und Daten vorausgesetzt wer–
den. Eine Zusammenarbeit zwischen Control–
ling und IT-Abteilung ist insofern notwendig, da
nur wenige Controller umfassende praktische
Programmierkenntnisse haben. Bei der Pro–
grammierung ist darauf zu achten, dass die
Prüfungen trotz des großen Datenvolumens on–
line durchgeführt werden können. So lassen
sich auch interaktive Funktionen zum Bearbei–
ten der Fehler einbauen, die wiederum bei der
Korrektur viel Zeit sparen. Andererseits müssen
die Programme auch im Hinblick auf Antwort–
zeiten optimiert werden. Selbst bei großen Da–
tenbeständen sollte eine interaktive Prüfung
des Materialstamms nicht länger als drei Minu–
ten dauern. Je nach Umfang der Bewegungs–
datenprüfung können auch schon mal fünf Mi–
nuten akzeptiert werden.